リモートワークでOJTを実施する上で成功させるポイント
更新日：2024年05月17日
公開日：2024年05月17日
OJTは新入社員や派遣社員などの教育研修には欠かせない手段です。リモートワークでの勤務が増えた現在では、研修やOJTもオンラインで行われるようになってきています。しかし、オンラインでどのようにOJTを実行すればよいのか、疑問や不安を持つ人もいるのではないでしょうか。
この記事では、リモートワークで行うOJTの特徴やそれに伴う課題、実施の際に注意すべきポイントについて解説しています。オンラインOJTのポイントを押さえて、リモートワークでも効果的な育成を実現しましょう。
目次
OJTとは？
OJTとは「On the Job Training」の略で、新入社員や業務未経験者を育成するトレーニング方法の一つです。職場の上司や先輩が指導役となり、実務経験を通じて業務に必要な知識やスキルを習得させます。1対1で行う指導のため、コミュニケーションを深めながら、OJT対象者のスキルや習得度に合わせた指導ができます。
現場で実務に携わりながら習得できるため、作業のコツや研修だけでは身に付かないスキルの伝達が可能です。マンツーマンで指導を受けるため、疑問点や不安なことなどを相談しやすいのもメリットです。
指導者はOJT対象者の知識やスキルのレベルに合わせた指導を行い、成長を促進し、目標達成に導きます。OJTは新入社員の早期戦力化やモチベーションの維持に効果的で、離職防止にも役立ちます。
参考：OJT（On-the-Job Training）とは？企業と社員のメリット、デメリットを解説
リモートワークでのOJTが注目されている背景
働き方改革や新型コロナウイルスの流行により、リモートワークでの勤務が急速に普及しました。多くの業務がオンラインで行われ、オフィスに出勤する機会が減少しています。実際の業務だけでなく人材育成もオンライン化し、リモートワークの社員にも適用する必要性が高まってきました。
リモートワークでのOJTなら、遠隔地や異なるタイムゾーンであっても効果的に学習できるトレーニング方法が提供できます。通勤する必要もないため時間もコストもかからず、柔軟な学習環境が可能です。
また、リモートワークでのOJTが注目される背景には、オンラインツールの進化も影響しています。OJTでは目標達成のための評価やフィードバックが欠かせませんが、オンラインツールを用いるとリアルタイムで実施できます。学習の記録・追跡が容易になり、効率的な学習管理が可能です。
オンラインを用いたリモートワークでのOJTの特徴
オンラインを用いたリモートワークでのOJTは、多彩な学習ツールの活用で効率的な学習が期待でき、時間の削減などが見込めます。主な特徴は以下の5つです。
柔軟性とアクセス性が高い
オンラインでのOJTは、場所や時間を問わずに実施できるため、柔軟性が高くアクセスしやすいのが特徴です。地理的な制約もないため、リモート地域や海外の社員も同様のトレーニングに参加できるメリットがあります。
研修動画やウェブ会議ツールを活用したオンライン研修の実施や1on1のミーティング、チームミーティングなども行えます。新人同士や、新入社員と既存社員の交流を促すワークショップやオンライン飲み会なども可能です。
チャットツールを用いれば、研修だけでなく、他の社員に気軽に相談できる環境づくりにも役立てられます。柔軟性の高い育成プログラムを組めるのもリモートワークでのOJTの良い点です。
多様な学習ツールの利用が可能
オンライン環境では、ウェブ会議、動画、ホワイトボード、オンラインドキュメントなどの多様なツールを活用できます。これらのツールを利用することで視覚的な学習やインタラクティブな学習体験を提供し、OJTの効果を向上させることが可能です。
たとえば、画面共有機能を用いれば、パソコンを使った事務作業のやり方や、業務用ツールの操作方法などの指導が行えます。また、ウェブ会議ツールの活用によって顧客とのオンライン会議に同席させることもできます。取引の流れや顧客との対応法、業務のノウハウをオンラインでも学ばせることが可能です。
参考：OJTに役立つツール11選を比較｜導入するメリット・デメリット、選ぶ際のポイントも紹介
リアルタイムでのフィードバックが可能
オンラインツールを利用することでリアルタイムでのフィードバックが可能になります。フィードバックはタイミングを逃さず実施することが重要ですので、リアルタイムで行えるとより効果的です。チャットやビデオ通話を通じて指導者と対象者がすぐにコミュニケーションを取れるため、質問や疑問の解決もしやすくなります。
リモートワークでのOJTでは、対面によるコミュニケーションが不足するため、信頼関係構築が難しいのが問題点です。適切なフィードバックをリアルタイムで行うことにより、対象者の疑問や不安に即座に反応することで、安心感を提供できます。それにより信頼関係を深める効果も期待できるでしょう。
記録と追跡が可能
オンラインプラットフォームは学習の進捗を記録し、追跡するのに有効です。OJT対象者の成績や学習履歴を逐一管理し、必要に応じて追加指導やトレーニングの提供ができます。
通常のOJTであれば現場での指導内容や学習したことを日報などで報告するのみになりますが、オンラインなら振り返りが可能です。指導を受ける側の復習にも役立ちますし、指導方法が適切であったかトレーナーが見返すこともできます。
学習の進捗が適切であるかも一目瞭然になり、指導者も対象者も同じ判断で目標達成に向かえるようになるメリットもあります。指導者の上司に見てもらいアドバイスを貰うこともできるので、指導業務にかかる負荷軽減にも効果的です。
コストの削減に貢献
オンラインのOJTは、通常、物理的な会場や機材の必要がなく、育成のための経費が削減できます。また、リモートワークのため、交通費や宿泊費も不要となりますので、コスト効率が向上します。研修のための講師も必要ないため、外注費もかかりません。
リモートワークでのOJTで整えたオンライン学習のための設備や環境は、そのまま業務で使用できます。OJT期間中に操作方法などに慣れることができるため、育成終了後は即戦力として働けます。さまざまなコストが削減できることはオンラインOJTのメリットの一つです。
オンラインを用いたリモートワークでのOJTの課題
オンラインを用いたリモートワークでのOJTは、まだ取り組みが始まったばかりです。オンラインOJTの効果を高めるためには以下のような課題をクリアする必要があります。
実践的な技能の習得の難しさ
オンラインでのOJTでは、横にいて作業を直接見るわけではないため、実践的な技術を伝えられる範囲が限られます。対面でのOJTのように業務での対応の仕方や、細かな作業のコツなどを観察できないため、理解に時間がかかる場合があります。
現場に合わせた臨機応変な対応や顧客に対する細かな配慮などを伝えられないため、本人任せになるのもデメリットです。不明点があってもオンライン下では声をかけるタイミングがわからないなどコンタクトを取る頻度も減少しやすくなりがちです。
このようなデメリットを軽減するために、積極的に補う仕組みを取り入れるようにしましょう。ステップアップ可能な課題を細かく設定し、こまめなフィードバックを行って習得をチェックすると効果的です。
対面でのコミュニケーション不足
オンラインを用いたリモートワークでは、画面越しのやり取りに終始するため、対面でのコミュニケーションは不足しがちです。オンラインでのコミュニケーションには限りがあり、対面のような親密性や信頼感を持ちにくくなることも考えられます。
OJTではスキル向上だけでなく、業務への理解やエンゲージメント獲得が目標となるため、伝達には信頼関係構築が欠かせません。オンラインOJTでは不足しがちな対象者の観察やちょっとした会話を補うための工夫が大切になります。
ビジネスチャットツールなどを活用して、定期的に対話の時間を設けるようにしましょう。業務日誌にコメントしたり、ミーティングを設けたりして、積極的にコミュニケーションを取る仕組み作りが大切です。
技術的な問題
オンラインリモートワークでは、インターネットの接続の問題や技術的な障害が発生する可能性があります。そのような場合はトレーニングがストップしたり、やり直しになったりします。また、オンラインOJTでは作業の習得具合や成果物の確認も、オンラインツールを介して行わねばなりません。
問題が発生すると、トレーニングセッションの中断やトレーニングプロセスがスムーズに進まないなどの影響が出ることがあります。そのような状況に陥った場合の対応策をきちんと考えておかなければ、OJT参加者も指導者も困惑し、意欲が途切れてしまいます。
前もってトラブルや障害を予測し、トラブルシューティングを準備するなど対応策を用意しておくことが必要です。
モチベーションの低下
リモートワークでは、個人の業務が大半となるためモチベーションの維持が難しい傾向があります。通常の現場OJTのように一緒に行動できればモチベーションの維持にも貢献できますが、オンラインでは実施できません。そのため、オンラインのOJT中に対象者のモチベーションを向上させる取り組みが必要です。
たとえば、目標を細かく設定し、小さな目標達成を積み重ねることによっても対象者のモチベーションを維持できます。課題ごとに提供するフィードバックの際には、改善点を指摘するだけでなく、うまくできた点は褒めてさらに成長を促しましょう。
また、新人同士が関係を構築できるようなオンラインワークショップの場を提供するのも効果的です。対象者は話や相談できる仲間の存在があることで、モチベーションを維持していくことができるようになります。
オンラインを用いたリモートワークでのOJTで押さえておくべきポイント
オンラインを用いたリモートワークでのOJTを実施する際は、スムーズに進めるための準備が必要です。以下のポイントを押さえることで効率よく指導が行え、OJT成功につなげることができるでしょう。
インタラクティブな学習環境の構築
OJTでは双方向のコミュニケーションが重要であり、オンラインを用いた場合も同様です。オンラインツールを活用して、参加者が相互にコミュニケーションを取り合い、アクティブに参加できる環境を整えましょう。
その際にはチャットやディスカッションフォーラムなど多様なコミュニケーション手段を提供する必要があります。ツールを活用すれば、画面共有で一緒に資料を見ながら話しができたり、取引先との打ち合わせに同席したりすることも可能です。
定期的に話をする場を作るために、ミーティングの曜日や時間を決めたり、達成率や進捗の報告をする時間を設定するのも有効です。
適切なオンラインツールの選定
リモートワークでのOJTでは、ツールを利用して、デモンストレーションやスクリーン共有、動画教材の提供などを行います。そのため、適切なオンラインツールの選定が重要です。
オンラインツールを選定する際には学習コンテンツ、共同作業などOJTプログラムに必要な機能を十分備えていることが必要です。目標達成の進捗を管理できるほか、コメントやアドバイスが簡単にできるなど、コミュニケーションに役立つものを選びましょう。
また、ツール選定ではプライバシーやセキュリティにも配慮する必要があります。情報漏洩のリスクが低く、勤怠管理のしやすいツールを選びたいものです。オンラインOJTならではの効果的な学習体験を実現できる方法を考えることが必要です。
適切なフィードバックの提供
リモートワークでのOJTは、フィードバックもオンラインで提供します。オンラインでのOJTでは担当者が新人と一緒に行動してアドバイスやサポートを提供することが難しいというデメリットがあります。そのため新人が自分で考えて動くやり方を教えることが必要です。
OJTで設定した課題や、行った仕事に対して必ずフィードバックを実施しましょう。フィードバックを行わないと習得レベルや評価がわからず、モチベーションの低下を招くことになります。リモートワークであっても自分を見てくれているという安心感を与えるためにも、適切なフィードバックを心がけましょう。
録画機能などを用いた学習の記録と追跡
録画機能などを用いたオンラインプラットフォームを使用すると、参加者の学習進捗の記録や追跡が可能です。あとで振り返ることができるので、参加者の復習に役立ちますし、指導者が指導方法が適切であったかチェックすることもできます。
上司などにOJTの進捗状況や指導内容を確認してもらうこともできるため、指導者の負担軽減も可能です。振り返ることで、必要に応じて個別のサポートをするなどスケジュール調整も行えます。
参加者は初期の自分と現在を比べ、成長具合がわかるため自信やモチベーションの向上につながるでしょう。定期的に仕事の進め方や習得度合いをチェックするために、細かな課題を設定することが大切です。
参加者の技術的サポート
OJT参加者がオンラインツールやプラットフォームを適切に利用できるように、技術的なサポートを提供することも大切です。参加者は、PC操作に習熟した人ばかりとは限らないため、初歩的な操作などでつまずかないような配慮が必要です。
トレーニング中にトラブルが起きたり、技術的な障害が発生したりしても参加者自身が対応しなければなりません。操作方法やトラブルシューティングの手順を明確に説明し、参加者がスムーズに学習できる環境を整えるようにしましょう。
リモートワークでのOJTの成功は、十分な準備とツールの利用が効果的
リモートワークでのOJTは、十分な準備とオンラインならではの工夫を行うことが重要です。OJTに必要なコミュニケーションを取りながら、ツールなどを用いることで、オンラインでも人材育成や信頼関係構築は可能です。
オンラインOJTの課題を理解し、ポイントを押さえて実施することで、効率的な人材育成が実現できます。自社ならではオンラインOJTのルールを作ったり、適切なツールを選択して、リモートワークでのOJTを成功させましょう。
OJTの成功にはAIツールがオススメ
オンラインでも、オフラインでもAIが議事録を自動作成してくれるOJT支援AIツール「ACES Meet」。
このツールは、商談やミーティング中の様子を録画、AIが自動で文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
この議事録を見ることで、振り返りやナレッジの蓄積、タスクの抜け漏れ防止にもなります。また、トッププレイヤーの録画映像は、生きた教材となり、良質なOJTとなるでしょう。
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