大半の企業で作成と提出をルール化している営業日報。マネジメントする上で重要な報告であることは間違いありませんが、一方で日報を作成する営業社員にとっては、その作成自体が大きな負担になっていることも事実でしょう。日報を形骸化させないためには、営業社員が能動的に作成・提出したいと感じるような日報システムを工夫することが大切です。

1つの方法として、日報の自動化ツールを導入することも有効な方法となるでしょう。ここでは、営業日報の意味や目的、営業日報を作成するメリット、営業日報を自動化する方法としてのツールなどについてご紹介しています。

営業日報とは？

営業日報とは、その日の営業活動の内容や結果などを記した文書を言います。
一般的には一日の業務を終えた後に作成し、上長などへ報告する形を取ります。
記載内容は会社によって異なりますが、おおむね次のような内容が記載されます。

• 当日の営業活動の予定・目標
• 当日の具体的な活動内容
• 活動から得られた成果
• 当日の反省点と改善点
• 翌日の目標

営業日報の目的

ともすると形骸化しがちな営業日報ですが、営業日報の作成・提出には明確な目的があります。
部下に目的をしっかりと伝え、営業日報の大切さを理解させる必要があるでしょう。
営業日報の主な目的は次の通りです。

• 営業活動に関する情報の共有
• 営業活動の振り返りと反省
• 問題点の指摘と改善点のフィードバック
• 優れた営業ノウハウの全体での共有

他にもいくつかの目的がありますが、基本的には情報を共有しながら全体で営業力を強化していくことが、営業日報の究極的な目標です。
営業ノウハウの属人化を防ぎながら、優れた営業手法を部署全体に標準化させていくためには、営業日報が非常に大切な役割を果たします。

営業日報を自動化する方法

現状、日報を紙ベースで作成したりWordやExcelで作成したりしている企業も少なくないと思います。
より各社員のリードタイムを短縮させるためには、日報を自動化する方法を導入してみることも有効です。
日報を自動化させる方法を簡単に見ておきましょう。

営業日報の自動化システムを自作する

日報の自動化システムは自作が可能です。
具体的な方法の例としては、Google Apps Script（GAS）の活用が挙げられます。

Google Apps Script（GAS）とは、Googleが提供する各種のサービスを自動化・連携させるためのツールのことです。
GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシート、Googleドライブなど、日常的に使用するGoogleの各種サービスを自動で処理してくれます。
また、それぞれのサービスを連携させることが可能なツールです。

GASを活用することで、メーラーの起動、フォーマットのコピペ、宛先選択、入力、送信などの日報提出に必要な一連の作業を自動化できます。
設定したタイミングで自動送信されるため、空き時間に日報の内容を記入しておけば送信漏れも起こりません。

完成済みの営業日報専用ツールを導入する

日報機能を搭載したSFA（営業支援システム）や日報アプリを利用すれば、日報自動化システムを自作する必要がありません。
いずれも決まったフォーマットに入力するだけで日報の内容を共有できるため、書く側も読む側も日報に関連するリードタイムを短縮できます。

営業日報ツールを導入するメリット

紙ベースやWord・Excelなどでの日報とは別で、昨今は専用アプリを使った日報の作成・共有も広く導入されています。
日報アプリとは、その名の通り日報の作成・共有を目的としたアプリのことです。
クラウド上のサービスですので、出張中や在宅勤務中でも簡単に編集・共有ができます。

日報アプリを導入する主なメリットを確認してみましょう。

いつでもどこでも営業日報を作成できる

インターネット環境さえあれば、時間や場所を問わず日報を作成できる点が、日報アプリの大きなメリットです。
オフィスに戻って自分のデスクで作成する必要はなく、出張先かテレワーク先かを問わず、どこでも日報作成ができます。
作成した日報はリアルタイムで共有されるため、上長も、時間や場所を問わず日報を確認できます。部下がオフィスに戻るまで待つ必要はありません。

メンバー同士で営業日報を情報共有できる

日報アプリで作成した日報は、上長だけではなく営業部署のメンバー全員が共有します。
他のメンバーの成功例や失敗例、気づき、考察などを共有できれば、自分の営業活動の見直しにも役立てられるでしょう。

コミュニケーションを取りやすくなる

ほとんどの日報アプリには、コメント機能やリアクション機能が搭載されています。
手軽に利用できる機能で、かつメンバー全員で共有できる機能でもあることから、上司と部下だけではなくメンバー同士のコミュニケーションも活発化するでしょう。
コミュニケーションの活発化により、メンバー同士でフォローし合うなどの横の連携が生まれることも期待できます。

上長の営業日報管理が効率的にできる

紙ベースでの日報は、一人ひとりがバラバラに提出してくるため上長の管理が大変です。
また、メールでの日報は、他のメールに紛れている中から探すなどの手間があるため、何らかの工夫をしなければ管理に手間がかかります。

一方で日報アプリの場合、日報画面の中に管理機能が一元化されているため、管理の手間や混乱が生じません。
日報管理がスムーズになることで、部下マネジメントも効率化することでしょう。

営業日報を作成するメリット

日報作成の方法が紙媒体かツールかを問わず、部下に日報作成を指示する上司であればこそ、日報を作成すること自体のメリットを十分に理解しておかなければなりません。
すでに日報を活用した有効なマネジメントを軌道に乗せている上長も多いと思いますが、改めて部下に日報を作成させるメリットについて確認しておきましょう。

部下それぞれの活動を可視化できる

一人ひとりの部下に付き添うことができない以上、上長が部下の行動を知るためには、日報を確認するより他に方法がありません。
部下の行動が可視化された唯一の資料が日報ということになります。

部下の行動が可視化されれば、例えば複数の営業員が同一エリアで活動するなど、部署全体での非効率を防ぐことが可能です。
効率的な営業マネジメントのためには、日報は不可欠な資料となります。

部下に適切な指導・助言ができる

日報を通じ、部下の活動内容やアプローチ予定などに問題点が見つかることもあります。
これらの問題点に対し、適切な指導や助言を行えることが、日報作成のメリットの1つとなるでしょう。
日報がなければ、部下の問題点に対して適切な指導・助言をできないばかりか、そもそも部下の問題点を発見することすら困難になるかもしれません。

営業活動の流れ・進捗を記録として残せる

日々の営業活動を日報の形で作成し提出させることで、それまでのアクションの流れや進捗を記録として残せるようになります。

例えば、特定の顧客に対する継続的なアクションの流れが記録として残っていれば、上長は、過去の活動内容に照らした今後の適切な営業の方向性を指導できます。
逆に、過去の活動内容を振り返ることで、成約に至らなかった原因を分析できるようにもなります。

部下に営業日報作成を指示する際の注意点

営業マネジメントにおいて大変有効な営業日報ですが、部下に日報作成を指示する際には、いくつかの注意点を踏まえておく必要があります。
上司が心得ておくべき主な注意点を3つほど確認しておきましょう。

営業日報作成には多大な手間がかかることを理解しておく

営業員にとって、日報作成は多大な手間がかかる仕事の1つです。
上長から見れば「たかが紙切れ一枚」「たかがWordの1ページ」という感覚になるかもしれません。
しかし、頭の中が数字で一杯の営業員にとって、日報作成の手間や精神的負担は決して軽くありません。

各営業員の活動内容を細かく知りたい気持ちは理解できます。
しかし、日報に記載すべき内容を細かく設定しすぎると、日報作成から報告までのリードタイムが長くなるため双方にとってマイナスです。
日報に記載すべき内容は、必要最小限の情報に抑えるべきでしょう。

営業日報の作成・提出自体が目的化しないよう指導する

上司にとって営業日報の目的は、日報に記載された情報を活用してマネジメントに活かすことです。
一方で営業員の中には、作成・提出することが目的化している人も少なくありません。
部下に日報作成を指示する際には、日報の目的をきちんと伝え、作成・提出自体が目的とならないよう理解させる必要があるでしょう。

営業日報をきちんと活用することで形骸化を防ぐ

上司の中にも、部下に日報を作成・提出させることが目的化している例が見られます。
日報は営業マネジメントに活かすための重要な情報ですので、提出された日報にしっかりと目を通し、必要に応じて提出者へフィードバックすることが大切です。

部下は「自分の日報がきちんと活用されている」という実感が得られなければ、やがて日報の作成・提出自体が目的化し、日報制度そのものが形骸化します。

ツールを活用して営業日報を作成するメリット

日報アプリやSFA（営業支援システム）などのツールを活用して営業日報を作成することで、主に次のようなメリットを得られます。
すでに説明した「日報アプリを導入するメリット」とあわせて確認しておきましょう。

営業日報の提出率向上につながる可能性がある

日報アプリやSFAの日報機能などのツールを活用すれば、日報作成そのものの手間が軽減されます。
日報作成に対する負担やストレスが軽減し、以前より時間もかからなくなることから、日報の提出率向上につながる可能性があるでしょう。
場所を問わずに日報を作成できることや、スマートフォンでも日報作成できることなども、提出率向上に貢献するのではないでしょうか。

過去に提出された営業日報の検索効率が向上する

ツールで日報作成をすれば、過去に提出された日報を簡単に検索できるようになります。
紙ベースでの日報の場合、膨大なファイルから手作業と目視で日報を探す必要があります。
WordやExcelでの日報の場合も保管ファイルを開いてから検索をかける手間がありますが、ツールではこれらの手間がなく瞬間的に必要な日報を検索・特定できます。
日報をマネジメントに活かす上で、検索性の良さは大事なポイントになるでしょう。

営業日報ツールを選ぶ時のポイント

日報アプリやSFA（営業支援システム）には、非常に多くの種類のツールがあります。
自社に合った適切なツールを選ぶ際には、次の4つのポイントを基準に比較検討してみると良いでしょう。

操作性がシンプルかどうか

いかに高性能な機能を搭載していたとしても、また、いかにデザイン性に優れていたとしても、操作性が複雑では営業員の負担・ストレスになりかねません。
もとより、日報作成・報告という単純な業務において、機能性を追求する意味は大きくありません。
操作性がシンプルかどうかという視点は、日報ツールを選ぶ際の盲点であり重要項目でもあると理解しましょう。

必要な機能が搭載されているかどうか

いかに操作性がシンプルであったとしても、自社に必要な機能が搭載されていなければ意味がありません。
現状の日報システムを再確認し、必要な機能を明確にした上でツールを比較しましょう。

自社のニーズに加え、テンプレート機能、ノート機能、メッセージ機能が漏れなく搭載されていることも確認しておくと良いでしょう。

セキュリティ体制は十分かどうか

日報に記載された情報の中には、社内機密に関連する情報も少なくないでしょう。
情報漏洩、不正アクセス、ウイルス感染などのリスクを考慮し、セキュリティ体制がしっかりしたツールを選ぶことが大切です。

導入コストが許容範囲かどうか

無料で利用できる日報ツールもありますが、機能性やセキュリティの面から見て、積極的にはおすすめできません。
快適かつ安心して利用し続けたいのでしたら、機能性もセキュリティ面もしっかりした有料ツールを導入したほうが良いでしょう。

ただし、有料ツールを選ぶ際にはコスト面も重視しなければなりません。
導入コストとランニングコストを明確にし、費用対効果が良いと確信できるツールを選択することが大切です。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。