オンライン商談は普及し、もはやなくてはならない存在となりました。しかし、オンライン商談は簡単ではありません。

本記事では、オンライン商談の重要性やメリット、そしてデメリットについて解説します。これからオンライン商談を行う方には知見を、すでに行っている方には改善点が見つけてください。

オンライン商談とは

オンライン商談とは、インターネットを経由してパソコン等で行う商談を言います。基本的には、パソコンのカメラ機能と音声機能を活用し、ビデオ通話の要領で行う商談です。

対面商談とは異なり、オンライン商談には多くのメリットがあります。たとえば、相手企業への移動の手間が省ける点、営業パーソンの時短や営業経費の削減につながる点、1日の商談数の増加、などが挙げられます。

一般的にオンライン商談をするためには専用のツールを使用しますが、その操作はさほど難しくありません。パソコンに不慣れな方でも、練習をすれば簡単にオンライン商談を行えるようになるでしょう。

オンライン商談の重要性

オンライン商談の重要性は、コロナウイルスの流行やリモートワークの普及といった状況により一層高まりました。従来の対面式の商談と比べて、オンライン商談は地理的な制約がないため移動の時間が必要ありません。そのため、オンライン商談の普及により、1日の商談数が増えている傾向にあります。

オンライン商談とツール

オンライン商談の重要性の高まりに伴い、オンライン商談む向けのツールが進化し続けています。企業はこれらのツールを使用してより効率的かつエンゲージメントの高いオンライン商談を行う方法を探しているでしょう。

オンライン商談のツールには、ビデオチャットやリアルタイムのドキュメント共有など、複数の機能があります。オンライン商談のスキルとテクニックを磨くと同時に、いくつかのツールを使いこなすことで、自社独自の「勝ちパターン」を作っていくことが重要になっていくでしょう。

オンライン商談の主なメリット

オンライン商談には多くのメリットがあります。主なメリットを見てみましょう。

営業コストが削減される

オンライン商談は、基本的に自社の一角で行います。相手企業を訪問する必要がないので、交通費はかかりません。また、遠方の企業と対面商談をするためには、交通費に加えて宿泊費が必要となることもありますが、オンライン商談なら宿泊費もかかりません。

加えて、オンライン商談で使う資料はデジタル形式となるため、対面営業で使う紙ベースの資料にかかる紙代、印刷代なども節約できます。とりわけ多くの営業パーソンを抱える企業にとっては、この営業コストの削減効果が、オンライン商談の最大のメリットになるのではないでしょうか。

商圏を拡大できる

オンライン商談は、相手企業の場所を問わず行うことができます。そのため、これまでは比較的近場を商圏としてきた企業でも、オンライン商談を導入すれば、遠方にある企業を対象に商談できます。

これまで距離を理由に営業対象としていなかった企業に対し商談を持ちかけることができるので、商圏を一気に拡大できる可能性があります。

1日にこなせる商談数が増える

オンライン商談の導入によって相手企業への移動が不要となれば、その分、時間が生まれます。生まれた時間を別のオンライン商談に使えば、1日にこなせる商談数が一気に増えるでしょう。

仮に1回あたりのオンライン商談に費やす時間が1時間なら、休憩を入れたとしても1日に1人5件程度の商談ができるかもしれません。

リードタイムが短縮される

オンライン商談の当事者同士は互いに日程調整をしやすいため、見込みの高い商談であれば短期間で成約までつなげることも可能です。

営業プロセス全体のリードタイムが短縮されることで、営業パーソン1人あたりの生産性向上が期待できます。

新人教育・営業研修がやりやすくなる

多くのオンライン商談ツールには録画機能が搭載されているため、商談内容を録画しておけば、その録画を視聴させる形で新人教育や営業研修を効率的に行うことができます。録画された商談は何度でも視聴できるため、新人や部下に商談のポイントをしっかりと浸透させることができるでしょう。

視聴を通じて多くの営業パーソンが商談の手法を共有すれば、長く対面商談の課題とされてきた「営業の属人化」を緩和させることもできます。なお、「営業の属人化」とはできる営業パーソンとできない営業パーソンが二極化してしまうことです。

場所を選ばず商談ができる

基本的にオンライン商談は自社の一角（会議室など）で行う形となりますが、インターネット環境さえあれば、自社でなくても実施が可能です。喫茶店などの騒がしい場所は向いていませんが、自宅であれば十分にオンライン商談ができるでしょう。

場所だけではなく、天候を選ばず実施できる点もオンライン商談のメリットです。豪雨や台風などで交通機関が麻痺したとしても、インターネットさえつながっていれば、特に問題なく商談ができます。

資料のペーパレス化につながる

オンライン商談ツールの中にはファイル共有機能や画面共有機能が搭載されているタイプも多くあります。そのため、そのようなツールを選べば、紙ベースの資料を最小限に抑えられます。紙代や印刷代、保管の手間などを削減できるようになる他、社内のペーパーレス化にも大いに貢献することでしょう。

資料がデジタル化されれば、紙ベースの資料にありがちな「紛失」のリスクもほとんどありません。

コロナ禍でも営業活動を続けられる

新型コロナウイルスの感染拡大により、移動を伴う企業活動が大幅に制限されました。自由に営業活動ができなくなったことから、収益を大幅に減らした企業も少なくありません。その点、オンライン商談であれば感染拡大のリスクがないため、自由に営業活動を行うことができます。

もちろんクロージングや契約の段階では当事者同士で対面する必要があります。しかし、対面商談に比べて双方が直接顔をあわせる機会は少ないため、その分感染拡大リスクを減らすことになります。

オンライン商談のデメリットや注意点

オンライン商談をする際のデメリットや注意点について確認してみましょう。

ネット回線を安定させる

オンライン商談はインターネット通信を利用して行います。そのため、ネット回線が不安定な環境下でオンライン商談をすると、商談中に画面がフリーズしたり音声が途切れたりなど、様々な不具合が生じてコミュニケーションを取れなくなる恐れがあります。

仮に不安定なネット回線が原因でオンライン商談の続行ができなくなった場合、残念ながら別の日に商談の設定をし直すしかありません。日を空けてしまうと、商材に対する相手企業の熱が低下する可能性もあるため、ネット回線の安定性は非常に重要なポイントと考えるべきでしょう。

万が一、オンライン商談中に通信状態が悪くなった場合には、日を空けて商談を設定し直すよりも、電話での商談に切り替えたほうが良いかもしれません。

オンライン商談に適した環境を整える

オンライン商談をするためには、周辺をオンライン商談に適した環境へと整えなければなりません。他の従業員の話し声で騒がしい環境や、後方を慌ただしく従業員たちが往来している環境では、相手企業の担当者も商談に集中できません。

オンライン商談を導入している多くの企業では、商談に適した環境として静かな会議室を使用しています。また、中にはオンライン商談専用のスペースを確保している企業もあるようです。

オフィスの広さや構造により適切なスペースを確保できない場合には、オンライン商談が終わるまで静粛にしてもらうよう他の従業員に協力を仰ぎましょう。

商談の事前準備をしっかりと行っておく

オンライン商談に先立ち、次のような準備もしっかりと行っておきましょう。

分かりやすいプレゼン資料を作成する

詳しくは後述しますが、プレゼン資料の分かりやすさは成約を大きく左右します。文字を多用せず、図やグラフなどのビジュアルを重視した資料を作成しましょう。

カメラ映りを確認する

カメラ映りの悪い場所、特に顔が暗く映る場所は、オンライン商談に向きません。自然の光で顔が明るく映る場所など、オンライン商談に適した場所でカメラ映りをチェックしてみてください。

適切な場所が見つからなければ、リングライトやレフ板の活用も検討してください。

マイクの感度を確認する

マイクの感度が悪ければ、自分の声は相手に小さく聞こえてしまいます。逆にマイクの感度が良すぎても、自分の声が音割れしてしまって相手は聞きにくくなることがあります。

自然な大きさの声が相手に届くよう、マイクの感度やマイクからの距離を何度も確認しましょう。

オンライン商談ツールの操作に慣れておく

オンライン商談中にツールの操作で手間取ってしまうと、相手の商談へのモチベーションを低下させる恐れがあります。

会話が脱線したりイレギュラーな質問が来たりした場合でもスムーズにツールを操作できるよう、事前にツールの操作法に習熟しておく必要があります。

オンライン商談の前日にリマインドメールを入れる

対面商談のアポイントとは異なり、オンライン商談のアポイントは、相手企業の担当者の印象に残りにくいことがあります。そのため、アポイント当日にオンライン商談があることを失念していたり、当日に重複して別の予定を入れていたりする恐れがあるので、オンライン商談の前日には相手企業の担当者へリマインドメールを送っておくと親切でしょう。

メールに先立って電話を入れて翌日の商談に向けた挨拶をし、追ってメールでオンライン商談の流れや手順などを伝えれば、相手に好印象を残せます。

相手の立場に立ってトークを進める

オンライン商談をする相手方にとってみれば、あなたはパソコンの画面に写っている小さな「平面」に過ぎません。そのため、対面商談による身振りや手振りなどの非言語によるコミュニケーションは、ほとんど伝達効果をなさないと考えましょう。

対面商談と同じ程度の熱量を相手に伝えるためには、対面商談よりもややオーバーなリアクションをすることがポイントです。声や身振り手振りを大きめにし、話し方に抑揚を付けることで、こちらの熱量が適度に相手方へと伝わります。

また、反対に相手の意志や理解度もこちらへ伝わりにくいことがあります。そのため商談中の節目などで、逐一「ここまでで何か不明点はありますか？」など、相手に確認する必要があります。

オンライン商談の効率化にはAIツールがおすすめ

オンライン商談の効率化には、テクノロジーを活用することが重要です。効率化をするためのツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動で文字起こしと議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽に「ACES Meet」にお問い合わせください。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。