モチベーション管理とは？方法や実施する際のポイントも解説
更新日：2024年08月12日
公開日：2024年06月26日
企業の生産性や定着率を高めるためには、従業員のモチベーション向上が欠かせず、適切な管理が重要です。そのため、管理職の中には効果的なモチベーション管理方法を知りたいという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、モチベーションが下がってしまう原因や管理するメリット、実施方法や注意点について解説しています。効果的なモチベーション管理施策を実施して、企業の生産性や効率向上につなげましょう。
目次
モチベーション管理とは？
モチベーション管理とは、従業員の仕事に対する意欲ややる気を引き出し、維持・向上させるための取り組みのことです。具体的には、アンケートやヒアリングを通じて従業員の声などのデータを集め、改善施策を実施します。その効果をPDCAサイクルで検証するまでのプロセスを繰り返すことで従業員のモチベーションを高めることが可能です。
モチベーションの管理ができないと、社員のやる気を削いだり職場の士気が下がるなどのデメリットがあります。そのような職場では、早期にモチベーション低下の原因を突き止め改善することが大切です。
モチベーション管理が効果的に実施できると、生産性の向上や離職率の低下、適材適所の人材配置が可能となります。その結果、組織全体のパフォーマンスの向上が期待できます。
モチベーションには2種類ある
モチベーションには内発的モチベーションと外発的モチベーションの2種類あります。両方のモチベーションを意識し、バランスよく取り入れることが重要です。
内発的モチベーション
内発的モチベーションとは、自発的に感じるやる気や仕事への意欲のことです。たとえば、趣味を楽しむ、自己成長を感じる、創造的な活動に没頭するなどが内発的モチベーションです。
仕事においては、業務にやりがいを感じている、興味のある分野に携われている、などポジティブな状態を指します。このタイプのモチベーションは持続力が高く、集中力が発揮され、深い満足感や充実感をもたらしてくれるのが特徴です。
モチベーション管理では、従業員の声を聞き取り、持っている能力の発揮や成長につながるようなサポートを心掛けます。それにより、内発的モチベーションを誘発することが可能です。
外発的モチベーション
外発的モチベーションとは、外部から人為的に与えられる影響によって引き起こされるやる気や意欲のことです。金銭的な報酬、昇進、称賛、承認、罰則などのような外部的な要因によって動機づけられ、やる気や意欲につながります。
例えば、ボーナスや昇進のために働く、上司からの評価を得たりノルマ達成のために努力するなどが外発的モチベーションです。このタイプのモチベーションは一時的には充足感を得て、即効的な効果があります。しかし、報酬が当たり前になるなど刺激が不足するとモチベーションも低下しやすくなるのが難点です。
モチベーション管理が適切に実施できれば、タイミングを逃さずポジティブな評価を行えるようになります。定期的な面談によって会社や上司から認められたり、良い評価を得たりできればモチベーションを高められます。
従業員のモチベーションが下がってしまう原因とは？
従業員のモチベーションはなぜ下がってしまうのでしょうか。ここでは、よくあるモチベーションを低下させる原因について解説します。
業務内容が面白くない
業務内容が単調で興味を引かないと感じると、従業員のやる気は低下します。仕事からやりがいを感じられない、業務を積み重ねても自分のスキルアップや大きな目標達成につながらない場合なども同様です。
挑戦的で成長を感じられる仕事や、自分のスキルを活かせる業務に従事できないと、徐々に仕事に対する意欲が失われます。仕事内容が自身の興味や関心と一致しないこともモチベーション低下の要因となるため、適材適所の配置が肝心です。
給料や待遇に不満がある
給料や待遇に対する不満は、従業員のモチベーションを大きく下げる要因です。努力や成果が適切に報酬に反映されていないと感じると、仕事に対する意欲が低下し、離職の原因にもなります。
仕事が楽しく、成果をあげている場合であっても、待遇に不満を感じればより満足できる職場を探すきっかけを与えてしまいます。そうならないためにも、業務量にふさわしい評価や報酬が重要です。モチベーションを維持するために、適正な給与体系や評価制度の整備を進めるようにしましょう。
労働環境が良くない
残業が多かったり、有給休暇を取りづらかったりするような職場は、従業員のモチベーションが低下します。長時間労働や過度なストレス、不適切な職場設備など労働環境の悪さが意欲低下の原因となるため、改善することが重要です。
ワークライフバランスの両立が難しいと、ストレスが積み重なり、心身の疲労も溜まります。そうならないように快適で健康的な労働環境を提供し、従業員の満足度や生産性向上につなげることが大切です。
人間関係に悩んでいる
職場での人間関係が良くない場合、従業員のモチベーションは著しく低下します。上司や同僚との摩擦、コミュニケーション不足、職場の雰囲気の悪さなどがストレスとなり、メンタルの不調を招くこともあります。
このような状況では、仕事に対する意欲を持ち続けることはできません。良好な人間関係構築は、職場での安心感や快適性につながります。モチベーションを維持するためには、働きやすく心地よい職場、風通しの良い環境を提供することが重要です。
正しい評価が得られていない
努力や成果が正当に評価されないと、従業員のモチベーションは低下します。適切なフィードバックや評価がないと、自分が会社にどれだけ貢献しているか分からず、やりがいを感じにくくなります。
自己の成長度合いも判断できないため、自身の将来やキャリアデザインが曖昧になり不安を感じることもあるでしょう。会社によっては明確な評価基準がない場合もあり、上司によって評価にばらつきが生じることもあります。公平で透明な評価制度を導入し、従業員が充実感や満足感を持って働ける環境が重要です。
疲れが溜まっている
過労や慢性的な疲労が蓄積すると、従業員のモチベーションは低下します。十分な休息が取れず、ストレスや体調不良に陥ると、集中力や仕事への意欲が減少します。仕事がはかどらなくなり、業務にかかる時間が増えるなどして嫌気がさすかもしれません。
また、疲労から心に余裕がなくなり、情緒不安定になることも考えられます。モチベーションをアップさせるには、適切な休暇の取得や健康管理のサポートが重要です。
従業員のモチベーション管理を行うメリット
従業員のモチベーションを管理することで、生産性の向上や離職率低下に効果があります。従業員の情報を得ることができるため、適材適所の配置ができるのもメリットです。
参考：従業員のモチベーションアップの方法は？高まりやすい組織の特徴も解説
生産性の向上につながる
従業員のモチベーションを高めることで、業務に対する意欲や集中力が高まり、生産性が向上します。モチベーションが高い従業員は、自主的に問題解決に取り組み、創造的なアイデアを提案し、効率的に仕事を進める傾向があります。
このような社員が増えれば、受け持ち業務だけでなく別の業務に時間を割くことも可能です。社内の業務をスムーズに回すことができるようになり、組織全体のパフォーマンスが向上します。これにより、安定した収益を出していくことができ、企業の目標達成に向けた動きを加速することができます。
適材適所の人材配置が可能になる
モチベーション管理を通じて、従業員の強みや興味を把握することができるため、適材適所の人材配置が可能になります。従業員のスキルや興味に基づいて仕事を割り当てることで、彼らの能力を最大限に引き出すことができ、業務の効率性や成果が向上します。
モチベーション低下が人間関係を要因とする場合も、配属先を変えることで対応可能です。適材適所の配置によって、従業員自身も満足感を得やすくなり、仕事に対する熱意が持続し、企業の活気につながります。
離職率の低下につながる
モチベーションを管理すると、離職防止にも効果があります。モチベーション管理施策によって、従業員の期待やニーズの把握ができます。それに対し適切なサポートや報酬を提供できると、満足度が向上し、離職率を低下させることが可能です。
適切な施策を実行することで、従業員が自分の仕事にやりがいを感じ、組織に対する信頼感や愛着を持つようになります。その結果、長期間にわたり組織に貢献する意欲が高まります。組織は優秀な人材を確保し続けることができ、採用や教育にかかるコストの削減にもつながるでしょう。
モチベーション管理を実施する方法
モチベーション管理のメリットがわかったところで、実際に行う方法を紹介します。基本的な方法を繰り返し行い見直していくことで、より効果のある施策が実施できます。
アンケートやヒアリングを通して従業員の声を集める
従業員のモチベーションを管理するためには、まず現状の不満や課題を正確に把握することが重要です。そのために、定期的にアンケートやヒアリングを実施して従業員の意見や感想を収集します。
アンケートでは、業務内容、職場環境、上司との関係、評価制度などについて質問し、従業員がどのように感じているかを把握します。ヒアリングでは、個別面談を通じてより深い意見や具体的な改善点を聞き出すようにし、定期的に実行しましょう。
データを収集し可視化することで、従業員のモチベーションに影響を与える要因を明確にすることができます。
調査結果を改善する施策を実施する
収集したアンケートやヒアリングの結果を分析し、従業員のモチベーション向上に必要な改善点を特定します。仕事や人間関係に関する要望や不満、意見から、具体的な改善施策を立案し実施します。例えば、業務内容の見直しや、評価制度の改善、労働環境の整備、コミュニケーションの強化などを行いましょう。
改善施策は、従業員のニーズや意見を反映したものであることが重要です。人間関係に関するものであれば、人員配置なども見直します。改善施策を実施する際には、従業員にその意図や目的を明確に伝え、理解と協力を得ることが大切です。
施策に対するPDCAを回す
改善施策を実施した後は、必ず振り返りを行います。PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを回して効果を検証し、判定と継続的な改善を図ります。どのような改善施策がモチベーション向上に効果的であったか、逆に効果がなかったものの課題は何かを確認しましょう。
このように改善施策の実施と振り返りを繰り返していきます。PDCAサイクルを繰り返し回すことで、組織全体のモチベーション管理が持続的に改善されることが期待できます。その結果、従業員の満足度や生産性の向上につなげることが可能です。
モチベーション管理を実施する際のポイント
モチベーション管理を実施する際は、以下のポイントに注意すると効果的に行えますので、ぜひ取り入れてみてください。
参考：従業員のモチベーションアップの方法は？高まりやすい組織の特徴も解説
注意するときはタイミングに気を付ける
従業員に注意や指導を行う際には、タイミングが非常に重要です。適切なタイミングでフィードバックを行うことで、従業員はその指摘を受け入れやすくなるからです。ミスが発生した直後や問題が顕在化した時に迅速に対応すると、実際の行動と結び付けやすくなり、問題の再発を防ぐ効果が上がります。
また、感情的にならず、冷静に具体的な指摘を行うことで、従業員の理解と改善を促すことができます。その際には、人前でなく個室でフィードバックを行うようにし、自尊心を傷つけない配慮も必要です。
褒めるときは具体的な内容を意識する
従業員を褒める際には、具体的な内容を意識することが重要です。次のような褒め方を取り入れると、単に「よくやった」というよりも伝わりやすくなります。
- ○○プロジェクトでのあなたのリーダーシップが素晴らしかった
- 締め切り前に資料を完璧に仕上げてくれて助かった
具体的な行動や成果を挙げて褒めることで、従業員は自分の努力や成果が認識されていると感じ、モチベーションが高まります。さらに数字をあげて「会社の目標に対しこれだけ貢献した」などを伝えるのもよいでしょう。きちんと評価されている、認めてくれる上司であると感じると、信頼関係も深まります。
普段からコミュニケーションの促進を図っておく
日常的にコミュニケーションを活発にすることで、従業員のモチベーション管理が容易になります。定期的なミーティングや1対1の面談、オープンドアポリシーの導入など、コミュニケーションの機会を増やしましょう。
それにより、従業員の意見や悩みを早期に把握し、適切なサポートを提供することができます。また、職場の雰囲気を良くし、信頼関係を築くことで、従業員が安心して働ける環境を整えることができます。このような職場であれば、モチベーションを維持して長期に働くことができるでしょう。
従業員自身に目標設定をしてもらう
従業員に自分で目標を設定してもらうことで、主体性と責任感を持たせることができます。自分自身で設定した目標に対しては、従業員は達成意欲が高まりやすくなります。ただし、目標は具体的で達成可能なものにし、期限を定め、会社の目標に沿っていることが必要です。
上司や管理者は、目標設定のプロセスを通じて、従業員のキャリアプランや個々の成長意欲を理解し、サポートすることができます。目標達成に向けたフィードバックやサポートを定期的に行うことで、コミュニケーションやモチベーション向上が促進できます。
管理システムを導入する
モチベーション管理を効率的に行うために、適切な管理システムを導入することも有効です。多くの管理システムでは、アンケート機能やコミュニケーション機能、データの分析・可視化機能などを搭載しています。
初めて導入する企業でも実施しやすいように、アンケートの設問なども簡単に作成でき、集計・分析も自動でできるようになっています。パフォーマンス管理ツールやフィードバックシステム、人事評価システムなどを利用できるツールもあり、機能はさまざまです。
これらを活用することで、従業員の業績やフィードバックを一元管理し、透明性のある評価を実施することが可能です。データに基づいた客観的な評価や改善点の抽出が可能になり、従業員のモチベーション向上が図れます。
モチベーション管理をし、生産性・定着率向上につなげよう
従業員のモチベーションを管理することで、企業の生産性向上や適材適所の配置、離職率低下が可能です。モチベーションが下がる原因を理解し、適切な管理方法を取り入れ実施しましょう。
注意点に気をつけて管理を行うと、効果的にモチベーションを高められます。モチベーション管理を可視化し、効果をわかりやすく判定するために管理システムの導入もオススメです。自社に合ったモチベーション管理施策を実施し、従業員の定着や企業の成果につなげていきましょう。
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