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議事録と会議録の違いは?議事要旨・議事概要との違いも合わせて解説

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更新日:2024年01月17日

公開日:2023年12月12日

商談や会議のまとめ資料として、議事録と会議録どちらを作ればいいかわからない人は少なくありません。議事録と会議録の内容を理解したうえで作成のコツを理解すると、社内全体で活用できる資料を作れるようになるでしょう。

この記事では、議事録と会議録の違いを説明したうえで、議事要旨や議事概要とも比較して解説します。

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議事録と会議録の違い

議事録と会議録には内容の違いが少々あるものの、ほぼ同じ書類として扱われます。weblio辞書(※1)(※2)に記されている、議事録と会議録の内容は以下のとおりです。

  • 議事録:議事の内容・審議経過・議決事項などを記録したもの。会議録。
  • 会議録:会議の内容、経過を記録した文書。議事録。

議事録と会議録は、話し合いの始まりから終わりまでの流れを記述する点で共通しています。ただし、会議録においては、議事録のように議決事項の記録は必須ではありません。フォーマットによっては会議録であっても議決事項を盛り込む場合もあるため、それぞれに大きな違いはないといえます。

(※1)参考:weblio辞書「議事録」

(※2)参考:weblio辞書「会議録」

参考:議事録とは?意味や目的、記載項目から作成する際のコツも解説

議事録と混同しやすい「議事要旨・議事概要」とは?

議事録と混同しやすい「議事要旨・議事概要」は、会議内容を要点にまとめた資料です。議事録との目的や形式、内容の違いを理解し、自身が作るべき資料を把握しましょう。

議事録と議事要旨・議事概要との「目的」の違い

議事要旨・議事概要は、議事録よりもさらに簡略化されたもので、大勢への話題の周知に利用されます。

プラモデルの説明書にたとえると、議事録が文章のみの、議事要旨・議事概要はイラストつきの設計図のような役割です。議事要旨・議事概要は、議事録よりもさらにわかりやすく、簡潔に作成することを心がけます。

議事録と議事要旨・議事概要との「形式」の違い

議事録は会話形式での作成も可能ですが、議事要旨・議事概要は要約や箇条書きのようなシンプルなスタイルが主流です。

議事録の会話形式の例

  • A部長:議事録作成簡略化のために、AIによる議事録自動作成ツールの導入を進めたいと考えている。
  • B専務:賛成だが、AIによる文字起こしの精度はまだ低いと聞く。議事録の質が落ちる可能性もあるだろう。
  • C課長:AIによる文字起こし精度は年々高まっている。ただし、最終チェックは人間の目で行うほうがよいだろう。
  • A部長:議事録作成ツールには無料のお試しがあるので、1ヶ月使ってみるのはどうか。

議事要旨・議事概要の例

  • 議事録作成簡略化を図る
  • 議事録作成ツールには無料のお試しを利用する
  • 文字起こし精度のチェックを行う

議事録と議事要旨・議事概要との「内容」の違い

議事要旨・議事概要は多くの人に読まれることが前提のため、不要な部分の省略を行っても問題ありません。前節の「議事要旨・議事概要の例」のように、内容が正しく伝わる書き方であれば、発話者を省略する場合もあります。議事要旨・議事概要は読みやすさに特化して作成する資料です。

議事録作成する際の5つのコツ

議事録を作成するにあたって、よりスムーズになるコツがあれば知っておきたいところです。資料の読みやすさにも気を配り、多くの人に読んでもらえる議事録作成を目指しましょう。

フォーマットを固定する

前章で解説したように、議事録に書く内容を決めてフォーマット化し情報を整理します。特に、会議が次回以降も開催される場合、形式にまとまりがないとあとから見返すときに不便です。

議事録として書き残しておくことをフォーマット化し、次回以降も使用すると情報の質を保てます。議事録のフォーマット化は資料としての見た目も整うので、書類整理にも役立つでしょう。

箇条書きでまとめる

議題や会議内容、決定事項や懸念事項は箇条書きでまとめ、読みやすい議事録作成を目指します。内容の正確さや情報の豊富さにこだわると、文章が長くなりまとめにくいものです。

議事録では要点を一文の短い箇条書きに収めつつ、冗長な表現を避けるよう心がけます。ポイントを端的にまとめると、伝えたいことをストレートに表現でき読み手に優しい議事録となるでしょう。

発言者を明確にする

特に、会話形式の議事録では、誰の発言なのか明確な記述が必要です。

たとえば、発言者が自社の参加者なのか、クライアントなのかで言葉の意味合いが大きく異なります。発言内容の正確な記述も大事ですが、話者を明確に記載できるよう会議中にメモや録音をしましょう。発言者の名前だけでなく、役職や肩書きなども記しておくと誰が見てもわかりやすい議事録となります。

結論ベースで記載する

会議内容を記述する際、読みやすさのために結論を先に述べてから詳細を書くという流れを意識します。以下は「議事録作成のポイントを押さえて書き直しする」を結論にした場合の例文です。

修正前

  • 理由:今回初めて議事録作成をしてみたものの、上司から要点がわかりにくいと指摘された。
  • 結論:そのため、議事録作成のポイントを調べながら作成し直すことにした。

修正後

  • 結論:議事録作成のポイントを押さえてから、資料を作成し直すことにした。
  • 理由:なぜなら、今回初めて議事録を作成してみたものの、上司から要点がわかりにくいと指摘されたからだ。

修正後のように結論を先に記述したほうが、あとの文章への理解度が深まります。読み手が忙しい場合でも、議事録の要点をスムーズに伝えることが可能です。

不明点は会議中に解決しておく

話し合いでの不明点やわからない言葉は、あとから質問するのではなくなるべく会議中に解決しておきます。

特に、新入社員や慣れない会議への代理出席者は、不明点が出てくることは少なくありません。議事録作成をスムーズに進めるには、わからないことをその場で聞き解決しておくのがオススメです。

会議中に質問しにくい場合は、不明部分をメモしておき終了後に速やかに確認しましょう。

フレームワークを活用する

「会社に議事録のフォーマットがない」「既存の様式では内容が物足りない」という場合、フレームワークを活用して議事録様式を自己作成するのもよいでしょう。以下は、議事録作成で使えるフレームワークの例です。

フレームワーク内容
5W1H5つのWと1つのHに答える形式。網羅すると読み手に情報が伝わりやすい内容になる。When:いつWhere:どこでWho:だれがWhat:何をWhy:なぜHow:どのように
FOCEP会議中の発言を重要度の高い順番(F、P、C、E、O)で記載する形式。事実や計画は最も重要度が高く、意見は主観や感想が含まれがちなため低い。Fact:事実Plan:計画Cause:原因Evaluation:評価Opinion:意見
CREC結論から文章を構成し、伝えたいことを整理できる。Conclusion:結論Reason:根拠Example:事例Conclusion:結論
ロジックツリー問題を複数の要素に分解し、解決策を導く方法。たとえば「残業が多い」という課題に対して、原因を「業務量が多い」「作業が複雑」「人手不足」などと挙げ、それぞれの解決策を考える。図に落とし込むとわかりやすい。

議事録作成を効率的にするオススメの議事録自動作成ツール5選

議事録作成をスムーズに行うには、AI機能が搭載された議事録自動作成ツールの使用が効果的です。ここでは議事録自動作成ツールを5つ紹介するので、機能の比較に役立ててください。

ACES Meet|AIが議事録を自動作成、商談に集中でき成果を最大化!

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こんな企業にオススメ!

  • 文字起こしの精度にこだわりたい
  • オンライン・オフラインのどちらでも使いたい
  • 営業のスキルアップにつなげたい
  • セキュリティ面にもこだわりたい
  • さまざまなツールと連携したい

ACES Meetは、株式会社ACESが提供する高度なAI技術を搭載した議事録自動作成ツールです。東大・松尾研発ベンチャーのハイクオリティなAI技術により、会議の文字起こしから議事録作成までをスムーズに行えます。

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日本語音声認識において従来のアルゴリズムを超える精度を実現。その結果、AIまとめ機能や解析、高度な絞り込み機能により、商談内容をすぐに振り返ることができます。

議事録作成だけでなく相手の表情や話した内容の分析が可能なので、重要な商談での活躍も可能です。また、ログイン時の二要素認証や資料を外部へシェアする際のパスワード管理機能がついているため、セキュリティ面も安心して利用できます。

問い合わせは30秒で完結するので、ぜひHPにアクセスしてみましょう。

参考:ACES Meet

AI GIJIROKU

こんな企業にオススメ!

  • 海外顧客や外国支社とのやりとりがある
  • 音声認識精度にこだわりたい

AI GIJIROKUは、株式会社オルツが提供する議事録自動作成ツールです。ZoomやSkype、Microsoft Teams、Google Meetなど、さまざまなオンライン会議ツールの議事録作成ができます。また、リアルタイム翻訳は30ヶ国語に対応しているため、世界各国のメンバーと日本語を通して会話が可能です。音声認識精度は99.8%であり、出席できないメンバーに対してもミーティングの内容でも正しく伝えられます。

利用料金は年間・月々のどちらでも選べるため、使用感を試してみたい企業にもオススメです。

AmiVoice®ScribeAssist

こんな企業にオススメ!

  • 専門用語や方言などの認識にこだわりたい
  • 幅広い層とのコミュニケーションを想定している

AmiVoice®ScribeAssistは、株式会社アドバンスト・メディアが提供する議事録自動作成ツールです。音声認識に優れており、過去の議事録や会議データを用いて単語を認識します。業界特有の専門用語が使われるミーティングや、方言の認識が必要なケースでの活躍が可能です。ポップアップ字幕機能を使えば、聴覚に障がいがあるクライアントとのコミュニケーションもスムーズに行えます。

会議準備から議事録作成までをワンストップで行えるため、効率アップやスピード重視の企業にもオススメです。

AutoMemo

こんな企業にオススメ!

  • ウェブ会議だけでなく対面でのミーティングでも使用したい
  • 録音データをWi-Fiだけでパソコンへ送りたい

AutoMemoは、株式会社アドバンスト・メディアが提供する議事録自動作成ツールです。手のひらサイズのボイスレコーダーシリーズで、ウェブ会議のみならず対面ミーティングでも使用できます。録音したデータはWi-Fiでパソコンに飛ばせるため、インターネット環境がなくても問題ありません。

AutoMemoの利用には、買い切りのボイスレコーダーと文字起こしサービス料が必要です。文字起こしサービスは月額プランなら初月無料で利用可能なので、まずは使用感を試したい人にも向いています。

スマート書記

こんな企業にオススメ!

  • 文字起こし精度にこだわりたい
  • 議事録自動作成ツールのさまざまな機能を使いたい

スマート書記は、エピックベース株式会社が提供する議事録自動作成ツールです。会議音声の録音から議事録作成、メール共有まで、ミーティングにおけるすべてのタスクを完了できます。AIによる文字起こしの精度は90%以上を誇るため、手直しの労力を最小限にとどめることが可能です。さらに用語登録やフィラー除去機能がついているため、設定によっては文字起こし精度をさらに高められます。

料金は月々10,000円から利用人数によって変わるため、気になる人は一度見積もりを出してもらいましょう。

会議の効果を最大限にする会議録・議事録を作成しよう

会議録と議事録は、話し合いの内容を記録しておくという意味で共通しているため、大きな違いはありません。会議で話し合った内容を有意義なものにするには、会議録や議事録をわかりやすく作成し今後の活動に活かす姿勢が重要です。

会議録や議事録の作成ポイントを理解し、要点がスムーズに伝わり読みやすい資料を作りましょう。

議事録作成の効率化ならACES Meet

営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動でBANTCの判定や文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽に資料をダウンロードしてみてください。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。

  • AIが議事録を自動作成 商談・会議に集中! 成果に直結!
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