会議は大人数になればなるほど、情報が共有されにくくなります。本来、会議は少人数で行うのが王道ですが、会議のテーマによっては大人数で行わざるを得ないものもあるでしょう。

ここでは、大人数で行われる会議の情報共有の大切さ、および効率的な情報共有の方法や議事録の必要性についてご紹介しています。

議事録とは

議事録とは、会議や商談で話し合われた内容や決定事項を記録した文書のことです。特に重要な会議や商談では、参加者が何を話し、どんな決定がなされたか、ネクストアクションといった情報が記録され、確認できるようにすることが重要です。

会議の目的と必要性

会議の主な目的の例として、情報の共有や意見の交換、問題解決、そして決定が挙げられます。これにより、組織全体の方向性を定めたり、個々のタスクの進行状況を把握したりすることが可能になります。また、会議は関係者が一体となり協力しながら目標に向かって進むための場でもあります。

議事録の役割とメリット

議事録の役割は、会議の内容を詳細に記録し、その情報を参加者や関係者と共有することです。これにより、会議の参加者が同じ認識を持つことができ、誤解や混乱を防ぐことが可能になります。

さらに、議事録は誰がどのタスクを担当するのか、次回の会議で何を議論するべきかといった情報も記載することで、責任と進行を明確にできます。

本来は「会議は少人数で行う」がビジネスの王道だが…

一般的に、会議を有効なものとするための適正人数は4～6名とされています。もちろん1on1の対面会議や7～8名程度の中規模な会議も有効ですが、一般的なイメージとしては4～6名が適正人数です。多くとも10人以内で行うのが会議の王道でしょう。10人以上が参加する会議は、一般的に大会議と理解されています。

会議を意味あるものにするためには適正人数で行うべきですが、中には大人数で行っても有効なタイプの会議もあります。以下、大人数で行われることの多い会議について確認してみましょう。

10人以上の大人数で行われることのある会議

10人以上の大人数で行われることがある会議には、主に次のようなものがあります。

報告・連絡に対する質疑応答

一方的に報告・連絡するだけの会議、または報告・連絡に対する質疑応答のみの会議は、大人数で行われても大きな支障はありません。

新商品に関する知恵の出し合い

新商品の企画段階において、少しでも多くの社員から知恵を出してもらう目的で、あえて大人数の会議を開催することがあります。

特定のテーマにおける勉強会

例えば特定の企業との商談に先立ち、その企業との商談における成功事例や失敗事例を共有する際、大人数での会議も有効となります。

理念・ビジョン・方針などの確認

経営理念や会社のビジョン、期間方針などを多くの社員で確認しあう際、大人数の会議を開催することがあります。

大人数の会議における課題

大人数の会議では特有の課題が生じます。その主なものとして、情報共有の困難性と意思決定過程の透明性の欠如があります。

情報共有の困難性

会議の参加者が多い場合、全員が同じ情報を同じレベルで理解しているとは限りません。また、全員が話す機会を得られるわけでもありません。会話の進行が速く、情報が適切に伝わらないこともあります。この結果、意見や情報が適切に共有されず、結論やアクションアイテムが曖昧になることがあります。

意思決定過程の透明性の欠如

大人数の会議では、決定事項がどのようにして決まったのか、どのような議論があったのかを全員が把握することは難しいでしょう。特に、多くの議論やさまざまな意見が交わされる場では、最終的な決定がどのようになされたのかを明確に理解するのは困難な場合があります。これが原因となり、組織内の意思決定の透明性を損なう可能性があります。

大人数の会議ほど情報共有が大事な理由

適正人数を超えた大人数の会議を有効なものとするためには、情報共有が重要なポイントとなります。逆に言えば、しっかりと情報共有さえできるのでしたら、適正人数を超えた大会議に支障はほとんどない、とも言えます。
大人数の会議で情報共有が重要となる理由を見てみましょう。

業務や情報の属人化を防げる

多くの社員が同じ情報を共有することで、一部の社員への業務・情報の偏りがなくなります（属人化を防げる）。とりわけ営業部門や製造部門では、属人化防止が大きなテーマとなっています。

大人数の仕事が連携されて業務効率化に繋がる

大人数で情報がしっかりと共有されれば、顕著な横の連携が生まれて全体業務の効率化へと繋がります。

いわゆる「集合知」を得られる

大人数の情報共有を通じ、いわゆる「集合知」（社員それぞれのノウハウを組み合わせて生まれる新たな知恵）を得られます。大人数であればあるほど集合知のバラエティが広がりますが、その前提として、しっかりとした情報共有が必要です。

人材育成が効率化する

大人数でも十分な情報共有ができるのでしたら、それまで小分けして行われていた人材育成を大人数でまとめてできるようになるため、人材育成が効率化します。

顧客満足度が向上する

多くの社員が同じ情報に立脚することで、顧客からの問い合わせに対して一貫性のある回答ができるようになります。社員全員が価値観の共有という意味で「金太郎飴」になることは、古くからビジネス差別化のための基本とされています。

異なる部署スタッフとの連携強化に繋がる

異なる部署のスタッフと同じ情報を共有することで、部署間の連携強化に繋がります。

議事録の有効活用で会議の効果を最大化

大人数での会議は情報共有が難しくなるものの、適切な情報共有ができれば、さまざまな利点があります。以下にまとめます。

1. 業務や情報の属人化を防ぐことができる
2. 大人数の仕事が連携されて業務効率化に繋がる
3. 集合知を得ることができる
4. 人材育成が効率化する
5. 顧客満足度が向上する
6. 異なる部署スタッフとの連携強化に繋がる

大人数での会議を有効活用するためには、情報共有の重要性を理解し、効率的な情報共有方法を実践することが必要です。それにより、会社全体の業務効率や顧客満足度の向上に繋げることができるでしょう。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。