ニューノーマルセールス.1 ｜商談後はAIが自動でまとめて報告する時代に
更新日：2023年07月13日
公開日：2023年04月28日
新型コロナ感染拡大の影響により、ビジネス界では急速にオンライン商談が拡大しています。オンラインによる商談の効率化は、商談件数の増加というメリットをもたらしていますが、一方で営業現場には、商談報告書の工数増大というデメリットも生まれています。
商談がオンライン化するニューノーマルセールスの時代において、商談報告書作成の工数増大は大きな課題です。この課題の打開策として注目されているのが、AIツールです。
目次
ニューノーマルセールスとは
新型コロナウイルス感染拡大などの影響により、それまで世の中で「当たり前」だったことが当たり前ではなくなり、人々や企業の行動様式の前提が大きく変化しています。
世の中が大きく変化してきた以上、企業活動、とりわけ営業活動のやり方も大きく変化させなければ、ビジネスの潮流から取り残されてしまうことでしょう。
今まで普通に行われていた営業活動が普通ではなくなり、新たな考え方・発想に基づいた営業活動。これを、ニューノーマルセールスと言います。
なお、過去にも「ニューノーマル」という言葉が同じニュアンスで使われるきっかけとなった出来事は2回ほどありました。1つがリーマンショック、もう1つが東日本大震災です。
いずれも人々の生活やビジネス界に大きな打撃をもたらした出来事でしたが、新型コロナ感染拡大は、過去の「ニューノーマル」のきっかけとはまた異質の出来事と言えそうです。
ニューノーマルセールス時代はオンライン商談が増える
新型コロナ感染拡大の影響により、実質的に対面営業が制限されたため、急速にオンライン商談を取り入れる企業が増加しました。オンライン商談を導入した企業の中には、導入のきっかけは新型コロナではありましたが、結果としてオンライン商談の有効性を強く実感した企業もあることでしょう。
そのような実感がビジネス界全体に拡大したためか、2023年3月時点で、新型コロナは鎮静化しつつあるにもかかわらず、オンライン商談は新たな営業手法のひとつとして定着した感があります。
定着してきた以上、今もなおオンライン商談に対応していない企業は、早々に時代から取り残されるかもしれません。新型コロナをきっかけとしたニューノーマル時代では、オンライン商談がますます増えていくことが予想されます。
商談後に報告すべき内容
オンライン商談の拡大・定着によってビジネスチャンスは広がりますが、一方で、オンラインで商談が効率化されれば商談の報告業務も増大します。
主な商談報告の内容を確認しておきましょう。
商談の基本事項
訪問日時や訪問先企業の名前、対応してもらった担当者の名前・所属・役職など、商談の基本事項をまとめる必要があります。
商談内容
商談のテーマや実際に行った提案、先方からのヒアリング内容、先方が抱えているであろう課題などをまとめます。こちらからの提案に対して得られた反応も、大事な報告項目のひとつとなります。
商談の結果
成約にいたったか否かにかかわらず、商談の結果を端的にまとめます。いずれ成約にいたる可能性を感じた場合、その確度なども記載しておくと良いでしょう。
商談の課題
商談を通じて得られた課題をまとめます。先方の反応をよく振り返った上で、成約にいたるまでに想定されるプロセスもまとめておきます。
商談報告書の作成は大変
商談報告書の作成は手間も時間もかかり、とても大変な作業です。商談報告書の作成で営業マンが直面する主な課題を見てみましょう。
たくさんのメモを取りながら商談を行う必要がある
商談終了後に報告書を作成しなければならないため、商談中、たくさんのメモを取る必要があります。適切なメモを取りながら商談についていくには、一定の経験が必要です。
帰社してから商談報告書をまとめる必要がある
訪問先から帰社し、メモをもとに商談報告書をまとめる必要があります。ツールを導入せず、今もなおWordやExcelで商談報告書を作成している企業が少なくありません。
作成した商談報告書を上長などと共有する必要がある
作成した商談報告書を、上長や関係者と共有する必要があります。一般的にはメールやチャットに添付する形となるため、商談報告書を受信した側は、膨大なメッセージの中から該当のメールを探し、ダウンロードして自分の端末に保存する工程が必要です。
AIによる商談報告が課題を解決する
商談報告に関連する多くの課題は、AIにより解決できる可能性があります。商談報告に関してAIができる主な仕事を3点ほど見てみましょう。
商談の音声を自動的に文字起こしできる
商談で交わされた会話を、AIが自動的に文字起こしします。商談中にメモを取る必要がなくなるので、営業マンは会話の流れに集中できることでしょう。
商談内容の重要な部分を自動抽出できる
文字起こしした会話の中から重要な部分をAIが自動的に抽出します。営業マンは、膨大な文字の中から目視で重要部分を抽出する必要がなくなります。
商談報告書を自動作成できる
フォーマットに従い、商談報告書をAIが自動作成します。メモをもとにWordやExcelで報告書を作成する手間がありません。
商談報告書の作成には、多くの時間と手間がかかります。AIの導入により、商談報告書の作成工数が大幅に削減されれば、部署全体の業務は大きく効率化することでしょう。
AIでは対応できない営業仕事もある
AIによって商談報告業務の工数削減を図れることは確かですが、そうとは言え、商談報告のすべての業務をAIが代行できるわけではありません。
例えば、商談報告書の作成に先立ち、商談を有効なものとするための土台作りが必要です。土台作りとは、いわば先方企業との信頼関係構築のことです。人と人との信頼関係作りをAIが代行することは、恐らく永遠にできないでしょう。
また、AIが作成した商談報告書の最終的なチェックは、どうしても人の目で行わざるをえません。不要なトピックを削除したり必要なトピックを加えたりするためには、現状、人の判断を介入させる必要があります。
AIにできることはAIで対応する
新型コロナ感染拡大の影響でオンライン商談が増加し、ニューノーマルセールスが注目されています。オンライン商談の効率化は商談件数を増やすメリットがありますが、同時に商談報告書作成の工数増大というデメリットも生じています。AIツールは、商談報告書作成の効率化に役立ち、音声の自動文字起こし、重要な部分の自動抽出、報告書の自動作成などの機能があります。
しかし、AIがすべての営業業務を代行するわけではありません。信頼関係の構築や最終的な報告書のチェックは、人の目で行わなければなりません。AIは商談報告の効率化を実現しますが、人間が担うべき部分もあることを忘れてはいけません。
オンライン商談の効率化はAIツールの導入を
セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。
ChatGPTと連携した営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、いつも通りオンラインでの商談を行うだけで、商談内容をAIが自動で解析し、録画や文字起こし、議事録テンプレートに沿ってAIが商談内容を要約。商談や会議の後に内容をまとめたり、議事録を作成したりする工数がなくなります。
面倒な作業はAIに任せても良いかな、と思われましたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。
