Teamsでオフラインチームの会議を進化させる活用方法とは？

新型コロナの行動規制が解除され、徐々にオフライン回帰も見られるようになってきた昨今、オンライン会議の定番ツール「Teams」を、あえてオフライン会議（対面会議）で活用する事例が増えてきたようです。

オフライン会議（対面会議）の現場では、果たしてどのような目的で、あえてオンライン会議ツールのTeamsを導入しているのでしょうか？

1 オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する目的とは？
- 1.1 オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する方法
2 議事録作成ツールとの連携でオフライン会議（対面会議）が強化される
3 Teamsと議事録作成ツールのタッグが大きな力となる

オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する目的とは？

オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する主な目的は、会議内容の録画データの活用と議事録作成の効率化です。

Teamsには、会議内容や商談内容を録画する機能があります。一般的にオフラインでの会議・商談は録画しませんが、あえて録画を残して蓄積しておくことで、のちに会議・商談を正確に振り返る必要が生じたとき、簡単にデータを引き出せるので大変便利です。まれに対面商談で生じる「言った、言わない」のトラブルも、録画データがあれば回避できるでしょう。

また、Teamsには会議・商談の文字起こし機能、文字起こしした内容のダウンロード機能もあります。オフラインでの会議内容が自動的に文字化されていれば、会議後の議事録作成が効率化するでしょう。

オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する方法

オフライン会議（対面会議）へTeamsを導入する方法は、オンライン会議の要領と変わりません。会議参加者がそれぞれ端末を持参し、会議室等でTeamsを立ち上げて会議を始めるだけです。これまでの内容と別途で、特別な契約をする必要もありません。

議事録作成ツールとの連携でオフライン会議（対面会議）が強化される

オフライン会議（対面会議）にTeamsを導入する場合には、Teamsと議事録作成ツールを連携させることで、Teams単体では得られないさまざまなメリットを享受できます。

議事録作成ツールとは

議事録作成ツールとは、会議や商談で交わされた人間の音声をAIが解析し、自動的に文字起こしと議事録を作成するツールです。

かつて、議事録作成ツールの音声認識精度に課題があった時代もありましたが、2023年6月時点ではAIのディープラーニングにより、その精度が飛躍的に向上。フィラー音（ええ…、あの…など、意思伝達に不要な音声）やキータッチ音などを自動排除しながら、概ね80～90%の精度で音声認識する能力があるとされています。

ツールが認識した音声は議事録の所定フォーマットに落とし込まれ、自動的に議事録を生成。議事録作成において人が行う作業は、自動作成された議事録に目を通して誤字等を修正したり、お好みに応じて編集し直したりする程度です。

Teamsの機能性には限界がある

Teamsにも会議・商談の自動文字起こし機能が搭載されていますが、音声認識の精度については、専門の議事録作成ツールのほうが高いと言われています。オンライン会議ツールの中では、Teamsは音声認識精度が高いことで知られていますが、専門ツールの精度には及ばないようです。

また、Teamsには議事録作成機能が搭載されていないため、議事録の作成にあたっては、文字起こしされたテキストや録画データ等を利用しながら、手作業で行うしかありません。議事録作成の工数が業務を圧迫することもある営業部署などでは、大きな業務効率化を実感できない可能性もあるでしょう。

Teamsと議事録作成ツールを連携させるメリット

Teamsと議事録作成ツールを連携させれば、Teamsの限界が克服されて議事録作成の工数が大幅に削減されます。この点だけに注目しても、双方を連携させて得られるメリットは、現場にとって大変大きいと感じられるのではないでしょうか。

また、オフライン会議（対面会議）やオフライン商談（対面商談）の内容は、その形式上、ブラックボックス化しやすいことが課題とされてきました。この現場にTeamsと議事録作成ツールを導入すれば、議事録作成の効率化とあわせ、情報のブラックボックス化を防ぐことができるでしょう。

なお、議事録作成ツールの中には、蓄積した録画データをライブラリ化する機能が搭載されているタイプもあります。この機能を上手く活用すれば、集約された特定の趣旨の会議にアクセスしやすくできたり、新人教育・営業研修用の教材として社内で資産化したりすることも可能です。豊富な教育・研修データにアクセスしやすい環境を構築すれば、全体的な営業力の向上にも貢献するでしょう。