ニューノーマルセールスが広がりつつある昨今、オンライン商談の増加により、議事録の作成件数も増加しています。

次への的確な営業アクションを検討するためには、正確に議事録を作成しておく必要があるものの、その作成業務に本来業務が圧迫されることは避けなければなりません。

ここでは、ニューノーマルセールス時代における議事録作成の課題や解決法についてご紹介しています。

ニューノーマルセールスとは

ニューノーマルセールスとは、直訳すれは「新しい時代の営業」となります。昨今、よくビジネス界ではニューノーマルセールスという言葉を目にしますが、この言葉の背景にあったものが新型コロナウイルス感染拡大です。

新型コロナウイルス感染拡大により、営業職の行動が大きく制限されました。人と人との接触を避けることが感染予防の基本動作となったことから、従来型の対面商談の件数は急速に減少へと転じています。

一方で、対面商談と反比例するように増加したのがオンライン商談です。もちろん、新型コロナ以前からオンライン商談やオンライン会議は広く行われていましたが、どちらかと言えばイレギュラーな商談・会議方法とされていました。このイレギュラーがレギュラーに変わりつつある状況をニューノーマルと言い、この言葉を営業に特化してニューノーマルセールスと言います。

ニューノーマルセールス時代はオンライン商談が増える

新型コロナが拡大した当初、オンライン商談という手法は、いわば対症療法のような位置づけでした。新たにオンライン商談を導入した企業の営業職においては、「対面商談ほどの効果は望めないものの、コロナが落ち着くまでは仕方ない」という捉え方だったようです。

ところが実際にオンライン商談を行ってみると、多くの営業職は予想以上にオンライン商談の効果を実感しました。自社と訪問先の間を往復するコストの削減や商圏拡大などのメリットも手伝って、新型コロナとは無関係に、オンライン商談が拡大・定着していった流れがあります。

「オンラインでも意外にできる」という実感を社会が体感したことで、今後ますますオンライン商談が一般化していくと予想されます。

商談後の議事録に記載すべき内容

オンライン商談によって訪問先への移動が不要となれば、従来は移動に充てていた時間をオンライン商談に充てることが可能となります。つまり、商談の件数を増やせるということになります。

営業部署にとって、商談の件数が増えることは良いことなのですが、これにより新たに生まれる課題が議事録作成の工数増加です。

議事録作成の工数を振り返るべく、改めて議事録に記載すべき内容を確認してみましょう。

議事録に記載する基本的な項目

商談名・開催日時・開催場所・参加者名

商談の開催日時や参加者などの基本情報を記載します。

商談のテーマ

商談のテーマ、目的、論点などを簡潔に記載します。

商談の具体的な内容

実際に行われた商談の内容について、発言者を特定しながら具体的に記載します。

質問と回答

質疑応答の内容を記載します。訪問相手の関心対象を探るための重要な項目です。

決定した内容・決定しなかった内容

商談で決定した事項、および、当初決定を予定していたにもかかわらず決定しなかった事項についても記載します。

次回の商談までに行うべきこと

今回の商談を踏まえ、次回の商談までに行っておくべきことをまとめます。あわせて、次回の商談予定日時も記載します。

議事録作成における課題

商談を次への的確なアクションへとつなげるためには、商談ごとに正確な議事録を作成しておく必要があります。しかし、日々多忙な営業職にとっては、商談ごとに議事録を作成することは大きな負担となるのも実情です。

議事録作成における主な課題・負担について確認しておきましょう。

議事録作成は何が負担となるのか

商談の事前準備

議事録を正確に作成するためには、商談に向けた入念な事前準備が欠かせません。上長に商談内容を正確に伝え、かつ次回の商談に向けた上長からの的確なアドバイスを受けるためには、分かりやすい議事録フォーマットを用意しておくことも大切です。

メモを取りながら商談を進めること

メモを取りながら商談を進めることは、決して簡単ではありません。商談のコアとなる部分を着実に押さえながら端的にメモを取れるようになるまでは、一定の経験が必要となるでしょう。

議事録の作成作業そのもの

商談後の議事録作成業務そのものが、営業職の大きな負担となります。議事録作成のため残業している社員も多いのではないでしょうか。

議事録の共有

作成した議事録を関係者同士で共有するためには、議事録をメールなどに添付して送信しなければなりません。議事録を受信した側は、膨大なメールボックスの中から該当するメールを探し、添付ファイルをダウンロードして自身の端末へと保存します。

これら情報共有や情報管理における手間も、議事録に関連する負担となっています。

AIツールが議事録作成の課題を解決する

オンラインの利用により、商談の方法自体がニューノーマルへとシフトしつつあります。一方で、商談と紐づけされている議事録作成業務は、まだニューノーマルに対応しきれていません。議事録作成業務もニューノーマルに対応させるためには、AIツールの導入が不可欠になりつつあります。

例えばAIツールには、オンライン商談の内容を自動的に文字起こしする機能が搭載されています。これにより営業職はメモを取る必要がなくなるため、商談に集中することが可能となります。
また、文字起こしした内容を自動的に議事録へまとめる機能もあるため、営業職における議事録作成の負担を大きく軽減できる可能性もあるでしょう。
さらに、クラウド型のAIツールでしたら、議事録作成と同時に複数人で情報共有できます。議事録をメールに添付して関係者へ送信する必要もありません。
ニューノーマルセールスによって生じた新たな課題の多くを、AIツールが解決へと導きます。

ニューノーマルセールス時代の議事録はAIで自動作成

• ニューノーマルセールスとは、新型コロナウイルス感染拡大に伴い、オンライン商談が一般化した現代の営業スタイル
• オンライン商談の増加により、議事録作成の件数も増加
• 議事録作成における課題は、商談の事前準備、メモを取りながら商談を進めること、議事録の作成作業、議事録の共有など
• AIツールを利用することで、オンライン商談の内容を自動的に文字起こしし、議事録を作成することができる
• AIツールは営業職の負担軽減に繋がり、議事録作成と情報共有の効率化が可能となる

ニューノーマルセールス時代において、AIツールの活用によって議事録作成の課題を解決し、営業職の負担軽減が期待されます。

議事録作成を効率化&自動化するなら

セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTと連携した営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、いつも通りオンラインでの商談を行うだけで、商談内容をAIが自動で解析し、録画や文字起こし、議事録テンプレートに沿ってAIが商談内容を要約。商談や会議の後に内容をまとめたり、議事録を作成したりする工数がなくなります。
面倒な作業はAIに任せても良いかな、と思われましたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。

導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。