一見、他の一般的な議事録と同じようなものに見えるにも関わらず、実際に目を通し終えると、「すごい…」と感心させる優れた議事録があります。人が「すごい」と感じさせる議事録は、他の一般的な議事録と比べて何が優れているのでしょうか？

ここでは、理想的とされる複数の議事録のテンプレート・フォーマットをご紹介するとともに、人が感心する理想的な議事録を自動作成するツールにも触れてみたいと思います。

すごい議事録のテンプレート・フォーマット

議事録は会議や商談の後に作成するものですが、会議や商談には様々なタイプがあることから、一律にテンプレート・フォーマットを用意することはできません。

以下、代表的な3つのタイプのテンプレートをご紹介しているので、議事録作成の参考にしてください。

結論を先に記すタイプ

議事録の基本的なテンプレート・フォーマットです。端的に結論を記した上で、必要最小限の情報のみを記載して終了します。

メインとなる議論を文字起こしするタイプ

議題に関するメインとなる議論を文字起こしするタイプです。話者を特定させながら、議論の流れが分かるように作成します。

すべての内容を文字起こしするタイプ

フリートークや質疑応答も含め、すべての会議内容を文字起こしするタイプです。大人数での会議やシンポジウムなどに適しています。

すごい議事録はツールで自動作成することも可能

他人が目を通した時に「すごい」と思わせる議事録は、ムダな情報を可能な限り排除してポイントを絞り込み、見やすい形式や流れでまとめられています。

何度も議事録を作成していれば、やがてはそのような議事録を作成するスキルも身についていきますが、たとえスキルが身についたとしても議事録作成のための手間や時間が掛かることは避けられません。そうとは言え、手間や時間を惜しめば、質の低い議事録となってしまうでしょう。

このジレンマを克服する有効なツールとして、議事録自動作成機能を搭載したACES Meetに要注目です。

ACES Meetとは

ACES Meetとは、東大松尾研発ベンチャーのAI技術を活用した議事録自動作成ツール。ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議システムと連携させることで、手間や時間のかかる議事録をAIが短時間で自動作成してくれるツールです。Web会議だけではなく対面会議の場でも、同様の操作で議事録の自動作成が可能です。

ACES Meetの注目すべき点の1つが、議事録テンプレートに沿って単に文字起こしするだけではなく、AIが会話内容のポイントを解析して抽出し、質の高い議事録に仕上げてくれること。会話内容のトピック比率分析、話者の表情・話し方による関心度の程度などもAIが解析し、精度の高い議事録を自動作成します。

担当者が行うことは、ACES Meetが自動作成した議事録に目を通すだけ。誤字脱字があれば修正したり、加えたい内容があれば追加入力をしたりする必要もありますが、基本的に大きな手間や時間はかかりません。自動作成された議事録は、関係者の間で瞬時に共有可能です。

議事録作成の膨大な工数は、特に営業部署の従業員にとって深刻な課題。議事録作成を自動化すれば、コア業務の質も量も向上するのではないでしょうか。

【まとめ】議事録作成を効率化させてコア業務の質・量を向上させる

理想的な議事録のテンプレート・フォーマット、議事録を自動作成するツールなどについてご紹介しました。

議事録は会社の大事な資料となりますが、議事録作成の作業自体は、会社のコア業務ではありません。質の高い議事録作成を追及するあまり、作成作業に多くの手間や時間を割かれてしまっては本末転倒です。

予め、会議・商談のタイプ別で議事録のテンプレートを用意しておくか、または議事録自動作成ツールを導入するなどして、コア業務の質・量の向上を図っていきましょう。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。