企業向け情報システムソフトウェア製品の販売を行う株式会社マッシュマトリックス。Salesforceユーザに向けた「Mashmatrix Sheet」の販売を通して、Web先端技術をいち早くエンタープライズ・システムに適用しています。商材が専門的な分、高難度になりがちな営業活動。ACES Meetをどのようにご活用いただいているのか、代表取締役の冨田さんにお話を伺います。

専門的な商談内容をメモに起こすのは、かなり難しい

―― まずは、ACES Meet導入前に抱えていた課題についてお伺いできますか？

従来は、商談が終わった後、営業担当者自身が簡単なメモを残し技術者に共有するという形をとっていました。

ただ、弊社の商材にはSalesforceの専門的かつ技術的な知識が求められるので、お客様の課題を的確に把握し正確にメモに残すことが難しいという課題がありました。数年間営業を担当していたとしても、非エンジニアが技術者並みに理解することは現実的には困難でしょう。弊社の営業担当者は大変優秀な方ばかりなのですが、それでも後方で構えている技術者にお客様が抱える課題を完全には伝えられないこともありました。

弊社としても営業と技術者間の情報共有のしづらさを問題と認識しており、技術者が商談に同席することも多くありました。とはいえ常に技術者が同席できるわけではないので、営業担当者にとっては大きな不安要素だったようです。そこで、お客様に確かなサポートを行い、また営業担当者が安心して商談を進められるよう、新たな仕組みの検討を進めていました。

システムは “入れて終わり” ではない——確かな情報共有基盤を求めて

―― 商談情報の共有に関する課題について、貴社としてはどのような考えで対応を進めていたのでしょうか？

社内全体が1次ソースを利用できるような「情報共有基盤」を整えることが大切だと考えました。商談の中でお客様がおっしゃったことや、営業担当者がどのような提案をしたかを技術者が確認し詳細に把握できる環境を整えることで、私たち経営者や技術者が営業担当者をきちんと支援できる体制づくりに取り組みたいと考えました。

そのために、録音録画を漏れなく行うだけではなく、簡単に共有できるシステムを導入したいと考えました。単に撮り溜めるだけでは、そもそも動画を見ること自体が手間なので積極的に見ようとはしないはずです。そこで、商談記録の生データを残すことはもちろん、共有のしやすさまで含めて作り込まれたツールを探していました。

―― 確かに、共有のしやすさも1つの大事な要素ですよね。その中でACES Meetをお選びいただいた理由はどこにあったのでしょうか？

使いやすい議事録システムがないかとWeb検索をしていたところ、ACES Meetを見つけました。ACES Meetの場合、情報を単に記録するだけではなく、URLを送るだけで簡単に共有することもできます。リンクを送られた側にとっても、商談内容をブラウザでスムーズに確認できて、しかも文字起こしもされているので全て再生しなくても大枠を把握できる点が魅力に感じました。それに加えてAIまわりの技術力に長けている点にも期待して、トライアルをさせていただくことにしました。

そのトライアルでは、スペック面はもちろん、使いやすさも確かめられました。機能・インターフェースともに満足できるものだと判断して、本契約することになりました。

実際の商談動画をそのまま残すことで、伝言ゲームを回避

―― ACES Meetを実際に導入してみて、いかがでしょうか？ 

商談の振り返りがすごく楽になりました。弊社では現在営業力強化に取り組んでいることに加えて、紹介での引き合いも増えており、商談数が大幅に増加しています。しかもコロナ禍の影響でオンライン商談の数も圧倒的に増えました。組織的に歪みが出やすい局面においても、ACES Meetのおかげで効率的な記録や共有ができているように感じています。

これまでは商談の合間を縫ってメモを清書していましたが、営業担当者にとっては負担ですし、商談から時間が空いてしまうとメモの精度も落ちてしまいます。しかも労力をかけてメモを作っても、大事な部分が抜け落ちてしまっていたり主観が入り込んでしまったりして、全体の流れを客観的に描写することが難しいこともありました。

しかしACES Meetのおかげで、商談を客観的に、しかも手間なく記録できています。「この質問に対して、お客様はこのようにおっしゃっていた」というのを、主観的なメモではなく客観的な動画をベースに振り返ることができているのは大きいですね。

―― 主観を排した議事録として効率的にお使いいただけているのですね。

はい、その通りです。また、社内全体への情報共有も効率化されました。週に1度行われるミーティングで営業担当者には報告をお願いしているのですが、手書きのメモをベースとしてしまうと伝言ゲームのようになりがちです。ACES Meetなら、文字だけでなく動画も見ながら振り返りができるため、解像度の高い情報共有につながっています。私たち経営層や営業マネージャーにとっても、まるで実際に現場に立っているような感覚で状況を把握できている点が何よりも素晴らしいと感じています。

ACES Meetを導入したことによって、営業担当者に過大な負荷を押し付けることなく、社内全体で課題に取り組めるようになりました。現場で発生した課題に対して、技術者や経営層も含めて全員で解像度高く取り組むことができます。全社的なバックアップを行える体制づくりにつながりました。

営業担当者と技術者のシームレスな交流で、経営改善を実現

―― そのほかにもACES Meetの活用方法があれば教えてください。

社員の教育にも活かしています。先日、営業マネージャーを採用したのですが、参画にあたりメンバーの商談動画を見ておくようお願いしました。ACES Meetに蓄積されている過去の商談記録を見てもらって、各営業担当者がどのような流れで商談を行っているのか、どの部分に課題を抱えているのかなどを早い段階から理解してもらえました。

―― なるほど、組織力の強化にもお使いいただいているのですね？

おっしゃる通りです。また、それぞれの営業担当者が行った商談はACES Meet上で社内全員が見られるようになっています。学び合いというか、お互いの良いところを参考にするための仕組みです。

特に近年は経験豊富な中途社員の方々の採用に力を入れており、既存の社員にとって学ぶべきところも多くあります。そうした方々の商談から学びを得てもらうことで、営業力の向上にもつなげています。

今後は、撮り溜めたコンテンツを有効活用することで、ラーニングシステムの構築にもつなげられないかを検討しているところです。あるいは臨場感のあるロールプレイを実現させるのも良さそうですね。

そのほか、お客様の生の声を共有することでプロダクトの改善につなげています。商談の中でお伺いした「この機能を使っています」「こんな機能があればいいのに」といった生の声を製品担当者にそのまま伝えられます。これまでは営業担当者のレンズを通して伝えられていたお客様の声を、動画も見ながらリアルに聴き取る。製品担当者にとっては新たなアイディアの源泉になります。

さらに、必要な加工を施すことで事例として利活用することもできます。お客様が弊社の製品を独自の工夫を凝らしてお使いくださっている様子を、ファクトベースで社内全体に共有する。これによって開発の優先順位付けができるほか、匿名化の処理などを施せば他のお客様にご紹介することもできるかもしれません。ACES Meetのおかげで豊かなデータを手元に残せているので、いろいろな活用方法を見出していきたいです。