Zoomはオフライン会議（対面会議）にも活用｜議事録の作成方法とは？
更新日：2023年12月13日
公開日：2023年06月30日
オンライン会議の代表的なツールとして知られるZoomですが、Zoomがオフライン会議（対面会議）にも大いに活用できることをご存じの方は、ともすると少数派かもしれません。
オンラインとオフラインのハイブリッドワークが急速に広がりを見せる中、より一層の議事録作成の効率化を図るべく、オフライン会議（対面会議）でのZoom活用を提案します。
目次
Zoomはオフライン会議（対面会議）にも活用できる
Zoomはオンライン会議を目的に活用されているツールですが、オンライン会議と同様のセッティングさえ行えば、オフライン会議（対面会議）でも活用できます。
オフライン会議（対面会議）でZoomを活用する方法
オフライン会議（対面会議）でZoomを活用する方法は、オンライン会議での活用法と変わりません。Zoomの用意された端末を持って各参加者が会議室等に集い、それぞれがZoomを立ち上げて画面共有した上で、通常通りのオフライン会議（対面会議）を行います。
会議終了後、オンライン会議と同様に、会議の動画ファイル（MP4）と音声ファイル（MP3）はサーバー上に保存され（有料プランの場合）、必要に応じてこれらをダウンロードできます。
Zoomをオフライン会議（対面会議）に活用するメリット
「対面して会議するのだから、わざわざZoomを立ち上げなくても良いのでは？」と思う方がいるかもしれませんが、あえてZoomを併用してオフライン会議（対面会議）を行うことには大きなメリットがあります。
最大のメリットは、会議・商談の内容を動画や音声で残せることです。動画や音声が残っていれば、後から会議・商談内容を振り返ることが容易になります。会議中には音声を字幕表示できますが、字幕表示した内容はテキストファイルで出力可能なので、のちの議事録作成に役立つかもしれません。会議しながらアウトライナーに書き込みすれば、リアルタイムでポイントを押さえた情報をまとめることもできます。動画・音声が残っていれば、「言った、言わない」の認識相違からトラブルに発展することもないでしょう。
また、Zoomにつながっている以上はリモートでの会議参加も可能になることから、会議室にいないメンバーも会議に参加できる点もメリットになるのではないでしょうか（いわゆるハイブリッド会議）。
Zoomと議事録作成ツールを連携させてオフライン会議にも活用
Zoomをオフライン会議（対面会議）で活用するにあたり、さらに多くのメリットを得る方法があります。それが、Zoomと議事録作成ツールを連携させるという方法です。
議事録作成ツールとは
議事録作成ツールとは、AIが会議の音声を解析して自動的に文字起こし・議事録を作成するツールです。現在リリースされている多くの議事録作成ツールは、AIのディープラーニングにより高い精度で音声認識が可能です。ツールの種類や使用環境にもよりますが、音声認識の精度は90%以上となることも珍しくありません。フィラー音（ええと…、あのう…、など意思伝達に無意味な音声）を自動的に削除する機能を搭載した議事録作成ツールもあります。
概ね正しく会議の音声を認識した上で、自動的に所定の議事録フォーマットへ内容をまとめるため、人の手による議事録作成の工数は大幅に削減されます。
Zoom単体でオフライン会議（対面会議）を行うことの弱点
Zoomにはリアルタイムで会話内容をテキスト表示する機能が搭載されていますが、その目的は、どちらかと言えば聴覚に障がいがある方に向けたサポートです。テキスト化された音声データを出力しても、フィラー音が混じることはもちろんのこと、誤変換やキータッチ音などが混じることもあるため、強力に議事録作成をサポートする機能とは言い難い面があります。
専用の議事録作成ツールに比べて音声認識の精度が低い以上、議事録作成作業の多くは人の手作業に頼らざるを得ません。
オフライン会議（対面会議）でZoomと議事録作成ツールを連携させるメリット
最後に、Zoomと議事録作成ツールを連携させるメリットを見てみましょう。
議事録作成の工数が大幅に削減される
Zoomでのオフライン会議（対面会議）を議事録作成ツールに落とし込むことで、ほぼ議事録作成が自動化されます。人の手によって行う作業は、自動作成された議事録に目を通して誤字等を修正する程度です。オフライン会議（対面会議）の終了後、会議参加者は議事録作成の作業を省いて本来の業務に専念できます。
業務・情報のブラックボックス化を防げる
オフライン会議（対面会議）は密室で行われることが一般的ですが、議事録作成ツールを使えば、会議の内容は関係者の間で速やかに共有されます。これにより、業務や情報のブラックボックス化、属人化を防ぐことができるでしょう。
新人教育・営業研修に有効活用できる
議事録作成ツールで作成された議事録や録画保存された商談内容は、新人教育や営業研修などに有効活用できます。優秀な営業パーソンの商談履歴を教材に使えば、全体的な営業スキルの向上に役立つでしょう。
オフライン会議（対面会議）でははZoomと議事録作成ツールの併用がおすすめ
プロジェクトの発足当初、新メンバーが加入したとき、複雑な議論内容で意見が融合しないとき、ブレーンストーミングなどでアイディアを出し合うときなどは、オンライン会議よりもオフライン会議（対面会議）のほうが適しています。
議事録作成の効率化や業務・情報のブラックボックス化防止等のため、オフライン会議（対面会議）を行う際には、Zoomと議事録作成ツールの併用をおすすめします。
参考：Zoom（ズーム）とは？機能や始め方・参加する・終了する方法を解説
