中古車販売店「ガリバー」などを展開する株式会社IDOM。人事部では“人事は経験職”という考え方から、約2年ごとに担当者が入れ替わる体制を取っており、教育コストの高騰やナレッジ共有の停滞といった課題を抱えていました。

そうした背景のなか、面接の質を均一化し、属人的な業務からの脱却を目指して導入されたのが、AI議事録ツール「ACES Meet」です。今回は、ツール導入の背景や活用の工夫、導入後の効果などについて、採用セクション 中途営業職採用ユニットを担当する桑原優樹氏に詳しくお話を伺いました。

面接官の教育コストとナレッジ共有の停滞に課題

ーー ACES Meetを導入する前は、人事部においてどのような課題感があったのでしょうか？

課題のご説明に先立ち、まずは当社の人事体制について背景をお話しさせていただきます。

多くの企業では人事を専門職として固定配置することが一般的ですが、当社では人事を「誰もが経験すべき業務の一つ」と捉えており、約2年ごとに担当者をローテーションする体制を取っています。私自身も2024年12月に人事部へ異動する前は、ガリバー店舗で店長職を務めておりました。

このような体制には一定のメリットがある一方で、異動による引き継ぎや新任者の育成に伴う教育コストが大きく、組織として非効率な側面があることも事実でした。ACES Meet導入以前は、「新任者には一定期間のオンボーディングが必要」という認識が浸透していましたが、生産性向上の観点からは、この期間をできる限り短縮したいという思いがありました。さらに、面接を担う人事担当者ごとにノウハウの蓄積・共有が不十分であったため、面接の質にばらつきが生じることも課題の一つでした。

ーー ACES Meet導入にあたって、他のソリューションとの比較検討は行われましたか？また、選定において重視されたポイントについても教えてください。

ACES Meetを含め、計3つのAI議事録ツールを比較検討しました。その中で当社が最も重視したのは、当社の面接業務で日常的に使用しているGoogle Meetとの連携性です。面接の現場でスムーズに活用できることが、運用定着の鍵になると考えていました。
また、もう一つの重要な判断基準は、文字起こしの精度です。面接内容の記録として活用する以上、正確な内容の把握が不可欠であり、その精度の高さは導入可否を判断する上で大きなポイントとなりました。

ーー ACES Meetの導入を決定された際、どのような点が決め手となりましたか？

ACES Meetを導入することになった決め手は、大きく4点あります。

まず第一に、Google Meetとの連携のしやすさです。当社では面接をGoogle Meetで実施しており、共通のGoogleアカウントを用いてカレンダーにゲスト追加するだけで、ACES Meetが自動的に参加できる仕組みを構築しています。導入前は面接ごとに手動で録画設定を行う必要があり、記録の漏れが発生するリスクがありました。その点、Google Meetと自動連携できるという点は、運用効率と精度を両立できる大きな強みであり、導入の大きな後押しとなりました。

第二に、操作性に優れたUIです。人事部の全員がITツールに習熟しているわけではないため、誰でも直感的に操作できるUIは重視していました。ACES Meetの管理画面は、録画データ・文字起こし・要約が一画面に統合されており、必要な情報にスムーズにアクセスできます。業務効率化だけでなく、情報共有の精度向上にもつながっています。

第三に、文字起こしの精度の高さです。他の2社のAI議事録ツールと比較検証した結果、ACES Meetの文字起こしは非常に高精度で、第三者が読んでも面接内容を正確に把握できるレベルに達していました。人材採用における記録の正確性を重視する当社にとって、非常に安心感のある機能です。

そして第四が、要約機能の柔軟性です。特に当社がACES Meetの要約を評価しているのは、プロンプトを使って「何を要約するか」を細かく指定できる点です。重要な観点に絞った要約を自動で抽出できるため、面接内容の確認・分析の負担が大幅に軽減されました。こうした柔軟なカスタマイズ性は、ACES Meetならではの魅力だと感じています。

メンバーからは好反応。予期せぬメリットも

ーー ACES Meetは、どのように活用されていますか？

当社では主に、録画機能と文字起こし機能を中心に活用しています。たとえば、合否の判断に迷う場面では、録画された面接映像や文字起こしの内容をもとに、関係者間で客観的な意見交換を行う材料として役立っています。また、候補者に対してより効果的なアプローチを行うために、過去のやり取りを振り返りながら具体的な改善点を共有する際にも活用しています。

加えて、ACES Meetの導入により、これまで構築が難しかった「自学習の機会」も生まれつつあります。ある程度経験を積んだ面接官が、自身の面接を見直したり、先輩の面接動画を参照することで、空き時間を有効に使いながらスキルを高める流れが自然と形成されてきています。現時点では、ナレッジとしての体系化には至っていないものの、先輩社員によるフィードバックとセットで動画を活用するなど、面接の質の向上に確かな手応えを感じています。

ーー 導入からまだ2ヶ月程度とのことですが、この短期間で得られた成果があれば教えてください。

導入からわずか2ヶ月という短期間ではありますが、定量的な成果として、面接からの承諾率が全体で約2％向上しました。この改善は、ACES Meetの録画・文字起こし機能を活用した面接官自身の振り返りや、先輩社員によるフィードバック体制の強化が寄与していると考えています。

現時点ではまだ運用の初期フェーズにありますが、今後はさらに活用範囲を広げ、面接プロセスの質を継続的に高めることで、承諾率の5％向上を目標に取り組んでいきたいと考えています。

ーー ACES Meetを人事チーム内に浸透させるにあたり、どのような取り組みをされましたか？

まず導入前に、AI議事録ツールを活用する背景や解決したい課題を全メンバーに共有し、導入の目的を明確にすることから始めました。単にツールを導入するのではなく、「なぜ今この取り組みが必要なのか」を丁寧に説明することで、理解と納得感を得ることができたと感じています。

加えて、ACES Meetのご担当者様にご来社いただき、ツールの概要や主要機能について直接ご説明いただいたことで、実際の利用イメージが具体化され、社内での理解が一層深まりました。

さらに、当社が日常的に使用しているGoogle Meetとの自動連携が可能であったことも、導入の障壁を下げる大きな要因となりました。初期設定の負担が少なく、既存の業務フローに自然に組み込めたことが、スムーズな定着に繋がったと考えています。

ーー 導入後の人事部内での反応はいかがでしたか？

導入当初は、メンバー間でITリテラシーの差があったこともあり、操作に慣れるまでに一定の時間を要しました。しかし、全体としては非常に前向きな反応が多く寄せられています。特に、面接動画を後から振り返ることができる点、高精度な文字起こし、そして要点を自動で整理してくれるAI要約機能については、実務上の利便性が高く、好評を得ています。

また、想定外の効果として、カジュアル面談での活用が挙げられます。カジュアル面談は、事前に質問項目を細かく決めずに会話を進めるケースが多く、リアルタイムでメモを取るのが難しい場面もあります。そうした中でACES Meetを活用することで、会話の記録を気にせず対話に集中できるようになり、より深いコミュニケーションが可能になりました。結果として、候補者との信頼関係構築にも良い影響を与えていると感じています。

過去にツール導入で失敗した企業にこそ薦める理由

ーー ACES Meetのサポート体制やオンボーディング支援について、どのように評価されていますか？

非常に高く評価しています。日々の運用において問い合わせが発生した際も、基本的には当日中に的確な解決策やアドバイスをご提示いただけるため、安心して活用することができています。不具合が発生した場合にも、迅速な対応に加えて、対応後の経過についても丁寧な報告をいただけるなど、常に誠実で前向きなご対応をいただいています。

また、導入前には当社の業務課題や運用環境を丁寧にヒアリングしてくださり、その内容を社内でしっかりと共有したうえでご提案・支援を進めていただきました。こうした寄り添った支援体制が、ツール導入後のスムーズな立ち上がりと定着、そして現在に至るまでの継続利用に大きく寄与していると感じています。

ーー 具体的に何かを解消されたエピソードを教えてください。

面接中、ACES MeetのAIアシスタントが予期せずGoogle Meetから退出してしまったことがありましたが、その際にサポートへ問い合わせたところ、再招待によって復帰させる方法を即座にご案内いただき、速やかに問題を解決することができました。
また、通常はGoogle Meetを使用していますが、Zoomを利用する場面があった際には、プランごとの設定の違いも含めて連携方法を丁寧にご案内いただき、スムーズに対応することができました。
このように、どのような内容であっても迅速かつ的確に対応いただけるため、日々安心してサービスを利用しています。サポート体制の充実は、運用面において非常に大きな安心材料となっています。

ーー ACES Meetは、どのような課題を持つ企業におすすめしたいとお考えですか？

過去にAI議事録ツールの導入でうまくいかなかったご経験のある企業に、ぜひ再検討いただきたいと考えています。SaaSツールの中には、機能や価格、導入前の提案内容は優れていても、導入後のサポートが不十分で継続運用が難しくなるケースも少なくありません。

その点、ACES Meetは高い機能性に加え、導入後のサポート体制が非常に充実しています。単なるツール提供にとどまらず、企業ごとの運用課題に丁寧に向き合いながら、継続的な支援を受けられるのが大きな強みです。これまでのツール導入で課題を感じてきた企業様にとっても、安心して導入・運用できるサービスとして、自信をもっておすすめできると感じています。