新卒・若手向け｜わかりやすい議事録の作り方

新卒・若手社員の業務として多いのが、議事録作成。「入社間もないから面倒な仕事をやらされている」としか感じないかもしれませんが、会議の内容をどこまで理解しているかなど、上司が新卒・若手の能力を評価するための重要なフィルターとなります。

当ページでは議事録作成にフォーカスし、その作成目的や重要性、分かりやすくまとめる方法などについてご紹介しています。

新卒注目！なぜ議事録を残す必要があるのか？

初めて議事録作成を任された時、重要な仕事に対する緊張を感じるとともに、「そもそも、なぜ議事録を作る必要があるの？」という疑問を抱くことがあるかもしれません。

まずは、議事録作成する基本的な意味・理由について理解しておきましょう。

すべての会議には何らかの目的があります。目的を達成するための道筋を皆で検討しあうのが会議です。

検討の結果、全体の合意を得られる内容（決定事項）もあれば、全体の合意に達しない内容（保留事項）もあるでしょう。それらの内容を明確に記録しておくために議事録を作成します。

議題に関係する全社員が、同じ会議に出席できるとは限りません。一部の社員は商談先へ赴いていたり、また一部の社員は有給休暇中だったりすることもあるでしょう。

これらの関係者全員が会議の内容を共有するため、議事録作成は必須となります。

会議の結果、「誰が、いつまでに何をやるのか？」という具体的なタスクが決まることもあります。口頭だけでタスクを伝えると漏れが生じる恐れもあるため、議事録を作成してタスクを明確に記載しておくことが必要です。

上で説明した基本的な議事録の作成目的に加え、議事録にはもう1つの大きな役割があります。それが、「上司が新卒・若手を評価するための資料」としての役割です。

部下が作成した議事録に目を通せば、一般的な上司なら、部下の会議の理解度を把握できます。大事な場面での部下の理解力の高さを知るため、上司にとって議事録を重要な資料となるでしょう。

また、上司は議事録を通じて、部下における議題のポイントの整理・編集・圧縮能力も確認しています。これらの能力は、様々なタスクを効率良くこなすための能力に他なりません。

議事録を通して部下一人ひとりの能力を正しく把握し、的確な評価や教育につなげていくための資料として、議事録は重要な役割を果たしています。

会議や商談のタイプによって議事録の形式はやや異なりますが、一般的な会議であれば、以下にご紹介する事項を簡潔にまとめるだけで基本的な体裁は整います。

とりわけ「決定事項」と「タスク」については、過不足なく正確に情報を記載しましょう。

議事録作成は、ポイントさえマスターすれば、決して難しい作業でありません。ただし、いかに議事録作成に慣れたとしても、作業には多くの手間と時間が掛かります。新卒の間は、これらの手間や時間も大事な成長の材料となりますが、ある程度仕事を覚えてきたならば、より効率的な方法を模索してみたほうが良いでしょう。

近年、ビジネスの現場ではAIを搭載した議事録自動作成ツールが広く導入されつつあります。会議や商談での会話内容を文字起こしし、AIが内容のポイントを抽出して自動的に議事録を作成するツールです。

議事録作成担当者が行うことは、AIが作成した議事録の見直し程度。誤字脱字があれば修正し、加筆したい事項があれば入力するくらいなので、作業の工数はほとんどかかりません。完成した議事録は、速やかに関係者全員で共有できます。

ツールによっては、話者の表情や話し方などから、そのテーマへの関心度を解析することも可能。会議はもとより商談にも大いに役立つことでしょう。

新卒の時期を過ぎて議事録の作成にも慣れてきたならば、より効率的に作業を進めるため、上司へ議事録自動作成ツールの導入を打診してみてはいかがでしょうか。

議事録を作成する作業には、会社にとって重要となる多くの仕事が凝縮されています。新人の間は、議事録作成に苦労するかもしれませんが、効率的に仕事を覚えていくプロセスでのトレーニングとして、前向きな気持ちで作業をこなしましょう。

ただし、議事録作成に注力するあまり、コア業務がおろそかになってはいけません。ある程度、議事録作成に慣れてきたら、ツールを使用して作業の効率化を図ることも検討していきましょう。

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