新入社員が放置される要因とは？3つのリスクと6つの改善方法
更新日：2024年05月29日
公開日：2024年05月29日
新入社員が適切な教育を受けられないまま放置されることがあり、問題視されています。せっかく入社した人材が活かされないようでは、社員本人にも組織にとっても悪影響を及ぼしてしまうでしょう。
この記事では、新入社員が放置される原因や、それによるリスク、放置を改善する方法について解説しています。新入社員が放置されていると感じる要因や対策を知り、改善のための手段を実行していきましょう。
目次
新入社員が放置されていると感じる理由
企業側や育成担当者が放置しているつもりはなくても、新入社員側が「放置されている」と捉えることがあります。新入社員はどのような場合に放置されていると感じるのでしょう。主な状況には以下の3つが考えられます。
教育が体系化されていない
社内で新入社員のための教育プロセスが体系化されていないと、「とりあえずこれやっといて」と言った作業依頼が多くなります。そのような作業を積み重ねても、成長することはできません。新入社員は「今、何のために何をしているか」がわからず、不安な気持ちを抱きやすくなってしまうでしょう。
仕事の合間の待ち時間が増えることも問題で、待ち時間が多いほど放置されていると感じやすくなります。放置と受け取られないためには、体系化した教育プログラムを用いて、新入社員に今何をしているのか理解してもらう必要があります。
マニュアル化されていない業務が多い
現場の中でマニュアル化されていない業務が多い場合は、新入社員の理解が追いつかず、仕事に難しさを感じることがあります。マニュアルがなければ、慣れない業務を繰り返し正確に行うことはできず、スキルの定着が困難になります。
理解不足が積み重なり判断を停止してしまったり、誤った手順で業務を進めてしまったりする可能性もあるでしょう。口頭で説明する場合でも、手順を書き上げるなど理解を助けるためのひと手間をかけることが大切です。
指導担当者とのコミュニケーションが少ない
指導担当者が忙しくしていたり、定期的な話し合いの場がないと、新入社員とのコミュニケーションは減少します。新入社員側からは「声をかけるタイミングがわからない」「声をかけにくいと」思うことはよくあることです。
コミュニケーション量が少ないと、新入社員は孤独感を抱き、放置されていると感じやすくなります。定期的に面談を設けたり、折に触れて育成担当者のほうから声掛けをするような意識が大切です。
新入社員が放置される原因
今度は、なぜ新入社員が放置されてしまうのか、どのような原因が考えられるのかみていきましょう。
育成担当者が忙しい
新入社員の育成を行う担当者は、自分の本来の業務を行うかたわら指導に取り組むことになります。育成担当者の受け持つ業務量が増え、自分の仕事で多忙になる結果、余計に新入社員育成に割く時間が持てなくなりがちです。
支援したい気持ちがあっても、自分のノルマ達成や細かな仕事が多いと、ついつい新入社員への対応が減少することもあるでしょう。育成を受け持つ社員の負担が軽くなるように、業務の割り振りを見直したり、効率化を図ることも必要です。
社内の体制が整っていない
会社内の育成体制が整っていない場合も、新入社員は放置されやすくなります。体制が整っていないまま教育を行うと、作業依頼や場繋ぎ的なレクチャーが増えてしまうからです。新入社員の目指すべきゴールや、育成の目的が明確でないため、方向性も確認できません。
指導担当者は手探りで育成を進めるしかなく、育成の負荷が大きいと感じるでしょう。社内の育成体制を整備し、会社全体で新入社員を育成していく風土を形成することが重要です。
育成担当者の役割意識が薄い
育成担当者が新入社員を育成・指導する立場であるという役割意識が薄い場合も、放置されていると感じやすくなります。育成を行う当事者としての自覚や想いを持てず、やらされている意識が強い場合は、指導が後回しになる可能性があるからです。
研修を始める前に担当者研修を行って、育成経験を自身の成長に紐づけて考える機会を提供するなどして自覚を促しましょう。また、育成業務に対して評価する制度を設けるなど、担当者のモチベーションを向上させる工夫が必要です。
経験やスキルが不足している
育成担当者の指導経験やスキルが不足していることも、新入社員が放置される原因の一つです。新入社員を指導するためには教育に関する知識や経験が必要ですが、それを満たした人材は足りていないのが現状でしょう。
教育に関する知識や経験を補うためには、事前に指導者としての研修や訓練を受けることが必要です。また、業務上のスキルが不足している場合は社外の研修に参加するなど、育成担当者本人の成長が求められます。
声をかけられるのを待っている
放置される原因の一つに、育成担当者と新入社員の両方が声をかけられるのを待っていることもあげられます。育成担当者からしたら、ある程度は自分で動いてもらって、わからない点は質問するだろうと待っている状態です。
一方、新入社員側は担当者の指示があれば動くという意識のため、指示があるまで待っているのです。放置されている状態から抜け出すためには、どちらかが歩み寄る必要があります。業務で必要となるスキルをいつまでにどの程度身につけるか明確にしておくと、待ちっぱなしにならずに行動を起こせるでしょう。
新入社員に問題がある
新入社員が放置される原因には、本人に問題があることも考えられます。はじめに社会人としての心構えや行動について教える機会がないと、いつまでも学生気分が抜けないことがあるからです。そのような人は、時間や納期を守らないなど、社会人として当たり前のことがきちんとできない可能性があります。
また、いつも受け身姿勢でやる気や意欲を感じない場合も、指導する側としてはやりにくいと感じるでしょう。このような場合は、育成する意義が感じられず、対応の優先順位が下がってしまい放置につながりやすくなります。
新入社員を放置する3つのリスク
新入社員を放置すると、本人にも会社側にとっても悪影響が出ることがあります。ここでは、新入社員を放置することによって生じる3つのリスクについて解説していきます。
①仕事へのモチベーションが低下し、退職につながる
新入社員が放置されていると感じ、不安を募らせると、自信やモチベーションが低下してしまいます。このままでいいのか焦ったり、職場に対して不満を抱いたりもするでしょう。自分の成長や将来をイメージできず、仕事を続ける意味を見出せなくなり、やがて退職につながることも考えられます。
せっかく入社した社員が退職してしまうことは、人材不足の現代では企業の大きな損失になるでしょう。新入社員が不安や悩みを抱えすぎないうちに、話を聞く場を設けるなどサポートすることが必要です。
②トラブルが起きやすくなる
新入社員が放置され、十分な知識やスキルを身につけられずにいると、いつまでたっても社会人として自立できません。そればかりか、無責任な行動を取ったり、トラブルを引き起こしたりするリスクが高まります。
社内外の人たちとの関わりも少なく、仕事でどのような行動をとるべきかも理解できないため社員としての成長も望めません。社会人としての自覚が持てないまま業務に取り組むと、会社に不利益なことを行う可能性もあります。
③業務効率が下がる恐れがある
育成体制が整っていない場合、指導担当者の業務量が増加し、負担が大きくなります。指導やサポートを行うことで、本来業務へ割く時間が減ると、効率が下がってしまう恐れがあります。育成担当者は自分の成績に対する責任と、育成しなければならない状況の板挟みになるでしょう。
また、新入社員側もいつまでも業務経験を積むことができず、成長やパフォーマンス向上が期待できません。育成を行うことで業務効率が低下し、生産性向上にもつながらなければ本末転倒です。
新入社員の放置を改善する6つの方法
新入社員が放置される原因やそれによって生じるリスクがわかれば、現状をそのままにはしておけないでしょう。ここでは、新入社員の放置を改善するための方法を解説しますので、ぜひ自社の育成の参考にしてください。
①社内環境を整え、育成担当者の負担を減らす
まずは社内の環境を整え、育成担当者の負担を軽減し、ゆとりをもって働けるようにしましょう。育成担当者の持つ業務量を調整するため、業務支援ツールを導入するなど効率化のための対策を取り入れます。
それにより、本来業務の負担が減り、十分な指導時間を確保できるようになるでしょう。また、仕事の役割分担を見直すなどして、新人の育成を会社全体で協力して行う意識を持ち、効率化を進めることが重要です。
②育成体制や計画を整える
育成体制や計画がしっかりしていないと、いつまでにどこまで成長してほしいか判断できず、教育も曖昧になってしまいます。新入社員研修の目標を設定したり、具体的なカリキュラムを作成したりすることで、育成の全体像が明確になります。
必要な指導マニュアルの整備をするなど、育成体制をまず整えることが重要です。育成の方向性が明確になれば、指導担当者は計画にそって教育を実施できます。一度、体制を整え計画づくりをしておくと、次年度以降の見直しも容易になります。
③社員同士のコミュニケーションを増やす
新入社員が孤独感を抱かないように、コミュニケーションの場を増やすような工夫をしましょう。グループワークなど、ほかの社員も含めた交流の場を提供すると、社内での人間関係が広がり、モチベーション向上につながります。
社員間のコミュニケーションが良好になれば、困っているときに相談したり、連携を取ったりできるようになります。これにより、新入社員の成長をみんなで支援する雰囲気が形成できるようになるでしょう。育成担当者の負担が軽減され、ゆとりをもって教育を実施できるようになります。
④育成担当者にも研修を実施する
育成担当者の指導経験やスキル不足によって放置されている場合は、それを補うために研修を実施します。指導のコツや心構えを学べる研修の場を設けることで、育成担当者は自信をもって指導を行えるようになります。
また、育成担当者同士が話し合える機会を提供すると、育成の悩みや課題に対し意見を聞くことが可能です。指導者としてのスキルアップにもつながりますので、定期的に集まる場を設けるのもよいでしょう。
⑤各新入社員に合わせた教育をする
新入社員を放置しないためには、個人のレベルに合わせた教育をすることも必要です。一人ひとりスキルを習得するスピードは異なるため、成長の度合いに応じて臨機応変な対応が求められるからです。
対象者の持つ知識やスキル、業務で必要な能力の習得度合いを図るには、しっかり観察し成果を確認することが重要です。新入社員の習得状況を把握しながら、フィードバックを行い、その人ならではの成長を支援していくようにしましょう。
⑥新入社員と面談を行う
新入社員が取り残されていると感じないように、上司や育成担当者は定期的に面談を行うようにします。新入社員が仕事中には聞けなかった疑問や不安を話しやすくなり、サポートの機会を持てるメリットがあります。
配属先の人間関係の悩みなど上司には話しづらい場合は、教育担当部署の社員に相談できるような配慮も必要です。教育担当部門ではなく、メンター制度などを導入し、他部署の先輩を任命する方法もあります。メンターに精神面や将来のキャリアの相談などもできるようにすると、新入社員は悩みを抱え込まずに済みます。
新入社員が放置される原因を知り、積極的に改善していこう
新入社員が放置されると、モチベーションの低下やビジネス上のトラブルのリスク、業務の効率が下がる可能性があります。新入社員が放置される状況がなぜ生まれるのかを理解して、積極的に改善していくことが求められます。
意図せず新入社員を放置することがないように、職場環境や育成体制を整えることが重要です。新入社員だけでなく育成担当者も成長できるような育成システムを構築し、全社で育成していく意識を持ちましょう。
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