上司へ報告する商談議事録。その情報を有効に活かすためには、大前提として議事録を正確に作成しなければなりません。
もちろん、どの営業マンも議事録を正確に作成している「つもり」かもしれませんが、一人ひとりの営業マンにおける正確性へのこだわりには温度差があります。
ここでは、商談議事録を正確に作成するためのポイントをご紹介しています。

まずは商談前に準備を整えることが大事

商談議事録を正確に作成するにあたり、まずは商談前に十分な準備をしておくことが大切です。主な準備を確認しておきましょう。

商談相手の基本情報を把握する

商談相手の名前や部署名、役職など、基本情報をきちんと把握しておきます。相手企業の公式HPに商談担当者のプロフィールが掲載されていれば、その情報も押さえておきましょう（考え方、趣味、出身地など）。

商談のテーマを明確化する

商談内容が脱線しないよう、あらかじめテーマを明確にしておきます。初回の商談から成約を目指すことは不可能なので、無理のないテーマを設定しましょう。

商談相手が抱いているであろう悩みを想像する

商談先の企業をよく研究し、商談相手が抱いているであろう悩みや課題を想像し、具体的にリストアップしておきましょう（リストを相手に見せる必要はありません）。

商談相手が目指しているゴールを想像する

想像した商談相手の悩み・課題をベースに、商談相手が目指しているゴールを想像します。想像したゴールが本当のゴールと一致した時、一気に相手企業からの信頼がアップするでしょう。

提案する内容を明確化する

提案する内容が右往左往しないよう、あらかじめ明確化しておきます。商談の流れによって柔軟に提案を変えられるよう、複数の選択肢を用意しておくと良いでしょう。

正確な商談議事録を作成するためには、以上のポイントを事前にしっかりと準備しておくことが前提となります。

正確な議事録を作成するための具体的な方法

上記の準備をしっかりと整えたら、次に、正確な議事録を作成するための具体的なポイントを1つ1つ実行していきましょう。

統一化されたフォーマットで議事録を作成する

毎回の商談において、統一化されたフォーマットを使用して議事録を作成しましょう。商談で記載するポイントにブレがないようにするためには、統一化されたフォーマットを使用することが大切です。
統一化されたフォーマットを用意していない場合には、上司と相談の上で早急に自作するか、または商談ツールなどに用意されているフォーマットを活用しましょう。

5W1Hを意識して議事録をまとめる

5W1Hを意識して議事録をまとめましょう。
議事録を読む上司は、実際の商談内容を見ていません。上司に対して正確に情報を伝えるためには、意識的に5W1Hを盛り込んだ記載にする必要があります。

なるべく代名詞を使わない

議事録の中では、なるべく代名詞を使わないようにしましょう。代名詞とは、「それ」「これ」「あれ」などの言葉です。
代名詞は、文脈のある会話の中で多用されるものです。商談をした本人は頭の中に文脈が残っているため、議事録に代名詞を用いても問題ないように感じるものですが、商談の文脈を知らない上司にとっては、頻発する代名詞が文章を非常に読みにくくする要素となります。

適宜、補足説明を加える

必要ある場合には、適宜、補足説明を加えましょう。
議事録は端的な言葉でまとめるべき報告書ですが、重大なテーマまで端的な言葉でまとめてしまうと、その内容は上司にきちんと伝わらない可能性があります。「この言葉だけでは重要性が伝わらないかも」と感じたら、必要な補足説明を加えるようにします。

ICレコーダーやAIツールを使用する

ICレコーダーやAIツールを活用し、商談の内容をすべて記録しておくようにしましょう。記録しておくことで、商談の大事なポイントを再発見できることがあるからです。
ちなみにAIツールを活用すれば、商談内容を自動的に文字起こしし、重要なポイントを抽出しながら統一フォーマットに議事録を自動作成します。正確性だけではなく、業務効率化にも役立つでしょう。

最終確認を行う

議事録を作成したら、必ず最終確認をしましょう。
誤字や脱字はもちろんですが、記載内容に不明瞭な点がないかどうかを客観的な視点で確認します。余裕があれば、上司へ報告する前に、同僚などの第三者の目で内容を確認してもらえると理想的です。

正確な議事録には事前準備が必須

商談議事録を正確に作成するためには、事前の準備と実行方法が重要です。準備段階では、商談相手の基本情報を把握し、商談のテーマ、相手の悩みや課題、ゴールを想像し、提案内容を明確化します。

具体的な方法として、統一化されたフォーマットを使用し、5W1Hを意識して議事録をまとめ、代名詞を避けて適宜補足説明を加えましょう。
まとめた内容の最終確認をして、第三者の目で内容をチェックすることで、商談議事録の正確性が向上し、情報を有効活用できるようになります。

これらのポイントを意識して商談議事録を作成すれば、上司への報告がスムーズになり、業務効率化にもつながります。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。