商談や会議のたびに作成する必要のある議事録。大事な書類であることに間違いはないのですが、大事な書類であればこそ、誰もがストレスなく閲覧できるまとめ方が必要となります。
ここでは、議事録の目的や作成する時のポイントなどについてご紹介しています。

【結論】議事録を人それぞれのフォーマットで作成してはならない

多くの企業では議事録のフォーマットを用意していると思われますが、中にはフォーマットを自己流にアレンジしたり、はじめからオリジナルのフォーマットを作成したりしている方がいるようです。
本人にとってみれば「良かれ」と思い行っているのかもしれませんが、議事録のフォーマットを人それぞれでまとめることは、決して良いことではありません。あらためて議事録を作成する目的に立ち返り、社内または部署内で統一したフォーマットを使用しましょう。

議事録作成の目的とは

議事録は会議や商談の内容をまとめた大事な書類であり、作成者本人の日記やメモではありません。関係者全員が議事録の内容を共有し、全体の業務をスムーズに遂行していくための書類が議事録です。つまり議事録は、「共有」されなければ、その意味をほとんどなさないことになります。
関係者全員が議事録の内容を把握するためには、共有を妨げる要素があってはいけません。
例えば議事録を紙で作成している企業においては、その議事録を誰もが簡単に取り出せるような分かりやすい場所に保管する必要があります。また、仮に議事録を誰もが簡単に閲覧できる状態であったとしても、各議事録のフォーマットが異なっていては、読む側のストレスとなり共有を妨げる要素になります。
議事録を作成する目的は、「会議の内容を誰もが分かりやすい言葉でまとめ、関係者全員がストレスなく共有できる状態にすること」と考えましょう。「共有」という点は、非常に大事なポイントです。

議事録をフォーマット化するメリット

議事録を決まった形式にフォーマット化することで、主に次の2つのメリットが生まれます。

誰にとっても読みやすくなる（=共有されやすくなる）

常に同じフォーマットに情報がまとめられていることで、誰にとっても読みやすい議事録となるでしょう。読みやすい議事録は、共有されやすい議事録にもなります。

議事録の作成が楽になる

議事録を統一フォーマットにすることで、会議中に押さえておくべき内容が分かりやすくなるため、メモを取る効率が上がることでしょう。また、常に同じフォーマット上で議事録を作成することで、徐々に作成作業自体を楽に感じられるようになります。
他にも議事録をフォーマット化するメリットはありますが、これらのたった2点にフォーカスするだけでも、議事録のフォーマット化には大きな意味があります。

議事録に書くべき基本的な項目

人それぞれの議事録フォーマットが存在する企業は、速やかに統一のフォーマットを用意するべきでしょう。議事録をフォーマット化する際の基本的な項目を確認してみます。

• 会議名・開催日時・開催場所
• 主な参加者
• 会議のテーマ
• 会議の目的
• 会議の概要
• 質疑応答の内容
• 会議で決定した事項
• 会議で決定しなかった事項
• 次回の会議開催までにやるべきこと
• 次回の会議の開催予定日時
• 備考

これらの項目だけでは収まりきれない大事な議論もあるかと思いますが、様々な議論に備え、あらかじめフォーマットの項目を多く設定しておくことはおすすめできません。
基本項目からはみ出る重要な議論をした場合には備考欄にまとめて記載しておいた方が、読んだ側は分かりやすくなり、作成する側は楽になります。

議事録を作成する際のポイント

会議の議事録を作成する時のポイントについて、形式面と内容面に分けて確認してみましょう。

形式面のポイント

• 主語・述語を明確にする
• 5W1Hを意識する
• なるべく箇条書きにする
• 議事録の統一フォーマットを用意しておく

議事録に記載する文言は端的であるほど分かりやすくなりますが、主語・述語が不明瞭にならないよう最小限の加筆は必要です。箇条書きを使う際には特に注意しましょう。

内容面のポイント

• 事前に会議の目的を十分に理解しておく
• 定量的な情報にまとめられるよう意識する
• 過不足のない情報を入れる
• ICレコーダーやITツールも活用して情報をまとめる
• 議事録を見直して必要な修正・編集を入れる

ポイントを押さえた議事録を作成するためには、ひたすらメモに頼るばかりではなく、スマートフォンのボイスレコーダーやITツールを活用した方が現実的です。

議事録を作成する際の注意点

議事録を作成する際の注意点を3つほど確認しておきましょう。

作成者の主観を排除する

会議で交わされた発言に一切の主観を入れず、徹底して客観的な視点から議事録を作成します。話者の言葉を「解釈」せず、そのままの情報を記載します。

要点をコンパクトにまとめる

要点をコンパクトにまとめて議事録へ記載します。話し言葉は冗長になりがちですので、議事録の趣旨に不要な部分は削除しましょう。

会議後、できるだけ早く関係者で共有する

会議不参加者の中にも会議のテーマに関係する人がいれば、速やかに議事録を作成して共有します。議事録は関係者が業務を遂行する上での重要な判断基準となるため、共有スピードが非常に大切です。

議事録のフォーマットは統一を！

議事録は、会議や商談の内容を関係者全員がストレスなく共有できるようにまとめる重要な書類です。統一されたフォーマットを用意し、読みやすく共有しやすい議事録を作成することが求められます。以下の点に注意して議事録を作成しましょう。

1. 統一されたフォーマットを使用する
2. 読みやすく、共有しやすい議事録を心がける
3. 議事録に記載する項目を適切に設定する
4. 形式面と内容面のポイントを押さえる
5. 作成者の主観を排除し、客観的な視点で記述する
6. 要点をコンパクトにまとめる
7. 会議後、できるだけ早く関係者で共有する

議事録の作成は、業務遂行において重要な判断基準となるため、適切な方法で作成し、速やかに共有することが大切です。これらのポイントに留意し、効果的な議事録作成を心がけましょう。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。