オンボーディングとは？メリットや事前準備、戦略、成功事例を紹介
更新日：2024年04月17日
公開日：2024年02月02日
オンボーディングとは、新入社員が自信を持って業務に取り組み、早期から組織に貢献できるようにするための戦略的な育成プロセスです。この記事では、オンボーディングの意味や、その実施が企業と従業員にもたらすメリット、成功に導くための具体的な方法について解説します。
目次
オンボーディングとは
オンボーディングとは、新入社員が自分の役割や責任、企業の期待を明確に理解することを支援することです。入社の初期段階でしっかりとした基盤を築くことで、新入社員は自信を持って業務を遂行し、チーム内でのコミュニケーションや協力を促進することができます。
また、オンボーディングは、新入社員が仕事に対するモチベーションを維持し、将来的に組織に貢献するための基礎を築く役割も担っています。
なぜオンボーディングが必要なのか
効果的なオンボーディングプログラムは、新入社員が入社後、早い段階で高い生産性を発揮するための鍵となります。新入社員が業務や企業文化、チームメンバーとの関係を素早く理解し、適応できるようになることで、より早く価値を提供し始めることができるでしょう。
また、適切なオンボーディングは、新入社員の離職率を低下させ、長期的な従業員満足度を向上させることが示されています。つまりオンボーディングは、単に新人を仕事に慣れさせる以上のものであり、組織全体の成功に不可欠な要素です。
オンボーディングとOJTとの違い
OJTは、実践を交えて業務の知識やスキルを教える教育や伝達の方法のことです。主に、新人研修を終えて、所属先に配属された新入社員に対して、部署の先輩や担当者が行います。
OJTは仕事の実践的な訓練を目的としているため、業務以外の職場の環境などについては含まれません。オンボーディングは、OJTよりも内容や範囲が広く、社内の人間関係や企業風土・文化になじむための支援も含まれます。
参考：OJT（On-the-Job Training）とは？企業と社員のメリット、デメリットを解説
オンボーディングとこれまでの新人研修との違い
新人研修は、入社後すぐに業務上で求められる知識や心がけ、スキル、業務への向き合い方など、基礎的なことをレクチャーする場です。一般的には、新卒社員を対象とし、1週間から1ヶ月程度の短期間で実施されます。
一方、オンボーディングは、新卒から中途採用まで幅広い社員が対象です。学ぶ内容も業務関連だけでなく、企業文化やMVVなど幅広く、実施期間もやや長期にわたることがほとんどです。
オンボーディングが注目されるようになった背景
少子高齢化や雇用の流動化により、人材の獲得競争は激化しています。せっかく採用した人材が早期退職するパターンが増えていますが、企業としては採用した人材には即戦力になって定着してもらう必要があります。
そこで早期離職を防ぐための教育手法としてオンボーディングが注目されてきました。また、リモートワークの普及により、オンラインでのやり取りが一般的になったことで、社員同士が直接顔を合わせる機会が減少しました。
リモート環境下では、新規のメンバーが組織に溶け込むのが難しいため、悩みを抱える新入社員への対策が急務です。オンボーディングはこのような場合にも効果を発揮できます。組織の状況に合わせてプログラムを組めるため、自社に合った教育制度を実施できるのもメリットです。
オンボーディングを実施する目的
オンボーディングを実施する目的は主に以下の3つがあげられます。
早期離職防止
オンボーディングは早期退職防止に効果的です。早期退職の原因にもなりえるコミュニケーションの問題や、業務への理解不足を改善するのに有効だからです。
オンボーディングの取り組みによって、人間関係を早期に確立し、内定時から新入社員が組織に早くなじめるようにサポートできます。それにより、新入社員が新しい職場環境や仕事内容に対する不安を軽減することが期待でき、定着につなげられるようになります。
早期戦力化
新卒者や中途入職者が戦力化するためには、早々に職場になじむことが重要です。社風やルールを知り、職場に慣れると余裕をもって仕事に取り組むことができ、その人の持つ力が発揮できます。
オンボーディングを実施することで、業務だけでなく社内環境の適切な情報と支援を提供することが可能です。新入社員が必要な知識とスキルを効率的に身につけられるようにすることがオンボーディングの目的の一つであり、それによって早期に戦力化することができるようになります。
教育制度のアップデート
オンボーディングを実施することで、自社の教育制度が一律化され、人材育成施策をよりよく変えられることが期待できます。いままで行ってきた教育制度では足りない部分や、強化する部分を洗い出し、新たな分野を取り入れるなど制度のアップデートを図れます。
これにより部署ごとに行っていた、古いマニュアルでは対応できない社員の定着率を上げることにつなげられるでしょう。また、社内全体で教育に取り組む意識を浸透させることができ、既存社員の満足度にも貢献できます。
オンボーディングを実施するメリット
オンボーディングを実施すると、これまで行っていた教育や研修プログラムと比較し、以下のようなメリットを実感できるようになります。
採用コストの削減
少子高齢化や採用激化の背景から、人材不足の状況は今後も続き、採用するためのコストはますます増加する可能性があります。オンボーディングを実施することにより、社内でよい人間関係ができると、社員の帰属意識が高まり定着率も上がります。
社員の離職率を抑制できれば、新たに採用や教育するための費用が削減でき、大きなコストダウンになる可能性があるでしょう。
チーム力の強化
オンボーディングは所属する部署の上司やチームメンバーだけでなく、全社的に取り組む施策です。関連部署の社員やメンターなども巻き込みながら実施するので、さまざまな人たちとコミュニケーションを取ったり、信頼関係を築くことにつながります。
入社の初期段階から信頼関係を積み重ねていくことで、チームの結束力や組織力の向上が期待できます。全社的な教育プログラムを策定することで、社内に一体感を生み出すことにも効果的です。
生産性の向上
適切なオンボーディング施策を導入することで、新入社員は早期に必要なスキルを習得できるようになります。いままでの教育制度と比較して、早い段階で戦力として企業の業績に貢献できるようになり、生産性の向上につながるでしょう。
オンボーディングは定期的なフォローを行い、社員をサポートしていく制度ですので、仕事に行き詰ったり、成績が不振なときにも支援をしていくことが可能です。その結果、経験を積んだ社員を多く生み出し、より生産性を高めることが期待できます。
エンゲージメントの向上
オンボーディングにより、新入社員は自分の役割と組織への貢献価値を理解しやすくなります。教育者側も社員の成長がわかりやすくなり、客観的に認め、評価が下せます。それによってオンボーディングを受ける社員は仕事に充実感を持ったり、ポジティブな心理状況になりやすくなり、エンゲージメントが向上するでしょう。
また、新入社員だけでなくサポートする側の社員にとってもオンボーディングを通して業務や環境の見直しをコンスタントに行うことができ、従業員満足度の向上も期待できます。
新入社員を迎える前のオンボーディングの準備
新入社員を迎える前の準備は、彼らがスムーズに職場に溶け込み、早期から成果を出せるようにするための重要なステップです。この段階でしっかりと計画を立て、必要な準備を行うことで、新入社員の不安を軽減し、早期の適応と生産性の向上を促進します。
①目標設定と計画の立案
新入社員のオンボーディングプロセスを成功に導くためには、明確な目標設定と計画の立案が不可欠です。これには、新入社員が初日、最初の週、そして最初の数ヶ月で達成すべき具体的な目標を定義することが含まれます。これらの目標は、新入社員が自分の役割、責任、および期待される成果を理解するのに役立ちます。
スケジュールの作成
効果的なオンボーディングのためには、新入社員が参加するオリエンテーションセッション、トレーニングプログラム、ミーティングなどのスケジュールを事前に作成することが重要です。このスケジュールは、新入社員にとってのガイドとなり、彼らが何を期待すべきか、そして何を準備すべきかを明確にします。また、スケジュールは柔軟性を持たせ、新入社員が自分のペースで学び、適応できるようにすることも大切です。
関係者との情報共有
新入社員のオンボーディングには、多くの関係者が関わっています。これには、人事部門や直属の上司、チームメンバー、メンターなどが含まれます。彼ら全員と情報を共有し、新入社員を支援するための役割と期待を明確にすることが、スムーズなオンボーディングプロセスを実現する鍵です。
また、新入社員が参加する各種プログラムや活動についても、関係者間で情報を共有し、一貫性を持たせることが重要です。
②受け入れ環境の整備
新入社員が初日から快適に過ごし、すぐに仕事に取りかかれるように、物理的な職場環境の準備も欠かせません。これには、必要なオフィス用品、デスク、椅子、コンピューターなどの用意、さらにはアクセス権限の設定や電子メールアカウントの作成などが含まれます。
また、新入社員がチームメンバーや他の同僚と親しくなれるように、歓迎会やチームビルディングの活動も計画すると良いでしょう。これらの取り組みは、新入社員が属する組織とその文化に迅速に馴染むのを助け、早期からの貢献へと繋がります。
効果的なオンボーディング戦略
効果的なオンボーディング戦略は、新入社員が環境に適応し、早期から組織に貢献できるようにするための重要な要素です。この戦略の開発には、教育方法の選定やサポート体制の構築、そして継続的なコミュニケーションとフィードバックのプロセスが含まれます。
教育方法とサポート体制の構築
新入社員が自分の役割、企業の文化、および業務遂行に必要なスキルを効率的に学べるように、多様な教育方法と充実したサポート体制を用意することが不可欠です。これには、オンライントレーニングやワークショップ、対面式のセッションなど、さまざまなアプローチが含まれます。
メンター制度の導入
メンター制度は、新入社員が早期に適応し、成長するための強力なツールです。経験豊富な社員が新入社員のメンターとなり、業務に関する指導のみならず、職場の文化や非公式のルールについても教えることができます。メンターはまた、新入社員が直面するかもしれない問題や不安に対処するための信頼できるアドバイザーとしても機能します。
小さな成功を積み重ねる
新入社員が自信を持ち、モチベーションを維持するためには、小さな成功を積み重ねることが重要です。初期の達成可能な目標を設定し、それらを達成するたびに認識と称賛を与えることで、新入社員は自分の貢献が価値を持っていると感じ、より大きな課題に自信を持って取り組むことができます。
コミュニケーションとフィードバック
オンボーディングプロセスにおいて、開かれたコミュニケーションと定期的なフィードバックは非常に重要です。これにより、新入社員は自分の進捗を理解し、改善すべき点を知ることができます。
また、新入社員からのフィードバックを受け入れることも同様に重要で、これによりオンボーディングプロセス自体を改善し、将来の新入社員のために最適化することができます。
オンボーディングにおける新人教育の成功事例
ここでは、国内外の企業で見られる新人教育の成功事例と、これらの事例から学べるポイントを探ります。
①Google：g2g
Googleは新入社員（Noogler/ニューグラー）に対して、社員同士が知識を共有し、相互に学び合うための自発的な教育ネットワーク「g2g（Googler-to-Googler）」があります。
このオンボーディングプログラムは、従業員が自主的に参加し、実体験に基づく知識を共有することで、学習効果を最大化しています。6,000人以上の社員が参加し、多様なスキルセットを提供することで、組織全体の成長とイノベーションを促進。このプログラムは、学習する文化を組織内に根付かせ、従業員の自己実現とキャリア発展を支援する点で優れています。
参考：Google re:Work「従業員間での学習プログラムを導入する」
②トヨタ自動車：トヨタウェイ
日本の企業でも、トヨタ自動車が独自の教育プログラム「トヨタウェイ」を通じて、新入社員に企業の哲学と生産システムの基礎を教えています。このプログラムは、実践的なトレーニングと定期的な評価を組み合わせることで、新入社員が自分の役割において迅速に成果を出せるように設計されています。
参考：トヨタ自動車株式会社「トヨタウェイ2020／トヨタ行動指針」
③株式会社メルカリ
株式会社メルカリでは「オンボーディングポータル」というオンボーディングに必要な情報を集約し、いつでもアクセスできる環境を整備しています。これによりオンボーディングを受ける社員も教育担当者も、容易に情報の収集が可能です。
また、新入社員や教育メンバー全員が自由に会話できるチャットルームも解説しており、横のつながりの強化に役立てています。オンライン会議ツールを利用した「リモートメンターランチ」で、業務で関わりそうなメンバーとのランチコミュニケーションなども実施しています。
④サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社では、入社3ヶ月で独り立ちを実現する、オンボーディングを実施しています。組織や製品の理解から、提案や商談の実習、プレゼンテーションまで体系的な内容を網羅しています。
3ヶ月後の研修最終日には、社内メンバーを相手にプレゼン形式での課題発表を行い研修終了です。オンボーディング研修後に本部長面談の上で配属が決定されるようになっています。サイボウズは本人の希望を考慮した独自の報酬制度を設けていたり、希望部署を体験できる制度なども整備しています。
⑤LINE株式会社
LINE株式会社は、中途で新しく加わった社員がスムーズに順応できるように、LINE上の窓口を設けています。そこではパソコン操作から福利厚生について、社内カルチャー、人間関係の悩みなどあらゆる相談が可能です。
ささいなことでも相談できるため、不安を抱えることなく安心して仕事に取り組めます。
⑥GMOペパボ株式会社
GMOペパボ株式会社では、全社共通の中途採用エンジニアに向けたオンボーディングプログラムを策定しており、さまざまな取り組みが行われています。
「ペパボカクテル」では、約3ヶ月で会社と事業部、エンジニア組織につながりを作ることが可能です。「スケジュールランチ」では、エンジニア全員のスケジュールを管理し、ランダムでランチの相手を決定し、コミュニケーションを取ったり、情報のやり取りができるようになっています。
⑦株式会社博報堂
株式会社博報堂は、「On Board School」という独自の教育プログラムを実施しています。
これは通常のオンボーディングに加えて、キャリア入社の社員も対象です。具体的には組織の構造や、業務の前提となる知識について、他の職種とのコミュニケーションなどについて学びます。
年2回、4月と10月スタートに分け、3か月間隔週金曜日に参加できる、必須と任意のテーマが用意されており、定期的に同期同士が話す場としても活用されています。
オンボーディングの成功事例から学ぶポイント
オンボーディングの成功は、計画的なアプローチと従業員の積極的な参加によるところが大きいと考えられます。以下は、その要因を掘り下げます。
①明確な学習目標の設定
新入社員が達成すべき具体的な目標を設定し、その達成を支援します。これにより、彼らは自分が学ぶべきことと、組織から期待される成果を明確に理解できます。
②目標を細かく設定する
オンボーディングでは、早期達成が見込める目標を細分化して設定する「スモールステップ法」が有効です。小さな学習と、本人の振り返りや教育者のフィードバックを1セットにして行います。
小さな目標からの成功体験を積み重ねていくことで、新入社員の自信や成長を後押しすることが可能です。これにより仕事へのやりがいやモチベーションアップにつながるでしょう。
③ピアラーニングの促進
従業員間での知識共有を奨励することで、新入社員は経験豊富な同僚から実践的なスキルと洞察を学ぶことができます。
④定期的なフォロー・フィードバックの提供
新入社員に対する定期的なフィードバックとサポートは、彼らが仕事において適切な方向に進んでいることを確認し、必要に応じて調整を行うために重要です。
オンボーディングは入社研修などとは異なり、初期のプロセスで終了ではなく、長期的な成長を支援するものです。そのため、定期的なフォロー面談も重要であり、新入社員の定着に大きく寄与することをふまえておきましょう。
いつでも相談できるメンターを任命したり、さらにスキルアップするための研修の実施なども考慮しましょう。
⑤組織に合ったプログラムを設計
オンボーディングでは、自社・組織に合ったプログラムの設計が不可欠です。具体的な業界や職種、企業の文化に適したプロセスを設計・カスタマイズすることが重要になります。
始めは同業他社のプランを参考にしても、そこに自社ならではの個別な条件を取り入れることで、よりマッチしたプログラムが実施できます。実施を重ねていくことで、フィードバックの内容などを取り込み、より充実したプログラムができあがるでしょう。
⑥受け入れ体制の整備をしておく
オンボーディングは通常の入社研修などとは内容が異なりますし、より幅広い人の関与が必要になります。そのため、あらかじめ教育体制を整備しておくことが重要です。オンボーディングで使用するPCや資料なども準備しましょう。
また、事前に配属先の部署やチームにトラブルが無いかの確認も大事です。すべての部署や従業員が新しい社員を歓迎しサポートするという意識づけも必要になりますので、周知しておくようにしましょう。
⑦企業文化への浸透
新入社員が企業の価値観、ミッション、およびビジョンを理解し、それらを自分の仕事に取り入れることができるようにすることが重要です。
オンボーディングプロセスの評価と改善
オンボーディングプロセスは、常に最適であるとは限らず、定期的な評価と改善が必要になります。評価と改善のプロセスを通じて、組織は新入社員の経験を向上させ、長期的な成功につながる基盤を築くことができます。
①プロセスの振り返りと評価方法
オンボーディングプロセスの効果を正確に測定するためには、明確な評価方法が必要です。これには、プロセス全体を振り返り、具体的な成功指標に基づいてその成果を評価することが含まれます。
②成功指標の設定
成功指標を設定することは、オンボーディングプロセスを評価する上で不可欠です。これには、新入社員の定着率、プロセス完了までの時間、新入社員の満足度、および初期の生産性レベルなど、量的および質的な両方の指標が含まれます。これらの指標は、プロセスのどの部分がうまく機能しているか、または改善が必要な領域を特定するのに役立ちます。
③継続的改善のためのアプローチ
オンボーディングプロセスは、一度設定されれば完了というものではありません。組織のニーズ、新入社員のフィードバック、および変化する業界の動向に基づいて、継続的に改善する必要があります。このアプローチには、以下の要素が含まれます。
- 定期的なフィードバックの収集：新入社員および関係するステークホルダーからのフィードバックを定期的に収集し、プロセスの改善点を特定します。
- ベストプラクティスの共有：組織内外の成功事例を積極的に探求し、それらを自社のプロセスに組み込むことで、継続的な学習と改善を促進します。
- 柔軟な改善計画の実施：評価結果に基づいて改善計画を立て、実行します。このプロセスでは、柔軟性を持ち、必要に応じて迅速に調整を加えることが重要です。
会社成長の鍵はオンボーディングの成功
効果的なオンボーディングは、新入社員が職場での成功と満足を実感し、企業に長期的に貢献するための基盤を築くことに貢献します。組織としては、新入社員がそのポテンシャルを最大限に発揮できる環境を提供することが、持続可能な成長と成功への鍵となるでしょう。
オンボーディングの成功にはAIツールがオススメ
オンラインでも、オフラインでもAIが議事録を自動作成してくれるオンボーディング支援AIツール「ACES Meet」。
このツールは、商談やミーティング中の様子を録画、AIが自動で文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
この議事録を見ることで、振り返りやナレッジの蓄積、タスクの抜け漏れ防止にもなります。また、トッププレイヤーの録画映像は、生きた教材となり、良質なオンボーディングとなるでしょう。
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