営業職にとって、書き方にブレのない報告書を作成することは、自分にとっても報告書を受け取る上長にとっても、非常に大切なポイントとなります。
ここでは、ブレない報告書作成の大切さ、ブレのある報告書が生むデメリット、ブレない報告書の作成方法についてご紹介しています。

ブレない報告書は営業職にも上長にもメリットがある

ブレのない形で作成された報告書は、作成する営業職本人にとっては「ストレスのない作成」につながり、報告書を受け取る側の上長にとっては「読みやすさ」や「共有のしやすさ」につながります。
営業職の視点と上長の視点に分け、ブレない報告書の大切さを理解していきましょう。

営業職の視点

ブレのない報告書とは、いわば形式がフォーマット化された報告書です。
形式がフォーマット化されていれば、商談や会議で押さえるべきポイントが明確になり、メモを取る効率や精度が上がります。また、常に同じフォーマットに落とし込む作業を通じて徐々に作成に慣れていくため、ストレスなく報告書を作成できるようになります。作成作業の時短にもつながるでしょう。

上長の視点

部下の報告書のフォーマットがブレずに統一されていれば、その時点で注目すべき情報の場所をすぐに見つけられるため、内容チェックの効率化につながります。内容チェックの効率化は、結果として「部下との情報共有のしやすさ」にもつながるでしょう。

Excel等で作成したフォーマットを使用するデメリット

ブレないフォーマットで報告書を作成することは、営業職と上長の両方とってメリットとなります。ただし、仮に統一フォーマットで作成された報告書であっても、Excel等のソフトで作成した報告書にはさまざまな問題があると言わざるを得ません。
Excel等のソフトによる報告書のデメリットについて、営業職と上長の視点から見てみましょう。

営業職の視点

帰社してからPCを立ち上げて報告書を作成する必要がある

Excel等で報告書を作成する場合、商談先から帰社して自分のデスクに座り、PCを立ち上げて報告書を作成しなければなりません。報告業務に多くの時間を割かれます。

報告書を上長等と共有するための手間がかかる

作成した報告書をメール等に添付し、上長をはじめ関係者と共有する必要があります。メールソフトを開いてアドレスを特定するなどの手間がかかります。

報告書が活かされにくくなると報告業務自体が有名無実化する

後述する通り、Excel等で作成した報告書を確認するには上長にも手間が生じます。やがて報告書が上長に活かされなくなり、報告業務自体が有名無実化するかもしれません。

上長の視点

部下の報告書を探して1つ1つファイルを開く必要がある

膨大なメールボックスの中にある部下の報告書を探し当て、1つ1つ添付ファイルを開く手間がかかります。開いた添付ファイルを端末に保管するのも一手間です。

過去の報告内容を振り返るのが難しい

過去に報告された重要な内容を振り返る際、該当の報告ファイルを特定するための作業に手間も時間もかかります。

部下に適切なアドバイスをしにくくなる

報告書の確認に手間も時間もかかることから、報告書の確認が手薄になる可能性があります。せっかくの報告書を活かしきれず、部下に適切なアドバイスをしにくくなるかもしれません。

営業職と上長のデメリットを克服するAI報告ツール

上記のデメリットを克服しつつ、ブレのない報告書を作成するために役立つツールが、AI報告ツールです。
AI報告ツールを導入するメリットを、営業職の視点と上長の視点に分けて見てみましょう。

営業職の視点

AI報告ツールが商談報告書を自動的にまとめてくれる

AI報告ツールを導入すれば、オンライン商談などの文字起こしや商談報告書の作成が全自動で行われるようになります。

営業職が行うのは報告書の最終チェックのみ

商談報告書の作成において営業職が行うのは、AIが作成した報告書の内容をチェックするのみです。必要に応じて部分的に修正すれば、報告書が完成します。

上述のデメリットをすべて克服できる

報告書の作成が自動化されることに加え、作成と同時に上長の端末画面で内容を確認できるため、メール送信等の必要がありません。上長も内容を確認しやすくなり、報告書の有名無実化を防げるようになるでしょう。

上長の視点

部下全員のフォーマットを統一化できるため報告書のブレがない

AI報告ツールのフォーマットは統一化できるため、すべての部下の報告書にブレがありません。読みやすくて共有しやすい報告書となります。

自社流にカスタマイズも可能

AI報告ツールのフォーマットを自社流にカスタマイズすることも可能です。もちろん、カスタマイズしたフォーマットは部下全員と共有できます。

上述のデメリットをすべて克服できる

部下が報告書を作成すると同時に、上長の端末にも内容を表示できるため、メールを1つ1つ探す手間がかかりません。報告書は自動保存されるため、端末に保存する作業も不要です。過去の内容も簡単に検索できます。報告書が確認しやすくなれば、部下へのアドバイスも生きてくるでしょう。

報告書は自動作成で効率化を

営業職にとって、ブレのない報告書作成は非常に重要です。これにより、営業職自身のストレスが軽減され、上長にとっても読みやすく共有しやすい報告書が作成できます。しかし、Excelなどのソフトで作成した報告書にはデメリットが存在し、営業職と上長の両方に影響を与えます。

AI報告ツールの導入により、以下のメリットが期待できます。

• 報告書作成が自動化され、営業職は最終チェックのみに専念できる
• 報告書のフォーマットが統一され、上長にとって読みやすくなる
• 自社流にカスタマイズ可能で、全員で共有できる
• 過去の報告内容が簡単に検索できる

特に報告業務が多い営業部署では、AIが搭載されているツールの導入がオススメです。これにより、報告業務にかかる時間を短縮し、本来の業務へ注力できるようになることが期待されます。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。