ChatGPT連携議事録作成ツールとは？その仕組みと導入するメリットも解説
更新日：2024年03月11日
公開日：2023年12月11日
ChatGPTと連携した議事録作成ツールは、業務の効率化に即効性があることから、導入する企業が増加しています。しかし、「ChatGPT連携議事録作成ツールを導入してみたいが、具体的なメリットがわからない」「ツールの種類が多くて、どれを選べばいいのかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。
この記事ではChatGPT連携議事録作成ツールの概要や導入するメリット、導入する際の注意点などについて解説しています。オススメのChatGPT連携議事録作成ツールも紹介していますので、自社で活用を検討している方はぜひ参考にして、業務の効率化に役立ててください。
目次
ChatGPT連携議事録作成ツールとは？
ChatGPT連携議事録作成ツールとは、会議の音声を文字起こしし、人工知能（AI）であるChatGPTが要約文を生成するツールのことです。
手作業で議事録を作成する場合は、会議の内容を録画や録音し、後で聞き返しながら文字にし、まとめる作業が必要です。ChatGPT連携議事録作成ツールを用いれば、会議の音声を聞く時間と情報を要約して入力する時間が省かれ、効率的に議事録を作れます。
自然言語処理機能を持つAIが、話し言葉や文脈を理解してくれるので、自然な言葉による記述ができ、始めに形式を指定するとこれまでと同じ仕様の議事録も作成可能です。
重要な情報や意見を自動で抽出するため、議事録の要点をまとめる時間と労力が削減できます。人による記述の差異や情報漏れを防ぐこともでき、会議後すぐに社内全体に迅速に共有することが可能になります。
ChatGPT連携議事録作成ツールの仕組み
ChatGPT連携議事録作成ツールは、音声認識AIと自然言語処理AIであるChatGPTの機能を合わせた仕組みになっています。具体的には、音声認識システム「Whisper」が会議の発言者を識別して文字起こしし、ChatGPTが会議の要点や結論を要約する流れになります。
Whisperの音声認識機能は高い正答率を誇っており、会議の音声を的確にヒアリングすることが可能です。会議の情報を漏らさず、全体を正しく捉えた文書作成が容易にできます。
会議では話し言葉を使用するため冗長表現や繰り返しなどがありますが、ChatGPTがそれらを見極め削除したり、表現の統一、調整なども行ってくれます。この作業を通して会議の主要なテーマ、項目などを効果的に抽出できるのです。
ChatGPT連携議事録作成ツールの機能
ChatGPT連携議事録作成ツールは議事録を作成するだけでなく、翻訳やタスク管理にも活用できます。ここではChatGPT連携議事録作成ツールの主な機能について解説します。
自動文字起こし
ChatGPT連携議事録作成ツールの主な機能の一つが自動文字起こしです。自動文字起こしとは、会議の音声をテキストに変換する機能であり、ChatGPT連携議事録作成ツールでは高い精度が期待できます。
ChatGPTの自然言語処理技術を採用することにより、従来の音声認識技術の精度を大きく上回ることが可能になりました。それにより、会議中の発言などをリアルタイムでほぼ実際の会話に近い文章にテキスト化できます。
会議中の発言や重要なポイントを残さず記録できますので、多人数の参加する会議や講演などでは特に効果大です。長時間にわたる講演なども、要点をまとめてくれるため、短時間で内容を把握できるようになります。その他、音声ファイルのアップロードやウェブ会議の録画などにも利用できます。
手作業による文字起こしと比較して、時間を大幅に削減できるため、本来業務に取り組む時間が増え、生産性の向上に大きく貢献してくれるでしょう。
多言語への自動翻訳機能
グローバル化が進む現代では、多言語による議論や会議が日常的になっています。多言語の混ざる会議内容を正確に議事録にするためには、正しく翻訳してまとめる必要があり、通常の議事録を作成するより時間を取られてしまうでしょう。
ChatGPT連携議事録作成ツールには、言語の種類を設定すると、会議の内容を自動的に翻訳してくれる機能がついています。自動翻訳の精度は高く、AI技術を利用して文脈やニュアンスを考慮した自然な翻訳が可能です。
リアルタイムで発言を翻訳し表示できますので、海外の技術者や経営者との打ち合わせなど行うような、国際的なビジネスシーンでも容易に情報が共有できます。海外企業や外部との連携したプロジェクトなどに活用すると、通訳を介さずとも綿密なやり取りができ、業務をスムーズに行えるようになります。
タスク管理機能
タスク管理機能とは、会議で決まったアクションやToDoを管理する機能のことです。会議の後は、タスクや次のアクションが明確になります。ChatGPT連携議事録作成ツールは、会議の要約文に含まれるアクションやToDoを自動的にタスクとして登録したり、手動で追加することが選択できるようになっています。
会議後、個別にタスクとして取り上げたり登録する必要がなくなるため、フォローアップが大変容易になるでしょう。ツールによってはタスクの進捗管理や期日の設定など詳細な管理も可能です。業務の漏れやミスが大幅に削減でき、会社全体の業務の効率化に役立ちます。
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入するメリット
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入することで、議事録作成業務を効率化でき、迅速に情報共有できるようになります。情報を漏らさず記述し、わかりやすい要約文を作成してくれるので、情報の正確性も向上します。
ここではChatGPT連携議事録作成ツールを導入する主なメリットを紹介します。
議事録作成の効率化が図れる
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入すると、議事録作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。議事録を作成するには録画や録音データを停止しながら内容を記述し、要点をまとめて仕上げる作業が必要です。
手作業だと時間もかかり、記載漏れや要点がわかりづらいなど個人の能力差も出てきます。
議事録は会議の内容や重要なポイントを正確に記載する必要があり、出席していない人にも理解しやすい要約が重要になります。
ChatGPT連携議事録作成ツールを使えば会議中にリアルタイムでテキストに変換してくれるため、おかしな記載があった場合はその場で修正や補足が可能です。後日、見直す手間がなくなり、本来の業務に集中できます。
情報共有の迅速化が図れる
ChatGPT連携議事録作成ツールを活用すると、会議の終了後すぐに議事録を作成し、メールやチャットなどで送信することもできます。質の高い議事録を迅速に共有できるため、決議内容をすぐに活用でき、情報の遅延からくる業務への支障を最低限にできます。
リアルタイムで設定した言語に翻訳することもできるので、会議中から海外のスタッフにもわかりやすく伝えられ、議論を深めることが可能です。
ツールを使えば、作成した議事録の社内共有までを自動で行うこともできます。クラウド上で共有することで、情報のアクセシビリティが高められ、社内全体の業務の向上が見込めます。
情報の正確性の向上が見込める
ChatGPT連携議事録作成ツールを使用すれば、会議の音声を高い精度で文字起こしすることが可能です。文脈やニュアンスを考慮した要約文を自然な言語で生成してくれるため、会議の内容や結果を正確に反映できます。
文章のまとめ方や形式などをはじめに指示しておけば、今までの様式に沿った議事録を作ることもできます。要約文の内容を見て編集や修正ができるので、誤った情報や不自然な文章を手直しするのも簡単です。
多言語に翻訳した要約文を評価したり改善できるので、海外の関係者にも正確に伝えることが可能になります。
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入する際の注意点
人工知能「AI」は、まだまだ発展途上であり、法による整備もこれからの段階です。AIを使用したChatGPT連携議事録作成ツールは、業務の効率化において大変役立つツールですが、導入に際しては以下の点に注意しましょう。
完全な自動化は難しい
ChatGPTは、まるで人間と会話をするような、高度な自然言語処理技術を持っていますが、決して完璧ではありません。誤った情報が違和感なく含まれていたり、不自然な文章を作成することがよくあります。
また、雑音が多い場合は発言者の特定や、発した言葉を正確にテキストに変換することが難しいこともあります。導入前には実際の会議環境で問題なく使用できるのか確認することが必要です。
情報が誤ったまま共有されるとトラブルやミスの原因になり、業務に支障をきたす可能性があります。生成された議事録は必ず人の目で確認し、修正や加筆を行うことが不可欠です。
文脈の理解が限定的
ChatGPTはテキストの文脈から議論の内容を理解しようとしますが、その範囲は限定的です。AIは過去のデータを学習して文書を生成しますが、議論の背景や目的、関係者の立場や感情などを充分には把握できないことがあります。人の目を通して正しく情報が反映されているかを確認しなければなりません。
また、専門的な用語やシステムに関しては、正しい理解をしていない可能性もあります。同じ分野の情報が少なかったり、他の情報が混在してしまうことがあるからです。生成された議事録は必ず参加者や関係者の意見、フィードバックを受け入れることが必要です。
プライバシーの概念
ChatGPTはインターネット上の大量のテキストデータを学習していますが、そのデータの出所や信頼性は不明です。生成した文章が既存の書籍やウェブサイトと酷似する可能性もあり、議事録の利用範囲によっては著作権の侵害になるケースもあると認識していなければなりません。
また、顧客情報や個人情報、機密情報などをChatGPTに入力すると、第三者に漏洩するリスクもあります。情報漏れは会社に多大な損害を与えますので、生成された議事録は情報セキュリティの観点から厳密に管理することが必要です。
ChatGPT連携議事録作成ツールを選ぶ際に確認するべきポイント
ChatGPT連携議事録作成ツールは、一旦導入すると簡単には変更できません。導入前には以下の点について十分に確認してから選びましょう。
議事録作成の精度の高さ
ChatGPT連携議事録作成ツールを選ぶ際には、議事録の精度の高さが最も重要です。議事録の精度は、正しい認識と自然な文章生成によって決まります。
テキスト変換時には発言者の声や言葉を正しく認識した正確さが求められます。また、文脈やニュアンスを考慮した自然な文章を生成する能力も重要です。不正確な情報は業務上のミスやトラブルの原因になりますので、精度の高いツールを選択するようにしましょう。
業界に専門用語がある場合にはそれに対応した機能を持つツールを選ぶことをオススメします。専門用語は認識が難しいため、適切に識別できるか確認してから導入しましょう。
UI／UX
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入する際には、ユーザーの操作性や使ってみた感触も重要です。UIが見やすく操作しやすいと、ユーザーが目的の情報や機能に迅速にアクセスできます。
複雑な操作が必要なツールでは、逆に慣れるまでに時間を要し、業務を圧迫してしまう可能性があるため、できるだけ避けたいものです。使いやすく、すぐに操作できるUIだと、導入後スムーズに議事録作成の時間や手間の削減効果が期待できます。
また、UXが快適で満足できると、ユーザーがツールの価値や魅力を感じやすくなり、ツールの利用頻度や継続率を高めることにつながります。
ツールの拡張性
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入する際には、将来的な活用方法まで見越して拡張性について確認しておくと良いでしょう。拡張性が高いと議事録作成のニーズや要件に応じてカスタマイズしたり機能の追加ができます。
新たなツールに変更すると使用方法も変わり、始めから操作を覚えねばなりませんが、既存のツールに追加やカスタマイズするだけならその手間もかかりません。初期費用もかからず、コストも安くあがります。
ツール自体を変更することなくさまざまな機能を使えれば、議事録作成の効率や効果を上げるとともに、コストやリスクを軽減することも可能になるのです。
コストパフォーマンス
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入する際には、コストパフォーマンスの良さも重要です。コストパフォーマンスの良し悪しは、ツールの利用価値や満足度に大きく関わるからです。
ChatGPT連携議事録作成ツールの利用料金は、非公開であることが多いのですが、通常は初期費用と月額料金がかかります。
高品質なツールを低価格で利用できるとベストですが、安すぎると問題がある可能性もあります。高すぎる場合は、議事録作成の担当者を決めて作成した方がコストを抑えられる場合もあるため、利用頻度を精査して決めることが大切です。
妥当な価格のツールを選ぶことで、生産性の向上や長期的なコスト削減につながりますので、よく検討してみましょう。
サポート体制
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入・運用中に、トラブルや不具合があった場合、迅速にサポートが受けられるかも確認しましょう。サポート体制がしっかりしているかどうかはツールの安心度や満足度に大きく影響します。
自社にITシステムやAIに詳しい人材が不在でも、スムーズに導入、運用できるサポート体制があると安心です。研修や使い方のサポートが充実していると導入後も継続して利用しやすいメリットがあります。
不具合やトラブルが発生したときに、画面を共有しながら相談できるオンラインチャットのサービスがあれば、迅速な解決が期待できます。
オススメのChatGPT連携議事録作成ツール5選
ここからは、数あるChatGPT連携議事録作成ツールの中からオススメの製品を紹介します。各製品の特徴やできることを解説しますので、導入する際の参考にしてください。
ACES Meet｜AIが議事録を自動作成、商談に集中でき成果を最大化！
ACES Meetは、会議やオンライン商談の録画から書き起こし、議事録作成ができるツールです。AIが自動で解析・要約し、できた議事録はすぐに社内共有が可能です。
ZOOM、Google Meet、Microsoft Teamsといった主要なオンラインMTGツールと連携ができ、リアルタイムでテキスト化します。オンラインによる会議や商談の機会が増えている昨今では、汎用性の高いツール選びは重要なポイントと言えるでしょう。
また、特に注目したいのは、会議の内容から重要ポイントを抽出したり、主要なトピックの比率などから自動で分析してくれる機能です。話し言葉や表情、抑揚までを解析対象とするため、細かなニュアンスも逃さず記録できますので、顧客情報としても利用が期待できます。
日本語音声認識においては、従来のアルゴリズムを超える精度を実現。その結果、AIまとめ機能や解析、高度な絞り込み機能により、商談内容をすぐに振り返ることができます。
議事録作成の効率化だけでなく、営業支援にも活用できるAIツールですので、営業部門の強化を考えている企業には特にオススメです。
Calqtalk
Calqtalkは、会議やセミナーの文字起こしに特化したツールです。音声ファイルからの文字起こしのほか、決定事項のまとめ、目次作成、ネクストアクション、ToDoリスト作成など便利な機能が備わっています。
議事録を見るだけで次に取るべき行動がわかり、ToDo管理もできますので、会議後のフィードバックの手間が削減できます。議事録作成の負担軽減だけでなく、生産性の向上や業務の効率化が目指せるツールです。
Rimo Voice
Rimo Voiceは、音声や動画のファイルをアップロードすると自動で文字起こししてくれるツールです。オンラインMTGツールとの連携が可能で、1時間程度の音声データを5分前後でテキスト化してくれ、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
要約機能も搭載しており、内容の要約を箇条書きにして冒頭に表示することもできますので、会議のポイントを短時間で共有できます。
YOMEL
YOMELは、インストール後すぐに対面会議やオンライン会議の議事録作成が、ワンクリックで行えるChatGPT連携議事録作成ツールです。導入や操作が簡単にできるのは、ほかのツールにはないメリットです。
議事録作成時間は以前は20分程度かかっていましたが、約0〜3分まで削減されて、大幅に時間が短縮されました。会議中の発言の中から重要な部分を絞り込む要点抽出や、Q＆Aの自動抽出、キーワードのアラート通知など多彩な機能を取り揃えています。
ChatGPT連携議事録作成ツールを手軽に使ってみたいという企業にはオススメです。
AI議事録取れる君
AI議事録取れる君は、リアルタイムで会議内容を文字起こししてくれる議事録作成ツールです。国内でも最高峰レベルのAIを搭載し、リアルタイム文字起こしや全自動要約に対応します。
1時間程度の会議であれば約1分で議事録生成が可能ですので、大幅な作成時間の短縮が可能です。ZoomやMicrosoft Teamsとの連携も可能で、共同編集や単語登録などの機能も装備しています。
チーム機能を使えば特定のメンバーのみが閲覧・編集できるので、個人情報や社外秘情報などのセキュリティ対策も万全です。
ChatGPT連携議事録作成ツールを活用し、効率性・生産性を向上させよう
ChatGPT連携議事録作成ツールを導入すると、議事録作成が効率化できるだけでなく、海外の関係者とスムーズに仕事が進められたり、生産性や営業力の向上が期待できます。
ツールごとに文字起こしや要約の精度に特化していたり、オンラインMTGと連携できたり、会議内容の分析や解析が得意など、さまざまな機能が搭載されています。自社で導入する際にはどの程度の機能や精度が必要であるのかよく考慮して検討しましょう。
オススメのChatGPT連携議事録作成ツールを参考にして導入し、AIを味方に付けて効率や生産性アップを目指しましょう。
議事録の自動作成なら「ACES Meet」
営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動でBANTCの判定や文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽にお問い合わせください。
