AIによる議事録要約のメリットと活用法
更新日：2024年03月11日
公開日：2023年09月20日
会議・商談に伴って大きな工数を占める作業が議事録の作成。会議・商談のポイントを関係者全員で共有するために必須の議事録ですが、その作成作業に追われてコア業務を圧迫されている方も少なくないでしょう。
ここでは、会議・商談を文字起こしして要約するAIツール、および議事録作成まで自動化させるツールの利便性などについて解説しています。
目次
議事録作成が大変な理由は「文字起こし」と「内容の要約」
会議や商談において議事録を作成しておくことは非常に大切ですが、議事録の作成にかかる工数は、決して小さくありません。とりわけ、会議・商談の「文字起こし」と「要約」は、議事録作成において大きな工数を占めています。
文字起こしの大変さ
会議・商談の内容を議事録としてまとめるためには、大前提として、会議・商談の会話内容を文字起こしする必要があります。一言一句を正確に文字起こしする必要はありませんが、議事録作成に支障のない程度に文字化する必要があるでしょう。
文字起こしの土台として使われている主なツールはボイスレコーダー。会議中に取ったメモと突き合わせながらボイスレコーダーを聞き、議事録作成のために必要十分な文字起こしをしなければなりません。
要約の大変さ
議事録は多くの関係者が目にする資料なので、誰が見ても分かりやすくまとめられている必要があります。そのためには、単に文字起こしした内容を羅列するだけではなく、内容を要約しながら会議・商談のポイントを絞り込んでいかなければなりません。
常に議題を意識しつつ客観的な視点で要約しなければ、ポイントを外してしまう恐れがあります。緊張感を保ち、慎重に要約を進める必要があるでしょう。
AI自動文字起こし・要約ツールを導入するメリット
議事録作成作業の中でも大きな工数を占める「文字起こし」と「要約」。近年では、これら「文字起こし」と「要約」を自動化するAIツールが誕生しています。ツール導入の主なメリットを見てみましょう。
会議・商談中にメモを取る必要がなくなる
AI自動文字起こし・要約ツールを導入すれば、会議・商談中にメモを取る必要がなくなります。メモに気を取られて重要なポイントを聞き逃してしまう、というリスクもありません。
ボイスレコーダー等から文字起こしする手間がなくなる
AIが自動的に文字起こしをしてくれるため、ボイスレコーダー等から文字起こしをする必要がありません。手間や時間の大きな節約になるでしょう。
会議・商談内容が自動要約されるので議事録作成が効率化する
文字起こしされた情報をAIが自動的に要約してくれるため、その分の手間や時間も削減されます。
担当者の頭とは違いAIは疲れ知らずなため、内容が混乱したりポイントを外したりするリスクは低いでしょう。
自動文字起こし・要約機能を搭載した議事録自動作成ツールがある
会議・商談の内容を文字起こしして要約してくれるAIツールを導入すれば、重要な情報をある程度まで絞り込むことができるので、議事録作成の作業は効率化します。
ただし、議事録作成自体は人の手作業によって行うこととなるため、工数がゼロになるわけではありません。そこで注目したいツールが、AIを搭載した議事録自動作成ツールです。
AIを搭載した議事録自動作成ツールとは
AIを搭載した議事録自動作成ツールとは、文字通り、会議・商談の議事録を自動化するAIツールのこと。会議等の文字起こしや要約はもちろんのこと、議事録作成までも自動化できるため、議事録に関連する作業の大幅な効率化が期待できます。自動作成された議事録は、関係者の間ですぐに共有することが可能です。
近年、多くの開発企業からAI議事録作成ツールがリリースされていますが、中には、話者の話し方や表情、身振り手振りなどから当該テーマへの関心度を数値化する機能を搭載したツールもあり。今までの「文字起こし・要約」ツールではできなかった注目の機能です。
限られた人材で多くの業務をこなさなければならない現代において、多くの企業は急速にDXの流れを進めています。その一環として、AI議事録自動作成ツールは大きな役割を果たすことでしょう。
【まとめ】議事録作成に関連したAIツールの導入は急務
昨今では議事録関連のツールが多くリリースされていることから、一昔前に比べると、議事録作成の効率化をしやすくなりました。
議事録作成は大切な業務の1つですが、企業や部署のコア業務ではありません。注力したい業務は、営業開拓や商品・サービスの開発・提供です。少しでも多くの時間、多くの労力をコア業務に集中させるため、まだAI要約ツールやAI議事録自動作成ツールを導入していない企業様は、速やかに各種ツールの導入を検討するようおすすめします。
