ラップアップの意味とは？会議やオンライン商談における必要性を解説
更新日：2023年10月23日
公開日：2023年10月20日
昨今、会議の形骸化や非効率性が問題視されることもあります。確かに、会議の中には時間の無駄と思えるものもありますが、ユニットや部署、会社全体が意思共有をする機会として、やはり会議は重要です。
ここでは、会議をより意味のあるものにしたい方々に向け、ラップアップの考え方をご紹介しています。
目次
ラップアップとは
ラップアップとは、会議の内容をまとめて参加者に理解の共有を促したり、各参加者へのアクションを促したりする工程のこと。会議の中で随時行うこともあれば、会議の終了時のみに行うこともあります。
会議後の議事録と混同されることもありますが、議事録の目的は会議内容をまとめて情報共有をすることであるのに対し、ラップアップの目的は会議参会者間での認識齟齬の防止や次のアクションを確認することにある点で、両者の趣旨は異なります。
ラップアップを効果的に行う方法
ラップアップを効果的に会議へ活かす方法を確認しておきましょう。
会議中に1回は行う
会議終了後に議事録を配布するのみでは、参加者が会議の内容を正しく理解できているかどうか分かりません。会議中に最低でも1回はラップアップを行い、参加者全員が会議の内容を正しく理解できているか確認しましょう。
話し合いの核となる部分を随時提供する
会議の内容は、時に紆余曲折します。本来の議題から脱線することもあるので、議題の中心がぼやけてしまい、話し合いの内容が参加者の記憶に残りにくくなることもあるでしょう。
ラップアップ担当者は常に議題のテーマを意識しながら、随時議論の核となった部分の概要を提供し、参加者全体に頭の整理を促すことが大切です。
各参加者へ次のアクションを割り当てる
話し合いで決まった内容をもとに、各参加者に対して次の具体的なアクションを割り当てることも、ラップアップの重要な役割となります。
誰がいつまでに何を行うかを明確にしてタスクを割り当てましょう。
会議中に参加者の理解度を確認する
ラップアップの目的の1つは、全ての参加者に対して会議の内容を正しく理解させることにあります。
事後的に議事録を共有するだけではなく、会議中、全ての参加者が会議の内容を正しく理解できているかどうかを確認することも大事です。
ラップアップを踏まえた議事録を共有する
ラップアップを踏まえた会議の内容は、きちんと議事録にまとめて共有しましょう。通常業務の忙しさの中で、会議の内容や自分に割り当てられた次へのアクションが薄れてしまうことを防ぐためです。
ラップアップが必要な理由
ラップアップが必要とされる主な理由を見てみましょう。
正しい情報を共有するため
すでに説明した通り、全ての参加者へ正しく会議の内容を理解させ、かつ重要事項を共有するためにラップアップが必要とされています。
次のアクションを割り当てるため
すでに説明した通り、全ての参加者へ次のアクションを割り当てるためにラップアップが必要とされています。
議論に節目をつけるため
会議中、議論が活発になるあまり、本来のテーマから外れていくこともあります。テーマから脱線して議論の収拾がつかなくなることを防ぐためには、時々ラップアップを行って議論を本来のテーマへと戻すことが有効です。
また、会議を終わらせるタイミングがつかめない時にも、ラップアップを入れれば、違和感なく急に会議を終了させられます。
AIツールを活用してラップアップを効率的に行う
会議中や会議終了後にラップアップを行ったとしても、すべてのメンバーが会議の内容を記憶し、もれなく以後のアクションを取れるかどうかは分かりません。
多忙な日常業務の中で、会議の内容が薄れてしまう懸念もあります。そのため、会議後は改めて会議の内容・ポイントを議事録等にまとめ、全体で共有できれば理想的でしょう。
ただし、多忙な業務の中で会議の内容を文字起こししたり、ポイントを絞って議事録にまとめたりすることは、容易ではありません。
業務効率化を図る何らかのツールを導入したほうが良いでしょう。ツールの一例として、ACES Meetをご紹介します。
ACES Meet
ACES Meetは、東大発ベンチャーのAIシステムを搭載した議事録作成ツール。会議や商談の録画や文字起こしをはじめ、ポイントを絞った議事録の作成まで自動化できるツールとして、あらゆる業界のビジネスの現場で広く活躍しています。
ACES Meetの注目点は、単に議事録を自動作成するだけではなく、AIが会議・商談の内容を解析して重要な部分を抽出する機能。会議参加者の表情、話し方、身振り手振り、抑揚などをAIが感知し、記録・共有すべき部分を抽出してから議事録の自動作成に入ります。完成した議事録は、関係者の間で即座に共有可能です。
議事録作成の手間が本来業務を圧迫するという現場の課題が、ACES Meetの導入で一気に解消へ向かいます。
【まとめ】会議の共有・定着を図るための工夫を
会議でラップアップを意識することは大変重要です。ただし、ラップアップを交えて行った質の高い会議の内容が、参加者の記憶から薄れていくようでは意味がありません。
AI議事録作成ツールを上手に活用するなどし、ラップアップを交えた会議の確実な共有・定着を図るようおすすめします。
