オンライン商談に必要なものは？おすすめのツールや機材も紹介
更新日：2023年08月21日
公開日：2023年08月21日
多くの業種・業界で急速に拡大しているオンライン商談。営業圏の拡大や商談件数の増加など、多くのメリットをもたらしているオンライン商談ですが、スムーズに商談を進めるためには相応の準備が必要です。
ここでは、オンライン商談の本格導入を予定している企業様に向け、オンライン商談に必要なものをまとめて紹介します。
目次
オンライン商談に向けた体制づくり
オンライン商談を始めるにあたり、まずはオンライン商談を行うための体制づくりが必要です。体制づくりにおける重要なポイントを4点、見てみましょう。
オンライン商談に適した場所の確保
自分の声をクリアな状態で相手へ届けたり、相手の声を正確に聞き取ったりするためには、オンライン商談に適した静かな場所を確保する必要があります。
オフィスでオンライン商談を行うなら周囲の業務音から遮断されている個室、自宅でオンライン商談を行うなら子供などの生活音が入らない部屋を選びましょう。
安定的なインターネット環境
オンライン商談の途中で映像や音声が途切れることのないよう、安定的なインターネット環境を整えましょう。無線LANではなく有線LANでのインターネット環境を推奨します。
ツール操作の習熟
オンライン商談に使うツールに習熟しておくことが大切です。イレギュラーな事態が発生してもスムーズに回復させられるよう、様々なリスクを想定して同僚と練習してみてください。
クライアントへの打診
オンライン商談を導入するにあたり、クライアントへ理解や準備を促す必要もあります。クライアントが導入を拒否しているにもかかわらず、無理にオンライン商談を推し進めた場合、大事なビジネスチャンスを逃す恐れがあるのでご注意ください。
オンライン商談に必要な機材
オンライン商談の体制づくりと並行し、オンライン商談に必要な機材も整えます。最低限、以下でご紹介するものをご用意ください。
端末（パソコン・タブレット・スマートフォン）
オンライン商談に使用する端末として、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを用意します。相手が示した資料を正確に読み取るためには、タブレットやスマートフォンの画面では小さすぎるため、なるべくパソコンを使用しましょう。CPUスコアやメモリ数値にも注目して機種を選択してください。
Webカメラ
多くのノートパソコンにはWebカメラが搭載されていますが、より鮮明な画像を送るために、ハイスペックな外付けのWebカメラを設置するようおすすめします。
ヘッドセット（イヤホン・マイクでも可）
クリアな音声の送受信を行うため、ヘッドセットを用意しましょう。イヤホンとマイクのセットでも構いません。有線タイプのほうが安定しているのでおすすめです。
オンライン商談ツールの導入
オンライン商談そのものはZoom等のWeb会議システムで簡単にスタートできますが、これらのWeb会議システムは、基本的に「離れた者同士で商談・会議をする仕組み」に他なりません。
営業部署全体の業務効率化や業務洗練化を目指すならば、オンライン商談に適した別途ツールの導入は不可欠となるでしょう。
導入を検討したい3種類のツールをご紹介します。
CMR
顧客との関係性を集約するためのツールです。顧客情報を一元管理したり、各顧客に適切なアクションを取ったりするための基盤的なツールになります。
SFA
案件単位やプロジェクト単位で各種情報を管理するためのツールです。進捗状況、成約までの想定期間、過去の対応履歴などを閲覧できます。
なお、CMRとSFAは機能的に重複する部分が少なくありません。そのため、どちらか一方のみを導入している企業も多いようです。
議事録作成ツール
オンライン商談の録画・録音、商談内容の文字起こし、議事録の自動作成などを行うAIツールです。導入することで、オンライン商談に関連する各種業務の効率化を図ることが可能となります。
2023年現在、多くの開発会社から議事録作成ツールがリリースされていますが、その一例としてACES Meetをご紹介しましょう。
ACES Meetとは
ACES Meetとは、東大松尾研発ベンチャーのAI技術を活用して誕生した議事録作成ツール。商談の内容をAIが解析し、ポイントを絞って議事録を自動作成します。
主な機能は、商談の録画や文字起こし、重要なトークの抽出、商談中に話したトピックの比率分析、議事録の自動作成など。表情や話し方のトーン、リアクションなどから、話者がそのテーマにどれだけ関心を持っているかをAIが解析する機能もあります。
ツールに保存された映像やテキスト情報はもとより、AIによる各種解析結果や自動作成された議事録なども、瞬時に関係者の間で共有が可能。議事録をメールに添付して送信する必要はありません。
Web会議ツールと議事録作成ツールの連携による相乗効果
オンライン商談そのものはZoom、Google Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議システムを使って簡単に始められますが、これらのWeb会議システムには、議事録作成ツールのような各種分析機能や議事録の自動作成機能がありません。
商圏拡大や商談件数の増大には貢献しますが、営業部署全体の業務効率化を図るツールとしては物足りなさがあります。
ご紹介したACES Meetを含め、議事録作成ツールの中にはZoom等のWeb会議システムと連携できるタイプも多くあります。連携による相乗効果で、営業現場の業務は大きく効率化することでしょう。
オンライン商談の本格導入を検討する際は、議事録作成ツールの導入も検討してみてください。
オンライン商談の効率化にはAIツールがおすすめ
オンライン商談の効率化には、AIツールを活用することが重要です。
営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動でBANTCの判定や文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽にお問い合わせください。
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