オンライン商談に使うツールの選び方｜メリットやポイントを解説
更新日：2023年07月13日
公開日：2023年02月22日
フィールドセールスの前段階として重要な役割を担うインサイドセールス。人的資源の不足、営業コスト削減、新型コロナ感染予防などの様々な背景から、インサイドセールスにおけるオンライン商談が急速に普及しています。
ここでは、オンライン商談ツールを導入するメリット、ツール導入のポイント、ツールに搭載されている主な機能、オンライン商談の準備などについて詳しく解説しています。
目次
オンライン商談ツールを導入するメリット
オンライン商談には多くのメリットがあります。主なメリットを6点ほど見てみましょう。
録画機能を活用すれば後から商談内容を振り返ることができる
多くのオンライン商談ツールには、商談内容を録画できる機能が搭載されています。
商談の都度、この録画機能を利用して内容を振り返れば、継続的な商談スキルの向上に役立てることができるでしょう。
また、いわゆる「できる営業マン」の商談を録画しておけば、新人研修や営業研修に役立てることも可能。営業部門の課題とされている「営業スキルの属人化」が緩和できます。
画面共有機能で資料を共有しながら商談を進められる
有料のオンライン商談ツールには、画面共有機能が搭載されていることが一般的です。
画面共有機能とは、自分のデスクトップの画面を相手のパソコンにも同時に表示する機能です。
商談を進める上では、トークのみではなくてビジュアルに訴える図やグラフなどの資料を用いることも少なくありません。画面共有機能を活用すれば、必要な資料を互いにリアルタイムで確認しながら会話できるため、ストレスなくスムーズに商談が進むことでしょう。
相手企業を訪問する頻度が減るので1日にこなせる商談数が増える
オンライン商談の導入により、フィールドセールスの頻度・回数が大幅に減ります。
相手企業を訪問するための移動時間が削減されるということでもあるので、その分、営業パーソンには時間が生まれます。
結果として、営業パーソンが1日にこなせる商談数が増加し、営業部門全体における生産性の向上につながる可能性があります。
交通費・紙代・印刷代などの営業コストを削減できる
オンライン商談ツールの導入により相手企業への訪問頻度が減れば、その分だけ営業パーソンの交通費や出張宿泊費などが削減されます。
また、対面商談とは異なり、紙ベースでの資料を作成しなくても済むことから、紙代や印刷費などのコストも削減されます。
営業に関連する様々なコストを削減できる点は、オンラインツール導入の大きなメリットと言えるでしょう。
なお、オンライン商談における資料は、基本的にデジタルベースで作成されるため、社内のペーパレス化にも貢献します。オフィスから紙が減るだけではなく、紙ベースの資料特有の「紛失リスク」もほとんどなくなり、かつ「資料を探す手間」もほとんどかからなくなります。
リードタイムが短縮されて生産性が上がる
対面商談とは異なるオンライン商談の大きな特徴の1つが、互いに日程調整をしやすいこと。また、こま切れ時間を使えば短期間で何度も商談できる点も、対面商談とは異なる特徴です。
これらの特徴から、見込みの高い案件であれば短期間で成約につなげることも可能です。
逆に、見込みの薄い案件であれば、短期間で手を引く決断もできます。営業プロセス全体のリードタイムが短縮されることから、営業部署全体の生産性向上が期待できるでしょう。
社内会議や採用面接などにも利用できる
オンライン商談ツールとは、簡単に言えば「違う場所にいる者同士でビデオ通話できるツール」です。そのためオンライン商談にかかわらず、違う場所にいる者同士で顔を見ながら会話や打ち合わせをしたい時には、ツールが大変役立ちます。
例えば、別々のオフィスで仕事をしている同じ会社の従業員同士での打ち合わせも可能です。
また、新型コロナ対策として自宅でリモートワークしている従業員との打ち合わせ、従業員の新規採用における面接などにも活用可能です。
オンライン商談ツールを選ぶ際のポイント
オンライン商談ツールを選ぶ際のポイントとして、以下4点を確認しておきましょう。
URL接続とナンバー接続の違いを理解する
相手企業にオンライン面談へ参加してもらう方法には、URL接続とナンバー接続の2種類があります。
URL接続とは、事前に相手企業へ知らせておいたURLにアクセスしてもらってオンライン商談に参加してもらう接続方法のこと。
ナンバー接続とは、相手企業に電話番号をクリックしてもらってオンライン商談に参加してもらう接続方法のことです。
テレアポを前提にじっくりと商談したい場合にはURL接続、すぐに商談を始める必要がある場合にはナンバー接続が向いているでしょう。対象の商材や相手企業の特性などを考慮の上、適切な接続方法を検討してみましょう。
電話回線とネット回線の違いを理解する
オンライン商談の通話方式には、電話回線を使う方式とネット回線を使う方式の2種類があります。
接続のやりやすさや通信の安定感を求めるなら、電話回線のほうが適しています。ただし、電話回線を使う以上は電話料金がかかることも理解しておかなければなりません。
一方、電話料金がかからずコストを削減できるという点では、ネット回線のほうが適しています。
ただし、安定したネット回線のもとでオンライン商談をするためには、自社も相手企業も良好なネット環境を整えておく必要があるでしょう。
セキュリティを確認しておく
オンライン商談で取り扱う情報の中には、流出すると好ましくない情報が含まれていることも少なくありません。
SNSが普及している昨今では、ひとたび情報が公に流出すると止められない状況となってしまいます。そのため、オンライン商談ツールを選ぶ際には、堅牢なセキュリティシステムを搭載したツールを選ぶことが大切です。
セキュリティシステムのクオリティが高いほどツールの料金も高くなることが一般的ですが、情報流出リスクを考えれば、ここは節約を考える部分ではないでしょう。
同時接続数を確認しておく
オンライン商談には、自社と相手企業それぞれ複数名が参加することもあります。仮に「自社2名＋相手企業2名」の計4名がオンライン商談に参加するなら、4名が同時に接続できるツールを使わなければなりません。
オンライン商談ツールを選ぶ際には、同時に商談に参加する合計人数を想定し、相応の人数が同時接続できるものを選ぶ必要があります。
なお、ツールによっては、同時接続数が100名以上のものもあります。
オンライン商談ツールに搭載されている主な機能
有料のオンライン商談ツールには、実に多彩な機能が搭載されています。
以下、主に搭載されている便利機能を4点ほど見てみましょう。
名刺交換機能
大半のオンライン商談ツールには、名刺交換機能が搭載されているので、はじめての商談相手であっても失礼なく挨拶をできます。
名刺交換機能の使い方はツールによって異なりますが、多く見られるタイプが、「自分のオンライン名刺のURLをクリックしてもらう」というもの。
商談の始まりでお互いにURLを送り合えば、その場で双方が相手の名刺を確認できます。
ホワイトボード機能
オンライン商談ツールの中には、ホワイトボード機能が搭載されているタイプもあります。
ホワイトボード機能とは、会社の会議室などにあるホワイトボードと同じ役割を持つ機能のこと。商談の流れの中で図や強調文字などを使って説明したい場合には、大変重宝される機能です。
画面共有機能
先にも簡単に触れましたが、多くのオンライン商談ツールには画面共有機能が搭載されています。自分のパソコンに表示されている画面を、相手のパソコンにも表示できる機能です。
この機能があれば、商談に必要な資料をタイムリーに相手のパソコンへ表示することが可能となります。同じイメージを共有しながら商談を進行できるため、双方で認識の齟齬が生じるリスクも減ることでしょう。
商談を持ちかけた側としては、スムーズに取り出せる場所に資料を保存しておくことが重要です。
トークスクリプト表示機能
トークスクリプト表示機能とは、商談のフローをまとめた台本が表示される機能です。
「商談の始まり→商品・サービスの説明→相手企業のニーズとの一致の可能性→顧客からの質問→質問への回答→クロージング」などの流れを表示し、ムダのない商談の進行をサポートします。
対面商談においても同じですが、トークスクリプトのない営業トークは、相手にとって散漫な内容に聞こえるものです。本当に伝えたいことが伝わらず商談の成功率も低下するため、営業パーソンにはトークスクリプトの用意が必須とされています。
オンライン商談ツールにおけるトークスクリプト表示機能は、特に新人や経験の浅い営業パーソンにとって、とても頼もしい機能となることでしょう。
オンライン商談を始める前の準備
オンライン商談をスムーズに行うためには、十分な準備をしておく必要があります。必ずしも相手がオンライン商談に慣れているとは限らないので、相手の立場に立ち、細やかな準備を進めていきましょう。
以下、オンライン商談をする前の主な準備についてご紹介します。
テレアポを行う
オンライン商談をする際には、対面商談と同様に事前のアポイントを取る必要があります。アポイントを取るための入口は電話でもメールでも構いませんが、確実に相手に商談の意志を伝えたいなら、電話のほうが有効かもしれません。
アポイントを取る際に注意したい点が、相手にとってオンライン商談は、必ずしも慣れている商談方法とは限らないことです。相手は、オンライン商談を一度も行ったことがない可能性すらあります。
もし相手がオンライン商談の実施に躊躇しているようなら、利便性や自分がサポートすることを相手に伝えましょう。
例えば、オンライン商談ツールの操作は比較的シンプルであること、操作方法はすべて自分から説明することなどです。オンライン商談への抵抗を緩和させることができるでしょう。
メールでアポイントのきっかけを作る際は「件名」が大事
電話ではなくメールでアポイントを取るなら、本文の内容よりも「件名」が大事であることを理解しましょう。
相手企業の担当者には、毎日膨大な数のメールが届いています。多忙な業務の中、すべてのメールを熟読することは困難なので、直感的に「スルーしても良いメール」を見分けるセンスが身についています。
スルーされないためには、「件名」の部分に具体的な要件・日時・社名を入れることがポイントです。
「打ち合わせのお願い」などのような漠然とした件名では、高い確率でスルーされてしまうことでしょう。
プレゼン用の資料を作成する
オンライン商談で使用するプレゼン用資料を、デジタル形式で作成します。
資料のコンセプトは対面商談と同様で構いませんが、小さな画面を通じての商談であることを考慮し、細かい文字が多すぎる資料は避けましょう。また、なるべく図やグラフなどの視覚に訴える資料を作成しましょう。
文字を入れる場合にも、相手の視覚に訴える工夫をすることが大事です。
フォントサイズを大きくしたり、太字や色文字を使ったり、あえて一部の漢字を平仮名にしたりなど、読解力ではなく視覚で理解できる文字にするよう工夫してみましょう。
カメラ映りやマイクの状態を確認する
オンライン商談で相手に悪印象やストレスを与えないよう、事前にカメラ映りやマイクの状態をチェックしておく必要があります。
カメラ映りをチェックする際のポイントは、顔の明るさです。自然光が顔に差す明るい場所でオンライン商談をするのが理想ですが、そのような場所を確保できない場合には、リングライトやレフ板の活用も検討してみましょう。
マイクの状態をチェックする際のポイントは、相手側が聞いた時の声の大きさです。
マイク性能が悪い場合、相手には声が小さく聞こえることもあるので注意しましょう。マイクからの距離なども含め、一度は社内で声の聞こえ方をチェックすることをオススメします。
資料を取り出しやすい場所に保存しておく
オンライン商談の準備においては、必要な資料を取り出しやすい場所に保存しておくことが重要です。
オンライン商談に利用する端末には、普段の業務に必要となる様々な資料を保存していると思います。しかし、各種の資料が似たような場所に混在している場合、商談に必要な資料をスムーズに取り出すことができなくなる恐れもあります。
資料探しで相手にストレスを与えないよう、商談に必要な資料は1つのフォルダーにまとめておくようにしましょう。
リモートワークは効率化&自動化が大切
セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。
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