OJTとは、職場で実践を通して行う社員教育方法です。OJTには資料作成や対象社員の把握などの準備が必要であり、普段の仕事をしながら忙しく対応する担当者も多いでしょう。OJTに便利なツールを導入すると、業務負担が減るだけでなく教育の効果をさらに高めることができます。

この記事では、OJTを効率化するツールの紹介や、サービスを選ぶ際のポイントを解説します。

OJTとは？

OJTとは、実践を交えながら仕事を教える社員教育方法です。経験豊富な社員が指導者となり、実際の業務を進めながら新入社員に対して仕事の仕方を教育します。

体を動かしながら仕事の仕方について学ぶため、OJT終了後には即戦力が身につくことが特徴です。近頃では、多くの企業がセミナーや研修などのOFF-JTと組み合わせてOJTを行っています。

参考：OJT（On-the-Job Training）とは？企業と社員のメリット、デメリットを解説

OJTに役立つツールの種類

一人で複数人のOJTを担当する場合、決められた時間の中で効率よく教育の成果を出したいものです。ここでは、OJTを効率よく行うための便利なツールを解説します。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとは、業務マニュアル作成をサポートするツールです。これまでのマニュアル作成で主流だったWordやPowerPointは、作成時間がかかるうえ、テンプレートにばらつきがあり見づらいという欠点がありました。

マニュアル作成ツールは、ガイドに沿って情報を入れるだけで簡単にマニュアル作成が可能です。中には、動画マニュアルの字幕を自動生成するツールもあり、作業時間を大幅にカットできます。

スキル管理ツール

スキル管理ツールとは、OJT対象者が持っているスキルを把握するためのツールです。OJTのスタート時期が人により異なる場合、何をどこまで指導したかを管理するのに手間がかかります。

スキル管理ツールを使用すると、一人ひとりのOJT進度の一律管理が可能です。対象者の特徴なども入力しておけるので、OJTのパーソナライズ化を目指せます。

タレントマネジメントツール

タレントマネジメントツールとは、OJT対象者のプロフィールを一元管理するツールです。OJTを行うメンバーが多ければ多いほど、個人の特徴を把握するのが大変になります。

タレントマネジメントツールを導入すれば、対象者の情報をすぐに見返すことが可能です。OJT担当者が変わる際の引き継ぎも、データを用いてスムーズに完了します。

比較表｜OJTに役立つツール11選

ここでは、OJTの効率化にオススメなツール11選を紹介します。以下は、これから紹介するOJTツールの比較表です。

OJT支援AIツール「ACES Meet」

ACES Meetはこんなツール

ACES Meetは、とくにオンラインでのOJTで活躍するツールです。ACES Meetを使用すると、オンラインOJTの内容を録画し、会話を自動で文字起こししてくれます。録画内容をそのまま動画マニュアルとして活用できる、ハイブリッドなOJTツールです。

参考：ACES Meet

AI対応の手順書作成ツール「トースターチーム」

トースターチームはこんなツール

トースターチームは、AIでマニュアル作成できるツールです。テキスト、動画、用語集の3タイプのマニュアルに対応しているため、業種を問わずどのような企業でも安心して使用できます。OJT後しまったままになるマニュアルも多いですが、トースターチームならいつでも見返せる「使われるマニュアル」の作成が可能です。

自動翻訳付き手順書作成ツール「Teachme Biz」

Teachme Bizはこんなツール

Teachme Bizは、クラウド上で作成・共有ができるマニュアル作成ツールです。業務課題の分析も合わせて行えるため、マニュアル作成の工程を大幅にカットできます。20ヵ国語に対応しているため、多国籍な職場でのマニュアル作成でも安心です。

動画マニュアル作成ソフト「tebiki」

tebikiはこんなツール

tebikiは、動画マニュアル作成に特化したマニュアル作成ツールです。伝わりにくいコツや勘に頼らざるを得ないテクニックを、スマホ撮影で簡単にマニュアルに残すことができます。製造や物流、小売業などの、人や機械の動き自体がノウハウとされる業種にオススメです。

動画マニュアル作成システム「VideoStep」

VideoStepはこんなツール

VideoStepは、動画マニュアル作成に特化したマニュアル作成ツールです。一見難しそうな動画作成ですが、PowerPointのような使いごこちで誰でも簡単にマニュアルを更新できます。文字や画像だけでは伝わりきらない部分を動画で表現できるため、OJTのわかりやすさがアップします。

OJT担当者のためのマニュアル「OJT実践ノート」

スキルを可視化するサービス「Proflly」

Profllyはこんなツール

Profllyは、社員のスキル把握に役立つスキルマネジメントツールです。テレワークにより対面でのやりとりが減る昨今、従業員の誰がどのようなスキルを持っているのかを把握しきれない担当者は多いでしょう。Profllyではスキルの条件表示ができるので、社内のリソースを最大限に活用できます。

製造業向けスキルマネジメントシステム「Skillnote」

Skillnoteはこんなツール

Skillnoteは、従業員が持っているスキルを一元管理できるシステムです。フォーマットを社内全体で共有できるため、スキルマップや教育記録の更新がスムーズになります。製造業に特化したツールでもあり、マネジメント実績もある実力派のサービスです。

タレントマネジメントツール「HRBrain」

HRBrainはこんなツール

HRBrainは評価からスキル管理までクラウドひとつで完結する、タレントマネジメントツールです。初めての人でも使いやすいシンプルなシステム設計で、新しいツールに使い慣れない担当者をサポートします。既存システムとの連携も可能なので、どの企業でも導入しやすいことも特徴です。

タレントマネジメントシステム「CYDAS」

CYDASはこんなツール

CYDASは人事課題を解決するクラウド型のタレントマネジメントツールです。学歴や職歴、個人の価値観など、従業員一人ひとりのデータベースをスムーズに構築。資格や職歴などの部分的要素だけでなく、その人のトータルな能力を見ながらの人事判断を目指せます。

パフォーマンス・マネジメントツール「Co:TEAM」

Co:TEAMはこんなツール

Co:TEAMは、目標からフィードバックをひとまとめに管理できるパフォーマンス・マネジメントツールです。業績だけでなく、目標にもフォーカスした画期的なシステム。目標を更新すると、上司からすぐにフィードバックを受けられます。

エンゲージメント向上システム「MotifyHR」

MotifyHRはこんなツール

MotifyHRはエンゲージメント向上・離職防止に特化したクラウドシステムです。会社に対する思い入れの指標「エンゲージメント」を、従業員に対する質問で可視化することに成功。社内SNSや体調管理ツールなどとセットで使用すれば、離職を未然に防ぐことができます。

OJTに役立つツールを導入するメリット

OJTに役立つツールを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

• OJT担当者の負担を減らせる
• OJTの質を均一化できる

具体的にどのようなメリットが得られるのか、解説します。

OJT担当者の負担を減らせる

OJTに役立つツールを導入すると、指導担当者の負担を減らせます。OJTと聞くと、一から十まですべてを教育するイメージがありますが、実際は対象者の独学で済む内容も多いものです。

OJT対象者にマニュアルツールによる予習をしてもらえば、要点のチェック後すぐに実践に移れます。予習により、担当者の負担軽減だけでなく対象者の主体性を育むことにもつながります。

OJTの質を均一化できる

OJTに役立つツールを導入すると、教育の質を均一化できます。OJT担当者が複数人いる場合「あの人にはこう教わった」「以前はこうだった」と、担当者によって教える内容が異なり収集がつかないケースは珍しくありません。

マニュアルツールにベーシックな方法を記載すれば、担当者による教育のばらつきを防げます。すべての新入社員が同じスタートラインに立てるため、独り立ちしてからも周囲と協力しながら物事を解決できるでしょう。

OJTに役立つツールを導入するデメリット

OJTに役立つツールを導入する際、あらかじめ知っておきたい注意点があります。

• ランニングコストがかかる
• 操作に慣れるまで時間がかかる

計画性を持ちつつ、スモールスタートで取り組むことを意識しましょう。

ランニングコストがかかる

OJTに役立つツールの導入後、ランニングコストがかかることに留意しましょう。マニュアル作成ツールやスキル管理ツールの多くは、導入後月額での支払いが必要です。

なお、システム維持のために、OJTが増える春〜夏以降も継続して支払いが必要となります。ツール導入には、計画的なペイが必要になることを意識しましょう。

操作に慣れるまで時間がかかる

OJT用ツールは、使い慣れるまでに時間がかかる可能性を考慮しましょう。マニュアル作成ツールやスキル管理ツールは操作性がいいものが多いですが、初めて手に取る人には複雑に感じる可能性があります。

OJT用ツールは、最初から完璧に扱おうとせず、シンプルな機能を使い重要性の高い情報から作成していくのがオススメです。とくに、マニュアルはOJT対象者の反応を見つつ、少しずつ内容を充実させていくとよいでしょう。

OJTに役立つツールを選ぶ際のポイント

OJTに役立つツールを取り入れる場合、気をつけたいポイントがあります。

• 必要な機能が備わっているか
• サポートは充実しているか
• 直感的に操作できるか

一つずつ解説します。

必要な機能が備わっているか

OJTに役立つツールを取り入れる際、自社に必要な機能が備わっているかを考えましょう。当記事で紹介した3つのツールは、それぞれ備わっている機能が異なります。

• マニュアル作成ツール：マニュアルそのものを作るツール
• スキル管理ツール：社員が持つスキルを一律に管理するツール
• タレントマネジメントツール：社員のプロフィールを一元管理するツール

ツールそれぞれの違いを理解し、自社に適切なサービスを導入しましょう。

サポート（CS・カスタマーサクセス）は充実しているか

OJTに役立つツールを取り入れる際、サポートの充実度もよく検討しましょう。もともとサポートつきのサービスは多いですが、何をどこまで助けてくれるかはツールによって異なります。

「困ったときのチャット質問だけでいい」「使い方からサポートしてほしい」など、企業によってニーズはさまざまです。困ったときのことを想定し、ツール契約前にサポート体制についてよく調べておきましょう。

直感的に操作できるか

OJTに役立つツールを導入するなら、直感的に操作できるサービスを取り入れるのがオススメです。とくに、WordやPowerPointでの資料作成に慣れているスタッフは、新しいツールに慣れるまでに時間がかかると考えられます。

ツールを選ぶ際は「直感的に使える」「PowerPointのような使いごこち」との説明があるサービスがオススメです。使いごこちのよいツールを選ぶと、OJT担当者がスムーズに業務へ取り掛かることができます。

OJTに役立つツールを導入し業務効率をアップしよう

OJTは、工夫次第で教育の成果をより高めつつ、業務の無駄な部分をカットできます。自社のOJTに合うツールを導入し、生産性の高い教育を実現しましょう。

OJTの成功にはAIツールがオススメ

オンラインでも、オフラインでもAIが議事録を自動作成してくれるOJT支援AIツール「ACES Meet」。

このツールは、商談やミーティング中の様子を録画、AIが自動で文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

この議事録を見ることで、振り返りやナレッジの蓄積、タスクの抜け漏れ防止にもなります。また、トッププレイヤーの録画映像は、生きた教材となり、良質なOJTとなるでしょう。

まずは情報収集として、お気軽に資料をダウンロードしてみてください。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。