商談や会議などの後に作成が必須となる議事録。大切な資料であることは承知しているのですが、その作成には手間や時間が掛かることも事実です。議事録作成のために多くの手間や時間が割かれれば、本来業務を圧迫して本末転倒となりかねません。

ここでは、商談・会議の議事録作成を効率化させる方法やAI議事録作成ツールの選び方を紹介します。

議事録の作成を自動化すれば業務全体の効率化につながる

結論からいうと、議事録作成は「議事録作成ツール」に任せることで、大幅な効率化が実現します。すでに議事録作成ツールを導入している企業も少なくないと思いますが、その高い利便性から、もはやツールが重要な営業パートナーとなっている企業もあることでしょう。

議事録作成が効率化すれば、担当者の業務が大きく軽減されます。軽減されて余裕が生まれた分、様々なリソースを本来業務へと回すことができます。結果として、部署や会社全体の業務効率化につながることでしょう。

商談・会議の議事録作成の重要性と課題

議事録は会議の内容を記録し、参加者や欠席者が会議の内容を確認できるようにするための重要なツールです。そのため、効率的で正確な議事録作成はビジネスの成功に対して重要な役割を果たします。

議事録作成の目的とその価値

議事録作成の主な目的は、会議での討議内容、決定事項、行動計画を明確に記録し、後日参照できるようにすることです。これにより、参加者は自分の理解を確認し、必要な行動を計画することができます。

また、議事録は欠席者が会議内容を把握するための情報源ともなります。重要な意思決定が行われる会議であればあるほど、議事録の存在の重要性は高まるでしょう。

さらに、議事録は組織の記録としての役割も果たします。それらは、ナレッジの蓄積や新人のオンボーディングや育成に活かすこともできます。

議事録の作成における問題点

議事録の作成には多くの課題があります。まず最初に、議事録作成は非常に時間がかかる作業です。商談や会議中にメモを取ったり、終わってからメモリや録音を元に議事録を作成したりすることは、時間と労力を大幅に消費します。

次に、人間が議事録を作成する場合、その質は作成者のスキルに大きく依存します。議事録作成者が会議の内容を正確に理解し、重要な点を把握することが求められます。これには集中力と理解力が必要で、商談や会議で話しながら理解するのは困難でしょう。さらに、議事録作成者が会議の全てを記録しようとすると、本来会議に参加して議論に積極的に参加すべき時間が減少してしまいます。

最後に、議事録作成では、個々の主観が文書に反映される可能性があります。これは、議事録が必ずしも会議の真実を正確に反映していない可能性を意味します。この問題は、議事録が法的な証拠や監査のための文書として使用される場合は特に深刻な課題となるでしょう。

そもそも議事録作成は何が大変なのか？

そもそも議事録作成では、何が大変なのでしょうか？AI議事録作成ツールの導入を検討する前に、議事録作成が大変と言われる理由を見ていきましょう。

会議中にメモを取るのが大変

議事録を作成するための情報源として、会議中にメモを取る必要があります。会議の流れに置いていかれないようメモを取り続けるためには、絶えず高い集中力を発揮している必要があります。会議が終わった後は、疲労でぐったりしてしまうかもしれません。

会議後の議事録作成が大変

会議中に取ったメモをもとに、ポイントを押さえた過不足のない議事録を作成する必要があります。話者を特定しながら発言内容を端的にまとめる作業は、かなりの労力を要するでしょう。

議事録の共有が大変

WordやExcelなどで議事録を作成した場合、他のメンバーと議事録を共有するためには、一般的にメールやチャットへ添付して送信する形となります。

メールやチャットを受け取ったメンバーは、膨大なメッセージの中に埋もれた議事録を探し出さなければなりません。また、探し出した後に添付ファイルをダウンロードし、自身の端末へと保存する必要もあります。議事録を共有するまでに、一手間も二手間も掛かります。

AI議事録作成ツールで効率化できること

ご紹介したように、商談・会議などの議事録作成には大きな手間が掛かりますが、これらの手間の掛かる作業の多くを自動化するツールが、AI議事録作成ツールです。AI議事録作成ツールに搭載されている主な機能を確認しておきましょう。

音声を自動的に文字起こしする

商談・会議で交わされた音声を、自動的に文字起こしする機能が搭載されています。

従来、議事録作成のためには、商談や会議の最中にメモを取ったり、録音したりして手作業で文字起こしをする必要がありましたが、AI議事録作成ツールを導入すれば、話者を特定しながら自動的に文字起こしが行われます。この機能だけでも、議事録作成の工数が大きく削減されるでしょう。

重要な内容を自動的に判定して表示する

商談の中には世間話や重要性の低い会話も含まれますが、それら商談で交わされた様々な会話の中から、重要な部分をAIが自動的に抽出してハイライト表示します。文字起こしされた膨大なテキストから重要部分を探す手間が省けるため、商談の振り返りが効率化していくことでしょう。

自動的に議事録を作成する

あらかじめ設定されたフォーマットに従い、AIが自動的に議事録を作成します。最終的な議事録の微調整には人の目が必要となるものの、議事録作成に掛かる作業工数は大幅に削減されます。

※AI議事録作成ツールは多くの企業がリリースしていますが、必ずしも上記機能のすべてを搭載しているわけではありません。

業務効率化につながるAI議事録作成ツールを選ぶポイント

AI議事録作成ツールを選ぶ時には、以下の3点を基準に各ツールを比較してみましょう。

音声認識レベルとAIの学習精度が高いか

AI議事録作成ツールの要となる部分が、音声認識レベルとAIの学習精度の高さです。とりわけ音声認識レベルの高さが重要です。事前に無料トライアルなどを利用し、各メーカーがリリースしているAI議事録作成ツールの音声認識レベルを比較するようおすすめします。

操作性がシンプルか

AI議事録作成ツールに限らずいかなるツールであれ、操作性が難しいものはやがて社内で形骸化していく可能性がとても高いです。パソコン操作の習熟度にかかわらず、すべての社員が無理なく使えるよう、操作性がシンプルなAI議事録作成ツールを選ぶようにしましょう。

主なオンライン会議ツールとの連携機能があるか

オンライン商談やオンライン会議から自動的に議事録を起こすためには、オンライン会議ツールと連携機能のあるAI議事録作成ツールを選ぶ必要があります。

一般的には「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」の3つがオンライン会議ツールとして広く利用されているため、まずはこれら3つとの連携機能があるかどうかを確認しておくと良いでしょう。

AI議事録作成ツールを使う上での注意点

AI議事録作成ツールを導入する際に知っておきたい注意点を確認していきます。

議事録の最終確認や修正には人の手が必要

AIが作成した議事録は、一度、人の目を通して最終確認をしましょう。不要なトピックがあれば削除したり、必要なトピックが抜けていれば加筆したりなど、議事録の微調整は人の手で行う必要があります。

ある程度の雑音対策が必要

雑音の多い環境では、ツールが雑音を拾ってテキスト化してしまう恐れがあります。最近のツールには雑音対策やフィラー音対策が搭載されているものが少なくありませんが、あまり雑音の多い環境での使用は望ましくありません。

AI議事録作成ツールの導入で業務効率化を

最後にAI議事録作成ツールの導入に向けて、ポイントをおさらいしましょう。

• 議事録作成に掛かる手間や時間が業務効率化の妨げとなる
• AI議事録作成ツールで音声を自動文字起こしし、重要内容の抽出や議事録の自動作成などで効率化を実現
• ツール選びのポイントは音声認識レベル、操作性、オンライン会議ツールとの連携機能の有無
• 注意点として最終確認や修正には人の目が必要、雑音対策も必要
• AI議事録作成ツールの導入で議事録作成の工数削減が可能であり、業務全体の効率化につながる

これらのポイントを踏まえ、AI議事録作成ツールを導入することで、商談・会議の議事録作成を効率化させることができます。手間や時間を削減し、本来業務に集中できる環境を整えることで、部署や会社全体の業務効率化が期待できます。

議事録の自動作成なら「ACES Meet」を

オンライン商談の効率化には、テクノロジーを活用することが重要です。効率化をするためのツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動で文字起こしと議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽に「ACES Meet」にお問い合わせください。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。