新型コロナウイルス感染拡大を大きなきっかけに、商談のオンライン化が急速に進んでいます。商談のオンライン化とは、いわば商談の効率化をも意味することになるため、必然的に報告件数も多くなることでしょう。
ここでは、商談のオンライン化による報告業務への影響、および少しでも報告業務を減らす方法について考察しています。

商談のオンライン化が進んでいる

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、商談や会議のオンライン化が急速に進んでいます。中にはオンラインによる商談がはじめて、という企業もあったかと思いますが、実際にオンライン商談をやってみると、意外に効率よく営業ができることを体感した企業も多かったのではないでしょうか。
この体感をきっかけに、今後は新型コロナとは関係なく、ますますオンライン商談が拡大・普及し、やがて世の中に定着していくものと予想されます。
新型コロナ以前もオンライン商談は存在しましたが、かならずしも一般的な商談方法とは言えませんでした。今回の新型コロナをきっかけにした急速なオンライン商談の普及は、日本の企業活動における大きなパラダイム転換になる可能性が高いと言えます。

オンライン商談が増えるほど議事録や報告が多くなる

仮にオンライン商談が一般化したとしても、最終的なクロージングや契約などの大事な場面では、これまで通り相手企業の担当者と対面する形が続くでしょう。ただし、そのような大事な場面にいたるまでの多くの営業プロセスは、オンライン商談で効率化が図られることになります。
一方、商談件数が増えることで現場が懸念することのひとつが、報告業務の増大です。対面営業ですら、報告業務は営業職の仕事をある程度圧迫します。ましてオンラインによる効率化で営業件数が増えれば、さらに報告業務が営業職の仕事を圧迫することになるでしょう。
例えば商談の都度、営業職は次のような内容を商談議事録にまとめなければなりません。

基本的な内容

訪問日時、訪問先企業、訪問先企業の担当者の名前・所属・職位、自社担当者の名前など。担当者が複数いれば、担当者全員の基本情報を記載しておく必要があります。

商談内容

実際に行った商談内容を具体的に記載します。商品名・サービス名、先方に提示したセールスポイント、先方が抱えているであろう課題、商談に対する先方の反応などです。

商談結果

商談した結果をまとめます。成約にいたることがベストですが、たとえ成約にいたらなかったとしても、次の商談に役立つ情報を記載しておきます。

商談から得られた課題

成約の可否にかかわらず、商談から得られた営業上の課題を分析し、記載します。課題を自社で共有できる状態にし、次の商談へ活かします。
他にも、商談議事録に記載すべき内容や、記載にあたって検討・分析すべき内容は多々あります。
オンラインによって商談件数が増えれば営業職における商談議事録作成の負担が増大しますが、商談議事録作成の負担によって商談件数が抑えられてしまうと、オンラインで商談効率化を図る意味が失われかねません。

オンライン商談にはメリットが多いので更なる拡大が予想される

オンライン商談の主なメリットを確認してみましょう。
これらのメリットがある以上、オンライン商談は今後ますます普及・拡大していくものと予想されます。

営業コストの削減

オンライン商談には移動を伴いません。対面での商談で必要だった交通費や宿泊費は不要となるため、営業部署全体で見れば営業コストの大幅な削減が期待できます。紙ベースでの資料も最小限に抑えられるなど、交通費・宿泊費以外でのコスト削減にもつながるでしょう。

商圏の拡大

オンライン商談では移動を伴わない以上、これまで距離を理由に商圏としていなかった場所の企業に対しても、商談を持ち込むことが可能となります。外国語の堪能な社員がいれば、「地方発の海外営業」すら実現するかもしれません。

商談件数の増加

商談の移動時間が削減されるため、必然的に商談件数が増加します。商談件数が増加すれば、その分、成約件数の増加にもつながる可能性があるでしょう。

新人教育・営業研修の効率化

オンライン商談の内容を録画しておけば、新人教育や営業研修の教材として利用できます。優れた商談を営業部署全体で共有すれば、いわゆる営業の属人化も防ぐことができるでしょう。

場所を問わず商談が可能

インターネット環境さえ整っていれば、自社オフィス内ではもちろんのこと、場所を問わずテレワークの形で商談を行えます。

ふたたび感染症が拡大しても商談可能

新型コロナをはじめ、ふたたび何らかの感染症が流行したとしても、オンライン商談が定着していればスムーズに営業活動を続けられます。

増え続けるオンライン商談の中で少しでも報告業務の負担を減らす方法

非常に便利なオンライン商談ですが、商談議事録作成の負担によって商談件数が抑えられてしまっては本末転倒です。オンラインによって商談を効率化させたいのでしたら、並行して商談議事録作成を効率化する方法も考えなければなりません。
商談議事録作成を効率化するための有効な方法のひとつが、AIを搭載した議事録作成ツールの活用です。

AIを搭載した議事録作成ツールとは

AIを搭載した議事録作成ツールとは、AIが商談や会議の音声を読み取って自動で文字起こしをしてくれるツールです。以前から活用されているテープ起こしとは異なり、人が録音したものを聞き直して文字起こしをする手間はありません。
文字起こしだけではなく、話者の特定や重要なトークの抽出、議事録作成、商談の録画など、商談議事録の作成に必要となる大半の作業を自動化してくれるのがAI議事録作成ツールの特徴です。ツールを導入することで、オンライン商談の実施に伴う商談議事録作成の負担が大幅に軽減されることでしょう。

オンライン商談は効率化で負荷を軽減

• 新型コロナウイルス感染拡大がオンライン商談の普及を促進
• オンライン商談には多くのメリットが存在（営業コスト削減、商圏拡大、商談件数増加など）
• 報告業務の負担増大が懸念されるため、効率化が必要
• AIを搭載した議事録作成ツールによって、商談議事録作成の効率化が期待できる

オンライン商談には多くのメリットがあるものの、報告業務の負担も増大するため、効率化が求められます。AIを搭載した議事録作成ツールを活用することで、オンライン商談に伴う商談議事録作成の負担が軽減されるでしょう。

議事録の自動作成で効率化を！

セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTと連携した営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、いつも通りオンラインでの商談を行うだけで、商談内容をAIが自動で解析し、録画や文字起こし、議事録テンプレートに沿ってAIが商談内容を要約。商談や会議の後に内容をまとめたり、議事録を作成したりする工数がなくなります。

面倒な作業はAIに任せても良いかな、と思われましたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。
導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。