会議の際に「アジェンダ」という言葉がよく使われるようになってきました。しかし、いざ上司から「アジェンダを用意して」と依頼されたら、「アジェンダに何を記載したらいいのかわからない」「アジェンダを作成する意味や目的は？」と悩む人もいるかもしれません。

この記事では、そもそもアジェンダとは何か、アジェンダを活用するメリット、作成手順などについて解説しています。アジェンダを作成する意義や基本的な作成方法を理解して、実際に依頼されたときにスムーズに対応できるようにしておきましょう。

アジェンダとは？

「アジェンダ」は、英語で予定表の意味。ビジネスで使う場合は会議の議題や予定内容をまとめたものを指します。アジェンダは事前に会議の詳細や内容を参加者に提示しておくと、円滑に会議を進めることが可能です。

参加者全員に情報を共有するため、アジェンダをメールや紙で配布したり、プロジェクターで映し出したりして使用します。作成する場合は、会議の場所や日時、内容、目的、準備・情報共有が必要な点などについて、記載することが不可欠です。

アジェンダと類似した言葉に、議案、議事、レジュメがあります。これらは意味や使い方、機能に違いがありますので、きちんと理解して使い分けできるようにしておきましょう。

議案や議事との違い

議案とは、会議で審議したり決定したりするための原案を指しています。会議の目的に関して、どのような事項を決定すべきなのかを提案したものです。

アジェンダは、具体的な内容がまだ決まっていないことをみんなで審議したい、というニュアンスがあるのに対し、議案はすでに具体的な内容が決まっている点に違いがあります。

一方、議事とは会合で審議すること自体や、その内容のことです。会議内容を記録したものは、「議事録」として保存されます。アジェンダは会議で話し合うために全体の流れや要点をまとめたものであり、議案、議事はアジェンダの中に含まれると考えることもできます。

参考：議事録とは？意味や目的、記載項目から作成する際のコツも解説

レジュメとの違い

レジュメは、元々はフランス語を語源とする言葉で、文章の概要・要約したものという意味で使われます。一般的には、講演や演説などにおいて、話の内容を簡単にまとめたものや、講義などで配布される内容を要約した資料のことなどを指します。

レジュメが話の重要な部分をまとめた資料であるのに対し、アジェンダはこれから話し合う議題について示しているのが相違点です。アジェンダは会議の概要を提示するのに用いますが、レジュメは会議で発言する際に使用する資料として用意されます。

アジェンダを活用するメリット

アジェンダで事前に会議内容を共有すると、円滑に会議を進めることができます。そのほか、アジェンダを活用するメリットには以下の点があげられます。

参加者全員に共通認識を持たせられる

アジェンダを使用すると、事前に参加者全員と会議の内容について共通認識を持つことができます。会議の参加者にはさまざまな立場の人が集まるため、会議の内容や目的についての下準備もなく、参加することもあるでしょう。

アジェンダを共有することで会議の目的が事前にわかり、整理された状態で本題に入ることができます。会議で何を協議し決定しなければならないか、全員が周知することで、時間内に会議の目的にたどり着くことが可能になります。

会議の時短や効率化を図れる

アジェンダを配布し情報を共有していると、タイムスケジュールに沿ったスムーズな進行が期待できます。アジェンダに議題の順序や時間配分を提示しておくことで、事前に自分の役割や当日必要な資料の準備の確認ができ、会議目的に合った発言を行えるからです。

これにより会議の時短や効率化につながりますし、ビジネス全体のスピードアップを図れるようにもなるでしょう。会議のクオリティも高めることができるので、生産性の向上にもつながります。

意見交換の円滑化が図れる

アジェンダで話し合うべき課題を共有しておくことで、参加者個々が何を発言すべきなのか考え、しっかり準備する時間を取ることができます。これによって会議中、誰か一人の発言にかたよることが少なくなり、活発な意見交換や、十分な協議が行えるようになります。

また、全員共通の情報共有を続けることは、開かれた職場作りにつながり、良好なコミュニケーションが形成されていくでしょう。会議でも複数人の発言による意見交換がスムーズになることが期待できます。

会議中の論点のズレを防げる

アジェンダによって事前に会議の目的を共有することで、会議中に論点がズレてしまった場合にも、容易に元に戻せる効果があります。会議中に議論がズレているとわかっても、修正することが難しいと感じることは多いでしょう。

しかし、アジェンダがあると、目的に沿って議論が進んでいないことが誰にでもわかり、ファシリテーターが「本題に戻りましょう」と伝えやすくなります。これによって議論のズレを修正し、無駄な時間が省け、建設的な協議ができます。

アジェンダは会議予定を伝えるだけでなく、論点を明確にする役割を持っており、それによって円滑に進めることができるのです。

アジェンダに記載すべき基本項目

アジェンダを作成するためには、記載すべき必須項目があります。参加者にとってわかりやすく、会議の進行をスムーズに行うために以下の項目を必ず記載するようにしましょう。

会議名

アジェンダにはまず会議名を記載します。参加者がなんの会議であるか把握しやすい会議名にすることが肝心です。定期的に行われる会議の場合は、開催回数と、なるべく統一した名称を使用すると、わかりやすくなります。

会議場所

会議場所には、「本社の第1会議室」など、場所・建物名とフロア、会議室名を詳細に記載します。会議室が複数ある場合にも、間違えないようにわかりやすく示しましょう。

社外の関係者が参加する場合は、集合場所を提示したり、必要に応じて地図を添付するのもよいでしょう。

日時

日時欄には、何年何月何日の何時からという開始の時間と、終了予定の時間も記載します。

始まりの時間だけでなく終了の時間もはっきりさせておくことで、忙しい参加者でも業務スケジュールが組みやすくなるからです。

また、所要時間をはっきりさせておくことで、終了時刻までに協議が終わるように、効率的に議論をする意識を高めることができます。

会議の目的

アジェンダでは、何をするための話し合いであるのか、会議の目的を必ず記載しましょう。

目的を決めることで参加者の選定ができ、議題の設定も可能になりますので、はじめに決めておくことが肝心です。

また、参加者側からしても会議の目的は重要です。なぜこの話し合いを行うのか明示し、ゴールをはっきりさせておけば、参加者は何を話せばいいのか具体的に考えることができます。参加者全員が目的を共有し合えることで、会議の成果向上が期待できます。

議題

アジェンダには、議題の順序と時間も記載します。その際には、会議の目的を達成するために効果的な議題の順番を考えることが重要です。円滑に進めつつ目的を達成できるように、議題の優先順位などをもとに進行順を決めましょう。

また、議題ごとの目安となる所要時間を書いておくことも大切です。曖昧な表現ではなく、分刻みできっちり決めておくと時間厳守の意識が高まります。各議題を所要時間内で終えることで、進行の遅れを防ぐことができます。

参加者

参加者欄には、参加者名と所属先、担当などを記載します。社外の関係者が出席する場合は、企業名と部署名、役職名、担当があれば担当名も記載しましょう。

会議の進行役や記録者が決まっている場合は、それらの担当者氏名も記載しておきます。

配布資料

アジェンダに配布資料の一覧も記載しておくと、参加者全員に同じ資料が渡っていることの確認に使用できます。参加者が会議の開始まで資料の不足に気が付かないと、情報不足となり、発言や協議の妨げになることもありますので、忘れずに一覧で記載しておきましょう。

参加者自身に準備してもらう場合は、配布する資料の情報も記載しておくと、配布漏れやダウンロード漏れを防ぐことができます。

備考欄

会議で特に伝えておきたいことがある場合は、備考欄に記入します。配布資料の中に、特に目を通しておいてほしい箇所がある場合、資料名やページを記載しておきましょう。定期的に行っている会議であれば、「前回会議の振り返り」などを盛り込むことも有効です。

備考欄を広めに取っておくと、参加者がメモを取るためのスペースとしても使用できますし、紙面に余裕があれば備考欄の下にメモ用スペースを取るのも良いでしょう。

【作成例シート付き】アジェンダの作成手順

前章のアジェンダ基本事項をふまえた「作成例シート」を紹介します。書き方のコツや作成手順を参考にして、良質なアジェンダを作成してください。

アジェンダでは会議の目的を明確にしておくことが重要です。目的を決めることにより、議題や参加者の絞り込みができるため、はじめに会議の具体的なゴールを決めましょう。何かを検討するための会議なのか、決定するためなのか、はっきり参加者に伝える必要があります。

また、それぞれの議題ごとの時間配分を見積ることも重要です。会議で話し合う議題は3〜5個以内に絞り、時間の配分が不安な場合は上司などにアドバイスをもらうと良いでしょう。

アジェンダは事前に配布することが重要ですので、出来次第参加者全員に送付・送信しておきます。これにより、参加者が内容を読み込み、必要な準備を整えることができます。もしもアジェンダの内容に変更が出た場合は、迅速に修正し、参加者全員に修正版を再送付することを伝え、でき上がり次第送りましょう。

アジェンダを作成する際に押さえておきたいポイント

アジェンダは形式通りに作ればよいというものではなく、参加者にとってわかりやすい内容であることが大切です。作成する際には以下のポイントを押さえておくようにしましょう。

事前共有を必ずしておく

アジェンダを事前に共有しておくと、会議の質を上げることができます。会議の参加者にはさまざまな立場・ポジションの人がおり、持っている情報量も違います。アジェンダによって議題の内容や目的について最低限共有しておくと、情報の格差を埋めることが可能です。

そのため、アジェンダは会議の直前や当日に共有するのではなく、なるべく余裕をもって送付するようにしましょう。事前に共有することで、参加者は十分な準備の時間を取れ、万全な状態で会議に参加できます。

参加者の姿勢が会議の成功を左右することもありますので、アジェンダが完成したらなるべく早く共有しておきましょう。

議題の優先順位や時間配分を事前に決めておく

アジェンダを作成する際には、会議がスムーズに進行できるような進め方を考えることも重要です。会議を進める場合は、簡単な議題や優先順位の高い議題から進めると、効率的に進められます。そのため、はじめに議題の優先順位をつけておきましょう。

また、それぞれの議題の適切な時間配分を記載することで、参加者全員が決められた時間内に結論を出す意識を持つことにつながります。これにより、本質的な部分を探る議論をしやすくなり、会議の目的を達成することが容易になるでしょう。

質疑応答の時間を設ける

議題に関して担当者が発言するだけでなく、質疑応答の時間も取っておくようにしましょう。アジェンダに質疑応答の時間を記載しておくことで、参加者は疑問や疑問が生じそうな点について整理して会議にのぞむことができ、疑問を解消できるようになります。

これにより、会議内容についての消化不良がなくなり、納得感や達成感を高めたり、その後の行動へのモチベーションアップにつなげられます。会議の議題が多すぎると、質疑応答の時間が取れませんので、詰め込み過ぎず余裕を持った進行を考えましょう。

アジェンダを作成して会議の質の向上や効率化を図ろう

アジェンダは、会議の進行予定や内容をリスト化した資料のことです。アジェンダを活用すると、会議で話し合う内容や向かうべきゴールが明確になり、効果的な話し合いができるようになります。適切に時間配分することで円滑に会議が進められるメリットもあります。

ひと手間かかるアジェンダ作りですが、会議を実施する際はうまく活用してみましょう。その際に、AI議事録作成ツール「ACES Meet」を利用すると、アジェンダに沿った議題ごとにまとめた議事録を手間なく作成できます。会議後すぐに議事録ができあがり、素早く共有できるため、業務の効率化や生産性の向上に役立ちますので、ぜひ一度検討してみてください。

執筆者

ACES Meet 編集部

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