1976年創業の人材サービス提供会社、東洋ワーク株式会社。企業が抱える人材採用のお悩みに寄り添う「ビジネス・ディベロッパー」として、請負、派遣、職業紹介、再就職支援、グローバルサービスなど様々なソリューションを提供しています。同社営業部の千葉さんは、主に人材を必要とする企業様への営業を軸としながら、全国にある営業所への支援業務も担当。「会議が多く、議事録作成にも時間を取られていた」と話す千葉さんに、ACES Meetの使い方についてお話を伺います。

会議は週に20件、議事録作成の工数が課題

——千葉さんは、日々どれくらい会議をされているのでしょうか？

1日当たり3, 4件は行っていますね。事業の責任者を任されていることもあり、朝・夕のミーティングには必ず参加しています。そのほかにも振り返りの会議は恒常的にあり、結構な件数になります。本社勤務ということもあって、会議は避けては通れないのです。

——週に20回ほどは会議を行う計算ですよね。会議の記録はどのようにされているのでしょうか？

議事録を取ってカレンダーに貼り付けることで、記録・共有を行っています。私が議事録を取ることが多いのですが、会議によっては若手社員が議事録作成を担当することもあります。

やはり、議事録を作成するためには時間がかかります。アジェンダに沿ってまとめれば良いのですが、参加人数が多いときの議事録作成は特に苦労しますね。1つのアジェンダに対して様々な意見が飛び交うので、それぞれの意見を集約するのには時間がかかってしまいます。それが1日に3, 4件なのでそれなりの工数を掛けていました。

また、作成者によって議事録の細かさが違ったり、解釈や重点の置き方が変わってしまうなど、議事録のクオリティにどうしても差が出ていました。読み手として「この人の発言について、もっと詳しく知りたかったのになあ」と思うこともありもったいないなく感じていました。

手厚いサポートが導入の決め手

——議事録を作成するサービスは他にもありますが、その中でACES Meetをお選びいただいた理由はどういったところにあるのでしょうか？

一番大きな決め手は、サポートの手厚さでした。担当してくださっている古川さんは親身にサポートしてくださり、こちらの質問事項に対して驚くほど迅速にご返信くださいました。他社さんと比べても圧倒的に早いので、他社製品についても教えてもらったくらいです。（笑）

他社製品も比較検討しましたが、正直なところどの企業様のサービスも素晴らしく見えました。実際の良し悪しは使い込まないと分からないですし、ましてや資料請求・トライアルだけでは本質的な部分を完全には理解できず、サポートの手厚さが大きな決め手になりました。

——ACES Meetの本格導入まで、苦労したポイントはありましたか？

会議を録画して共有する文化がなかったこともあり、弊社のユーザー1人ひとりに手順を説明する必要がありました。1度やり方を説明しただけで使いこなせる方ばかりではなかったので、スムーズに利用できるまでは苦労しましたね。

ただ、そういうときにもACESの古川さんが根気強く伴走してくれたのは心強かったです。打ち合わせは何度も行ってもらいましたし、弊社の他の部署の方々を交えた利用説明会も3, 4回開いてもらいました。軌道に乗せられたのは古川さんのおかげだと思っていて、本当にありがたい存在です。

議事録作成の手間が、体感で3分の1ほど減少

——ACES Meetを導入して、議事録の工数削減にはつながりましたか？

はい、特に営業部では工数削減につながっていると思います。感覚的な話になってしまうのですが、議事録作成の負担が3分の1くらい軽減されたと思っています。もともと会議の業務負担が会社全体で問題視されており会議の簡素化・効率化は急務でしたが、議事録工数削減によるコストリダクションにもつながり、会社としても良い結果だと言えるのではないでしょうか。

——ACES Meet導入後、業務はどのように変わりましたか？

ACES Meetのおかげで、会議中のメモに頼る必要がなくなったことが大きな変化です。ACES Meetがあれば誰がどのような発言をしたかが一目で分かるので、手書きのメモよりも迅速かつポイントをおさえた議事録作成が可能です。

さらにいえば、細かくメモを取る必要がなくなったので、会議の内容に集中できるようになったことも好印象です。後で議事録を作成するとなると、会議中も議事録のことが頭の片隅におきながら参加する必要が常にありました。しかしそのために話が入ってこないとなれば本末転倒ですし、他の参加者に対しても失礼ですよね。その部分をACES Meetが代替してくれているので助かっています。

あと、ACES Meetの新しい機能にも期待しています。ChatGPTと連携したAIまとめ機能がリリースされたと聞いています。人間の代わりにAIがまとめてくれれば、少し修正するだけでそのまま議事録として使えそうです。こちらもうまく活用できれば、議事録の工数をもっと減らせそうですよね。

商談を記録し、部下の育成にも活用

——議事録の負荷軽減の他にも効果はありましたか？

ACES Meetを使って、部下の営業力強化にも取り組んでいます。開始したばかりで具体的に計測は行っていないのですが、成約率の向上につながっている実感は既にあります。

これまで、部下から商談のアドバイスを求められた際、ふわっとした感覚的なアドバイスが中心でした。ACES Meetを導入してからは、私自身の商談を記録しておいて「何月何日のあの商談のこの箇所を見て学んでほしい」と伝えられるようになりました。答えを単に教えてしまうのではなく自分たちで商談動画から積極的に学んでもらえる点もプラスに働いています。

——若手社員の方々にとっても、実際の商談を見て学べることは大きいですよね。

特に、お客様の反応を実際に確かめられることがポイントだと考えています。私自身の気づきでもあったのですが、ACES Meetでお客様と行った実際の商談を振り返ってもらった方が、単に私の口調を真似してもらったり、トークスクリプトをインプットしてもらうよりも、お客様とどのように話すか、という気づきがはるかに多くなります。例えば、お客様から予想外の返答が飛んできたらどうするか？そのようなシチュエーションをイメージしやすくなると思います。

商談の細かい点も含めてリアルに学ぶことは重要です。お客様へのお願いの仕方など、いろいろな手法・話法があるので時間が許す限り学んでほしいなと思っています。また自分自身の商談や私とのロープレを記録しておき、そちらの振り返りにも使ってもらってます。ACES Meetには色々な活用法がありますので、創意工夫して商談の質を高めてほしいですね。

活用を全社に広げて、やりとりを「見える化」したい

——今後、どのようにACES Meetを活用していきたいですか？

弊社は人材採用サービスを提供していることもあり、企業様への営業の部分と、求職者様の採用の部分の両面が重要となってきます。また、総務部をはじめとしたバックオフィスのサポートも欠かせません。現在は営業部を中心としてACES Meetの活用を進めていますが、ゆくゆくは採用部門や総務部でも利用できるように検討を進めたいと考えています。

また、コールセンターでも活用できるのではないかとACESの古川さんからご提案いただきました。どうしてもユーザーとして社内目線に止まりがちなので、そうした気付きをいただけるのはありがたいですね。

これは弊社だけで進められるものではありませんが、ステークホルダーの企業様にもおすすめしたいなと思っています。たとえば弊社では営業をアウトソースしていますが、仮に営業の案件が取れたとしても共有されるのは結果だけです。その点、「どういう風に話してアポに繋がったのか」も含めて共有されれば、営業もやりやすくなるのかもしれませんね。

いま弊社の拠点がある東北地方全体で、人材流出・人口減少が課題となっています。仙台に拠点を持つ弊社としては、ステークホルダーの企業様や東北地方の企業様と一緒に東北地方を盛り上げていきたいです。