株主総会の議事録の書き方｜記載事項や注意点を解説
更新日：2024年03月11日
公開日：2023年11月21日
会議や商談の議事録は作成が任意ですが、株主総会の議事録は法律で作成が義務付けられています。議事録に記載すべき事項も法律で決まっているため、必要に応じて弁護士の助言を仰ぐなどし、正確に議事録を作成しなければなりません。
この記事では、株主総会議事録の書き方や記載事項、注意点などについて解説しています。
目次
株主総会では議事録作成が必須
会議や商談の議事録を作成するかどうかは会社の判断によりますが、株主総会の議事録は会社法により作成が義務付けられているため、必ず作成しなければなりません。
作成した議事録については、株主や債権者などの利害関係者からの閲覧等の要請に応えるため、作成後10年間は本店に保存しておく必要があります（会社法318条）。なお、株主総会を開催したにも関わらず議事録を作成しなかった場合には、100万円以下の過料を科される可能性があります（会社法976条8項）。
株主総会議事録は必ず作成しなければならない書類であることを前提に、以下では、法律で定められた株主総会議事録に記載すべき事項を確認していきましょう。
株主総会議事録の記載事項
株主総会議事録は、必ず以下の6点を含めて作成するよう定められています（会社法施行規則72条3項）。
- 株主総会が開催された日時及び場所
- 株主総会の議事の経過の要領及びその結果
- 会社法の規定に基づいて株主総会において述べられた意見又は発言がある時は、その意見又は発言の内容の概要
- 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
- 株主総会の議長がある時は、議長の氏名
- 議事録を作成した取締役の氏名
以上を踏まえ、具体的な株主総会議事録の作成例を見てみましょう。
株主総会議事録の作成例
| 第○回 定時株主総会議事録 令和○年○月○日○時○分、（住所）所在の当社本店大会議室において、第○回定時株主総会を開催した。 株主総数：○名 発行済株式総数：○株 議決権を有する株主数：○名 その議決権の数：○個 出席株主数（委任状による出席を含む）：○名 その議決権の数：○個 定款○条の規定により、第○回定時株主総会が上記の通りの株主出席のもと成立した。当社代表取締役○○が議長として株主総会を開催する宣言を行い、直ちに議事を行った。 決議事項 第1号議案 第○期決算報告書の承認について 議長による上記議案の付議に対し、監査役○○が、以下4点の書類を精査し、いずれも正確に作成されたものであることを認める旨を報告した。 記 貸借対照表 損益計算書 株主資本等変動計算書 個別注記表 当議案について、出席株主からの別段の異議はなく、満場一致で承認可決した。 第2号議案 ○○について （第1号議案と同様に、状況・経緯等の説明） 当議案について、出席株主からの別段の異議はなく、満場一致で承認可決した。 第3号議案 ○○について （第1号議案と同様に、状況・経緯等の説明） 当議案について、出席株主からの別段の異議はなく、満場一致で承認可決した。 以上をもって、第○回定時株主総会における報告および議案の審議を終了した。議長を務める当社代表取締役○○が、○時○分、第○回定時株主総会の閉会を宣言した。 議事の経過および結果を明確にするため、本議事録を作成する。 令和○年○月○日 ○○株式会社 第○回定時株主総会 議長 代表取締役○○ 出席した役員 取締役○○ 監査役○○ 議事録を作成した取締役○○ 印 |
株主総会議事録を作成する際の注意点
株主総会議事録を作成する際の注意点を確認しておきましょう。
採決結果の記載方法
採決の結果に関する記載は、「満場一致で承認可決した」「賛成多数をもって可決した」「圧倒的多数の賛成をもって可決した」などの記載方法が一般的です。
ただし、特別決議が加重されている採決の場合、「3分の2以上の賛成をもって可決した」などのように、決議要件を満たしたことを明確にする必要があります。
議案に反対した株主氏名の記載
可決した議案に反対した株主がいたとしても、通常は「賛成多数をもって可決した」等の記載方法で問題ありません。
ただし、株主譲渡制限が盛り込まれる議案などにおいて、反対することが株主の権利行使の要件となる場合、反対した株主の氏名を議事録へ記載する必要があります。
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株主総会議事録は法律で作成が義務付けられている重要な書類です。そのため、大事な情報の記載漏れや発言の誤認による記載等があれば、大きな問題となりかねません。
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