EC通販のシステムをフルスクラッチで開発し、ECサイトを運用する企業の根本課題の解決に伴走する株式会社フォービス。

ACES Meetを導入したのは議事録作成などの「手作業」の工数削減を実現する上で、文字起こしの正確性や話者の識別能力の高さに魅力を感じたからとのことです。システムのトラブルに直結する恐れもある分、他の業種以上に顧客とのやり取りを正確に残す要請が強いのがシステム開発企業の宿命。

ACES Meetをどのように活用しているのか、同社の齊藤さんにお話を伺いました。

悩みは議事録の作成工数問題だった

―― ACES Meetの導入前に抱えていた課題についてお伺いできますか？

議事録に要する工数の削減は間違いなく上位に来る懸案であり、弊社では若手が作成した議事録のレビュー作業の負担も大きくありました。実際に一言一句、誤りがないかチェックするのは難しいですが、正確性には細心の注意を払っています。お客様とのやり取りに抜け漏れがあるとシステム開発のトラブルに直結するので、特に気を付けていた部分です。

弊社は主にECサイトを持つお客様のシステム開発を手がけており、ユーザーの方が目にするUI以外にも、裏側の物流やコールセンターにも手を広げ、一気通貫で品物を迅速に届ける仕組み作りに注力する会社です。開発が大規模になる分、一つのプロジェクトが半年～1年、長ければ2年程度にわたるケースも少なくありません。

システム開発ではまず要件定義から入り、設計・開発、そのあとに運用保守と進みます。我々は特手に要件定義に最も時間を割くスタンスをとっていて、要件定義書を作る際にエビデンスを残すことが非常に重要です。そのプロセスにACES Meetが非常に役立っていると感じています。

―― ACES Meetを利用する前は議事録の作成は誰がどのように進めていたのでしょうか？

基本的には若いメンバーが会議で使用した資料のキャプチャなどを使って、一生懸命作っていました。大体1時間の会議の議事録作成に3時間程度かかっていたと思います。情報を残したあと、お客様に送信して確認を受けるフローも伴うため、実際にはそれ以上の工数を迫られていました。リモート会議が主流となってから商談の録画をするようになりましたが、要点を押さえて作成することも重要なポイントでした。

文字起こしの正確性と話者識別能力の高さが導入の決め手

―― 議事録の自動作成ツールは複数あるなかで、ACES Meetをお選びいただいた理由はどういったところにあるのでしょうか？

私たちがこだわったのは、話者が誰か正確に識別できる能力と、文字起こしの正確性です。ChatGPTの登場がメディアで取り沙汰され始めたなか、Zoom会議の内容を正確に文字起こしできるツールがあれば良いなという要件からACES Meetの導入を決断しました。ACES Meetは話者がわかるほか、ビデオも一緒に閲覧できて、正確性はもちろんシンプルかつ無駄のないコンテンツ構成になっている点も気に入りました。

導入の決め手になったのは、会議に参加したメンバーが後日、動画や要約を見返して、会議の内容を思い出せることです。AIによるサマリーと話者の画像、話している内容を同時に閲覧できることで、あとで「こんなことを話したな」と瞬時に思い出しやすくなります。

―― 弊社でも思い出しやすさは重要なキーワードだと捉えています。1時間の長丁場だと一つひとつ何を話したのか、すぐ忘れてしまうと思うんですよね。

おっしゃる通りでして。議事録作成のプロセスでも思い出せない部分があれば、手が止まります。記憶が欠損している箇所やそれぞれの発言の文脈などがわからなくなれば、一緒に会議に出席していたメンバーに確認する手間が生じます。自分の発言は覚えていても、相手からの回答の内容が思い出せなくなったとき、ピンポイントで振り返りたくても、まとめて聞かないといけません。従来のフローでは思い出すまでの時間に工数を割いていたと思います。

ーー 思い出せないにもかかわらず正確な記録が求められる無理難題が生じていたわけですね。このような状況を踏まえて、議事録システムには精度の高さや話者分類機能が決め手になったという理解で良いでしょうか？

私がリサーチした限り、機能面ではACES Meetが突出して優れていました。魅力的な他社ツールはありましたが、それらの追随を許さないくらい高精度で優れていると感じます。検索・調査の際はGoogle検索で上位の記事を活用したほか、YouTubeも駆使して海外の事例も幅広くあたることを重視しました。ネット検索だけだと偏りが生じたり時々誤った情報に翻弄されたりするリスクもありますから。

顧客とのミーティングではデフォルト利用、正確な議事録を作成

―― 御社では ACES Meetを実際にどのように活用されているかを具体的に教えてください。 

基本的には、重要な会議に絞って録画して閲覧しています。そのほか、エンジニア主体のプロジェクトの顧客とのミーティングではデフォルトの利用です。

ミーティングはほぼZoomで行いますが、クラウド録画さえしておけばACES Meetが稼働する安心感は大きいと感じています。とはいえ、深く考えずにとりあえず録画しておこうと考えるメンバーは少数派で、私のように特定の会議のみを選んで使用するケースが多いかと思います。

メンバーが議事録を作成する際の使い方の基本は、録画した動画を見ることです。自分で取ったメモだけでは正確性に不安があるときに補完材料を得るための場所として利用しています。会議のなかでコアになる重要な箇所は、テキストとも見比べながら何度も見返して、不明瞭な記録を極限までなくす際に役立っています。

また、ACES Meetのアカウントを持たない社外の方にも解析結果を共有できる機能もあるので、今後はそちらも合わせて、さらに活用していければと考えています。

従業員に時間的な「余白」が生じたと実感

―― ACES Meetを実際に利用してみて得られた効果をお伺いできますか？

ACES Meetの導入で、会議時間の2〜3倍かかっていた議事録作成の工数が大幅に削減され、役割に応じた業務に集中できる環境の整備が進み、業務上の「余白」が生まれたと感じています。

弊社に限った話ではないですが、一般的に会社の従業員はプレイヤーと、マネージャーなどの管理職に分かれます。弊社の場合、ACES Meetのアカウントを持っている者の中には、マネージャーも多いです。商談のセッティングを含め事務的な作業は基本的に若手に任せるのが全体最適の観点からは好ましいのですが、弊社ではマネージャーがそこまで担当していることもあり、プレイングマネージャーとしての側面はまだ色濃いです。

一方で弊社のスタンスとしてはあくまでも、マネージャーは空いた時間を考える時間や物事の判断に費やすのが、本来やるべきことだと考えています。配分でいえば、思考8：作業2となるのが理想であるというイメージです。その点において、議事録作成のような作業の工数を削減できたことで、かなりその理想の配分に近づきつつあるということですね。

ただし、せっかく空いた時間で別の「作業」を始めてしまっては、時間の有効活用ができているとはいえませんので注意が必要です。ここは今後も、社内の意識付けをふくめて行動規範を継続的に整えていきたいと思います。

―― 最後に、ACES Meetを活用して今後取り組みたいことがあれば教えてください。

私たちはシステム開発を手がける企業ですが、私たち自身がタスク管理や勤怠管理、会計処理等のために様々なSaaSサービスを利用しています。API連携によって議事録と各種サービスをドッキングしたいとおぼろげながら考え中です。たとえば連携したサービス間であれば、簡単なボタンの操作だけでリンクさせられればさらに便利になるなぁと想像しています。

―― ありがとうございました！