タイムマネジメントとは？メリットや管理手法、注意点を解説
更新日：2024年05月30日
公開日：2024年04月09日
仕事やプライベートで「もっと時間をうまく使いたい」、そう考える人にオススメなのがタイムマネジメントです。タイムマネジメントを取り入れると、業務にかける時間や自由時間を有効に使いこなせるようになります。
この記事では、タイムマネジメントの意味やメリット、実践方法、注意点などについて解説します。タイムマネジメントを行うと、日々の業務や自由時間が充実し、より良い成果をあげることが可能です。ぜひ、今日から取り組んでみてください。
目次
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、効率的な時間の使い方を計画し実行することを意味します。ビジネスシーンにおいては限られた時間内で業務の生産性を向上させ、高い成果を実現するためのスキルとして有効です。
タイムマネジメントでは、効率良く時間配分するため業務に優先順位をつけ、多くの時間をかけるタスクを明確にして実践します。時間配分や優先順位付けに役立つ手法を用いると、基本的なタイムマネジメントの考え方を身につけることが可能です。
参考：マネジメントとは？意味や種類・ビジネスシーンでの役割や必要とされるスキルを紹介
なぜタイムマネジメントが必要なのか
働き方改革（※1）の推進により、長時間労働を前提とした働き方の見直しが政府主導で行われるようになっています。さらに少子高齢化が進んだ現代では、人材確保が容易ではなくなり、生産性を上げることが重要視されるようになってきました。
DX化や人材不足などの問題をクリアし生産性を高めるために、時間を有効活用し、高パフォーマンスで業務を遂行することが必要です。そのため、一人ひとりがタイムマネジメントによって効率的に業務を行い、成果をあげることが求められています。
（※1）参考：厚生労働省「働き方改革の実現に向けて」
タイムマネジメントとスケジュール管理の違い
スケジュール管理は、予定通りに動けるように時間配分を考えたり、準備を整えたりすることです。そのためスケジュール通りに行動することがメインになります。
一方、タイムマネジメントはスケジュール通りに行動するだけでなく、より成果をあげるために行動をマネジメントしていきます。効率的に仕事ができるように業務の進め方・やり方の見直しや、コントロールを行うことが必要です。
タイムマネジメントでは、限られた時間で結果を出すためにパフォーマンスの質が問われます。スケジュールを管理するだけでなく、質の高い時間の使い方を考え実行していくことで生産性を高めることができるのです。
タイムマネジメントのメリットと効果
タイムマネジメントを取り入れると、仕事やプライベートにさまざまな良い効果が表れます。ここでは具体的にどのようなメリットや効果があるのか紹介します。
業務効率や生産性の向上
タイムマネジメントを実践すると、業務効率や生産性の向上が見込めます。すべてのタスクに優先順位を設定することで、より重要度の高いタスクに多くの時間を割り振ることができるようになるからです。
他のタスクを気にすることなく1つのタスクに集中できるため、生産性を上げることが可能です。社員全員がタイムマネジメントを行えば処理能力があがり、企業全体の業務効率や生産性が高められます。
ビジネス能力が低い新入社員のタイムマネジメントスキルを高められれば、より企業全体の生産性の向上が図れるようになるでしょう。
残業の削減
タイムマネジメントの効果によって計画通りに仕事が進められるようになれば、残業時間が削減できます。その結果、人件費や水道光熱費のコストカットにもつながります。
残業時間が軽減されると社員の疲労や身体的負担も減り、満足度が高まったり離職率が低下したりすることも期待できるでしょう。水道光熱費だけでなく採用コストなども削減できるため、業務だけでなく経営の効率化も目指せます。
精神的な余裕ができる
タイムマネジメントによりスケジュール通りに業務を進められれば、時間に追われるプレッシャーを感じることもなくなります。適切に休憩を取ることもできるようになるため、ストレスが軽減され、精神的にも余裕ができるでしょう。
計画にそって成果をあげることができれば、達成感や仕事に対するモチベーションアップにつながります。タイムマネジメントを取り入れることで、精神的な余裕や達成感が得られると、会社への帰属意識も高まります。
セルフケアのための時間を作れる
タイムマネジメントによって業務処理能力が向上したり、不要な時間を減らしたりできると、自由に使える時間が増えます。一日のうちでうまく優先順位付けを行うことで、家族と過ごしたり、休息やセルフケアの時間を作れるようになるのもメリットです。
新たにできた時間を別の目的で活用できれば、これまでよりも充実感や精神的な余裕を持って過ごすことができるでしょう。ワークライフバランスが取れたより良い職場環境が実現できると企業の魅力につながり、離職防止にも効果があります。
タイムマネジメントに役立つ手法
タイムマネジメントのメリットや効果が分かったところで、実践に役立つ手法を紹介します。これらの手法を取り入れると、タイムマネジメントが効果的に実施できますので、ぜひ導入してみてください。
カエルを食べろ
「カエルを食べろ」とは、難易度の高いタスク（カエル）を1つ選び、それを朝一番に完了させる（食べる）というタスク管理術です。1日にやるべきことを優先順位の高いものとそれ以外に分けるため、毎日最も重要なタスクを確実にこなすことができるようになります。
カエルを食べたら残りの仕事に取り掛かってもよいので、心理的にラクになる効果があるのがメリットです。一日の前半に重要なタスクを終えているので、午後から集中力が切れてペースダウンしても焦る心配が要りません。
KPT法
KPT法は、行動や結果を「Keep（継続）」「Problem（問題）」「Try（挑戦）」の3つの視点から整理し実行します。この手法はプロジェクトや活動を振り返る現状分析のフレームワークとして活用されます。
良かった点と悪かった点を取り出し改善点を見つけ出すというシンプルな手法は、さまざまな仕事の場面で有効です。KPT法を使うと課題の早期発見やタスクの可視化、ポジティブな振り返りが容易になります。
GTD法
GTD法とは、収集→処理→整理→見直し→実行という順序でタスクを洗い出し整理した後、順を追って処理していくタスク管理法です。予定している仕事を1ヶ所に集めて書き出して、優先順位をつけたり詳細を把握するのに便利です。
優先順位や行動のための詳細が把握できていないと、作業の途中で他のタスクが気になり、作業効率が落ちてしまいます。GTD法を用いると目の前のタスクに集中して行動できるようになるため、ストレスを軽減しながら生産性を上げることができます。
アイゼンハワーマトリクス
アイゼンハワーマトリクスは、タスクの優先順位付けに役立つフレームワークです。業務を緊急度と重要度によって以下の4つの領域に分類し、優先順位を確認します。
- 第一象限：緊急度・重要度ともに高い業務
- 第二象限：緊急度は低いが重要度は高い業務
- 第三象限：緊急度は高いが重要度は低い業務
- 第四象限：緊急度・重要度ともに低い業務
数字の低い業務ほど優先順位は高いので、第一象限には最も多くの時間を配分するようにします。この際に、重要度が高い第二象限にも的確な時間を配分することが必要です。重要度の低い第三・第四象限の業務は、内容や工程の見直しが必要になる可能性があります。
ロジックツリー
ロジックツリーは、タスクの洗い出しから事象の分析、問題の原因特定や目標設定、課題解決に至るまで使用可能です。さまざまなシーンで活用できる有用なフレームワークとして多く利用されています。
ロジックツリーでは、1つの物事を分解し構成要素を細かく可視化していきます。優先順位や改善点を見つけやすくなり、アクションプランの設定が容易になるのがメリットです。物事を分解できなくなるまで書き出していきますが、書いた内容はタイムマネジメントする上での指針となります。
SMARTの法則
SMARTの法則は、以下の5つの基準にそって目標を立てる目標設定手法です。
- Specific（明確性）
- Measurabie（計量性）
- Assignable（割当設定）
- Realistic（実現可能性）
- Time-related（期限設定）
5つの因子にそって考えることにより具体的な目標を立てやすいため、さまざまな企業で使われています。
HIROEN
HIROENは、私たちが行う活動（行動）は必ず以下の6つのレベルのタスクに分類できるという考え方からできた手法です。
- Hear（聞く）
- Inform（知らせる）
- Requesut（頼む）
- Operate（作業する）
- Examine（調査・検討する）
- Negotiate（交渉する）
6つに分類して考えることで作業にどれくらい時間がかかるか、抜けはないか意識し、見通しがつけやすくなります。業務効率化やより良いタスク管理の方法として活用されるフレームワークです。
タイムマネジメントの方法と手順
いざ、タイムマネジメントに取り組もうと思っても、何から始めると良いのかわからないこともあるでしょう。タイムマネジメントを実践する時は、以下のような方法や手順に沿って行うようにすると効果的です。
①やることを洗い出す
まずはムダな業務や時間を見つけ出すためにタスクの洗い出しをします。ここではロジックツリーなどを活用して、今やるべきことや、やったほうがいいと思うことを広くあげていきます。
あげるタスクは業務に関してあらゆる角度から見て取り出すようにしましょう。必要度や本当にやるかどうかは以降の過程で判断しますので、ここでは思いつくことをすべてピックアップしておきます。
②優先順位を決める
やることを洗い出したら次に優先順位を決めます。アイゼンハワーマトリクスを活用し、業務を緊急度と重要度から4つの領域に分類し、優先順位を決定していきます。そこからさらにタスクを細分化し、スケジュールに落とし込んでいきましょう。
その際には優先順位の高い業務にできるだけ多くの時間を配分することが重要です。優先順位の低い領域は成果につながらない可能性もあるため、「不要な業務でないか」「自分がすべきか」を見直す必要もあります。その結果、中止したり、外注するなど業務の改善につなげることもできるでしょう。
③目標を決め実行する
スケジュールを組んだらゴールとなる目標と期限を設定して実行します。その際には「SMART」や「HIROEN」の法則に従い目標を設定するとよいでしょう。業務を期限などの因子によって具体的に把握して、実現可能な目標を立てるのに役立ちます。
タスクのレベルごとに具体的な目標を設定して、詳細な行動計画を作成していきます。作業を細分化するといつまでに何を行うか、日・週ごとの行動予定が立てやすくなり、タイムマネジメントがより実践的になるでしょう。
④振り返りと改善をする
タスクを開始したら、随時進捗状況を確認し、重要なタスクを期日までに終えられるかどうか振り返りを行います。目標到達が難しいようであれば、今の時間の使い方やアクションプランの見直しを行いましょう。
それによりスケジュールの最後になって「間に合わなかった」「達成できそうにない」などという結果を避けられます。定期的な見直しによって改善・軌道修正を行うと、時間配分や目標にずれがないかの確認ができます。繰り返し行うことで、目標達成とタイムマネジメントスキルの向上が可能です。
タイムマネジメントのポイントと注意点
タイムマネジメントに取り組む際には以下のようなポイントや注意点を押さえておくとよいでしょう。ポイントを理解してタイムマネジメントを成功させましょう。
QCDRSを意識する
QCDRSとは、「Quality：品質レベル」「Cost：コスト」「Delivery（納期）」「Risk：リスク」「Service：配慮」のことです。QCDRSを明確にすることで、タイムマネジメントに必要な優先順位や工数の見積りが可能になります。
業務を基準となる指標で捉えることで、緊急度がわかりやすくなり、比較もしやすくなります。業務に取り掛かる前にはQCDRSを意識して取り組むようにし、迷った際の優先基準も決めておきましょう。
感覚や直感でタスクを振り分けない
タスクを分類する際は感覚や直感だけでなんとなく振り分けるのは避けましょう。マトリクスやSMARTの法則などを用いて、論理的に可視化することが重要です。緊急度や重要度の判断を間違ってしまうと、優先すべき業務が後回しになる可能性があります。
成果をあげられなくなるだけでなく、業務全体に悪い影響が出ますので、実践方法に沿って的確に振り分けるようにしましょう。
スケジュールの立て方に気をつける
スケジュールの内容が雑だと予定通りに進めるのが厳しくなったり、他の業務に支障をきたしたりしてしまうことがあります。そのため余裕を持ったスケジュールを設定しておきましょう。
時間に余裕があればイレギュラーが発生しても冷静に対処することができます。優先順位の低いものや雑務的なものはまとめてこなす時間を設けておくと、業務全般のコントロールがしやすくなります。
実現可能な範囲で行う
タイムマネジメントでは、自分が実現できる目標を設定しましょう。実現が難しい目標を立ててしまうと、他の業務に支障をきたしたり、チームや取引先に迷惑をかけてしまう可能性があるからです。
考え抜いて立てたスケジュールだからと遂行にこだわらず、柔軟な見直しを実行しましょう。自分のキャパシティーをしっかり把握し、できる範囲で設定することが重要です。タスクを細分化しスケジュールに落とし込む時には、時間に余裕を持って、実現可能な内容で計画するようにしましょう。
他者に任せる
優先順位が低かったり、自分がやる必要のない業務は他の誰かに任せるのも一案です。アイゼンハワーマトリクスでいうと、第三・第四象限が当てはまります。すべて自分で処理するのが理想ですが、タスクが多い場合は現実的ではありません。
業務を効率的に行うためにアウトソーシングや周りの力を借りることも選択肢に入れると、タイムマネジメントが容易になります。
タイムマネジメントで仕事も人生も充実させよう
タイムマネジメントを行うと、業務の効率化や生産性向上に大きな効果があります。残業時間が短縮されるため、時間的にも精神的にも余裕のある毎日が送れるようになります。
タイムマネジメントに取り組む際は、ここで取り上げたさまざまな手法を用いると効果的に実行可能です。手順やポイントを押さえることで、初めて行う場合も効果を上げることができるでしょう。
タイムマネジメントで時間を有効活用し、日々の成果や充実感をアップさせましょう。
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