議事録のダメな例とは｜いい議事録との違いや改善点を解説
更新日：2024年03月11日
公開日：2023年11月21日
眠い目をこすりながら苦労して仕上げた議事録にも関わらず、特に新人の頃は、上司からダメ出しされてしまうことも少なくありません。ダメ出しされる理由は、議事録の何かがダメだからです。ここでは、ダメな議事録の主な例と改善策をご紹介しています。
目次
議事録のダメな例と改善策
議事録のダメな例、および改善点を具体的に見ていきましょう。
参考：議事録とは？意味や目的、記載項目から作成する際のコツも解説
ダメな例1・議事録の結論が不明瞭
結論が不明瞭な議事録は、最もダメな議事録と言って良いかもしれません。
特に議事録作成初心者の中には、たくさんの文字情報を詰め込んだボリューム満点の議事録を作成する人もいますが、あまりにも文字情報が多い議事録は、読み手にとって焦点のぼやけた印象に残らない議事録となります。
読み手の中には他の業務が忙しく「結論だけ知りたい」という人も少なくありません。議事録は自分のために作るものではなく、読み手のために作るものであることを、改めて深く認識する必要があるでしょう。
改善策
結論が最初のほうに来る議事録のフォーマットを作成しておきましょう。すでに社内で決まったフォーマットがあるならば、それを利用します。結論部分は、分かりやすくて端的な言葉を選びます。
自分でフォーマットを作成する場合、例えばPREP法に基づいた構成も参考になるでしょう。PREP法のPREPとは、「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ）」の頭文字のこと。読み手に伝わりやすい代表的な構成として有名です。
ダメな例2・意思決定に至ったプロセスが分からない
議事録に決定事項が記載されているものの、その決定に至ったプロセスが分からないことがあります。誰が提案し、どのような議論が行われ、誰の判断で結論となったのか、その結論に至るまでのプロセスが明瞭でなければ「言った」「言わない」などのトラブルになりかねません。
結論（決定事項）を明瞭に書くことは良い姿勢ですが、結論に至るまでのプロセスも明確にしましょう。
改善策
会社で決まっているフレームワークがあったり、上司から何らかの指示があったりすれば、それに従います。
一方で、もし自分で考えて改善を図る必要があるならば、会議中にメモ取りや議事録作成の際、5W1Hを意識しましょう。「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を意識して議事録をまとめれば、意思決定のプロセスは必然的に明瞭となります。
ダメな例3・会議参加者以外に議事録を理解できない
会議に参加した人しかスムーズに内容を理解できない議事録は、典型的なダメな議事録の1つです。議事録には「情報共有」という重要な目的があるため、会議に参加していない人も無理なく共有できる書き方・内容でなければ、議事録の意味がありません。
改善策
何らかの内容を記載する際、第三者でもその内容のみで理解できるかどうか、他人の立場になって考えてみましょう。もし、第三者には理解できない可能性がある場合には、適宜補足を加えておくことが大切です。
なお、初心者が陥りがちなミスとして、発言者を指して単に「課長」「係長」と記す例が見られます。これも第三者から見て意味不明な議事録の1つです。明確に「山田課長」「鈴木係長」などと書きましょう。
ダメな例4・議事録の数字や事実がが誤っている、または不明瞭
議事録に記載されている数字が誤っていたり、または不明瞭だったりした場合、その議事録の意味は大きく失われます。中には、議論の内容を重視するあまり数字を軽視したような議事録もありますが、会議は数字のために行われているという究極の目的を忘れてはなりません。もちろん、数字の絡まない会議ならば、数字を書く必要もありません。
改善策
会議に登場した数字を正しく議事録へ転記しましょう。
もし数字を忘れたりメモや記憶が曖昧だったりした場合には、「だいたいの数字」を記載するのではなく、発言した本人へ改めて質問し「正しい数字」を記載しましょう。会議の日時や参加人数、次回の開催予定日時も大事な数字です。
ダメな例5・議事録の作成・共有が遅い
議事録そのものに問題がなくとも、作成や共有が遅いことは大きな問題です。議事録は、会議の記憶が明瞭なうちに、速やかに作成することが基本です。また、関係者の記憶に定着させるためにも、作成した議事録は迅速に共有を図ることが大切です。
改善策
作成した議事録をメールに添付して共有している場合、その共有システム自体を見直したほうが良いかもしれません。
現在は、議事録を自動的に作成するツールが多くリリースされています。それらのツールの多くは、リアルタイムで関係者へ議事録が自動共有される機能も搭載しています。議事録の質の向上や作成の迅速化、スムーズな共有のため、一度ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
議事録作成のスキルはあらゆる業務のベース
ポイントを抑え、正しく簡潔に議事録をまとめる能力は、そのまま仕事の能力にも直結します。議事録作成を手間に感じる方が多いかもしれませんが、あらゆる業務のベーシックなスキルを鍛錬する好機と前向きに捉え、上司の助言も仰ぎながら議事録作成のスキルを磨いていきましょう。
