オンライン商談のマナー｜準備から終わり方まで解説
更新日：2023年07月13日
公開日：2023年02月22日
新型コロナ感染拡大なども背景に、一気に経済社会へ普及・拡大したオンライン商談。しかし、その普及・拡大のペースが急速に進みすぎたこともあり、「オンライン商談でのビジネスマナーに自信がない…」という方も多いのではないでしょうか。
オンライン商談とは言え、基本的なビジネスマナーは対面商談と同じです。
相手企業に不快感を与えず、終始安心感を与えることを意識して商談を進めれば、大きく踏み外してしまうことはありません。ただし細部においては、オンライン商談特有のビジネスマナーが必要にもなります。
ここでは、オンライン商談で押さえておきたいビジネスマナーとして、「事前準備」「オンライン商談中」「オンライン商談後」の3つのフェーズに分けて詳しく解説します。
目次
事前準備におけるオンライン商談のビジネスマナー
対面商談と同様、オンライン商談でもしっかりと事前準備をしておく必要があります。
ビジネスマナーの視点から、オンライン商談の事前準備におけるポイントを確認しておきましょう。
ツールの操作に慣れておく
オンライン商談中、オンライン商談を依頼した自分がツールの操作に手間取っていては、相手から不信感を抱かれかねません。
相手の商談へのモチベーション低下だけではなく、情報セキュリティ体制への疑念にもつながりかねませんので、ツールの操作には十分に習熟しておくようにしましょう。
想定外の会話へ発展した場合に備え、イレギュラーの操作にも習熟しておければ理想的です。
相手の通信環境にあわせた資料を用意する
あらかじめ相手の通信環境をヒアリングし、環境に適した資料を用意することが大切です。
例えば回線の通信容量が少ない場合や無線LANを利用した通信の場合、動画を交えた大容量の資料を共有すると、相手のパソコンがフリーズしてしまう恐れがあります。
大容量の資料を使うリスクが判明しましたら、動画資料をイラスト資料に変更するなど、相手にあわせた資料を用意することがマナーとなります。
また、webカメラやマイクなど、オンライン商談に必須のツールが問題なく動作するかどうかもヒアリングしておく必要があります。
資料・アジェンダを相手企業と共有しておく
商談当日は画面共有機能などで資料を共有する形になりますが、できれば商談に使用する資料は相手企業へ送り、事前に資料の情報を共有しておくようにしましょう。
あらかじめ商談内容を共有しておけば、相手企業も質問内容をまとめておくことができますので、お互いにムダのない商談を進められるからです。
商談中に本題から逸脱することのないよう、資料とあわせてアジェンダも共有しておくことをオススメします。
資料を画面共有できる状態にしておく
人は、相手の言葉から得られる情報よりも、視覚から得られる情報のほうが頭に残りやすいとされています。
オンライン商談における視覚からの情報とは、商談で使用する資料に他なりません。相手の理解をより深められるよう、オンライン商談ツールを設定する際には、資料を画面共有できる状態にしておくことが大切です。
メールやチャットアプリを閉じておく
オンライン商談を始める前に、メールやチャットアプリを閉じておくようにしましょう。メールやチャットアプリが開いたまま商談をした場合、商談中に自社の大事な情報やプライベートのメッセージなどが、相手にも閲覧可能となってしまうおそれがあるからです。
もし商談中にチャット等の各種メッセージが相手のPC画面にも表示された場合、セキュリティ面で不信感を抱かれるかもしれません。
メールやチャットアプリだけではなく、商談に不要なものはすべて閉じておくようにしましょう。
生活感のあるものが映りこまないようにする
リモートワークとして自宅から商談に参加する場合には、背景に生活感のあるものが映りこまないよう注意します。
ゴミや洗濯物が映りこむ状態などは論外です。
加えて、部屋をきれいに掃除していたとしても、その場所がリビングやダイニング、寝室などであることが分かると、相手には画面を通じて生活感が伝わるのでご注意ください。
オンライン商談における背景は、極力シンプルな壁などにすることが基本です。
自宅の構造上、どうしても背景に不要なものが映りこんでしまう場合には、背景のボカシ機能やバーチャル背景などの活用を検討してみましょう。
オンライン商談の当日はリマインドメールを送る
対面商談とは異なり、オンライン商談のアポイントは相手の記憶に残りにくい傾向があります。
アポイント当日に相手が商談を失念している可能性もあるため、当日は商談前にリマインドメールを送るようにしましょう。
リマインドメールの本文では、当日の商談の流れ等を簡単に記しておくと親切です。
オンライン商談の5分前に入室する
対面商談と同じように、オンライン商談でも遅刻は厳禁です。対面営業の際には、予定よりも少し早めに現地へ入る形になると思いますが、オンライン商談でも少し早めにツールへ入室しておくようにしましょう。
ネット環境の確認時間なども必要ですので、おおむね5分前には入室して細部をチェックしましょう。
オンライン商談中におけるビジネスマナー
次に、オンライン商談中におけるビジネスマナーのポイントを確認してみましょう。
「オンライン商談で名刺交換はどうすればいいの？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
商談が始まったらすぐに笑顔で挨拶をする
お互いにツールへ入室して顔をあわせたら、相手の挨拶よりも先に、自分が笑顔で挨拶をします。
初対面同士の場合、顔をあわせてから約5秒で相手の印象を確定させると言われるため、最低でも5秒以内には笑顔を見せて好印象を獲得しましょう。
また、オンライン商談は、普段から慣れている自社のオフィス内や自宅から行われることが多いため、身だしなみへの配慮が薄くなることもあります。
対面商談の緊張感を思い出し、鏡に向かってスーツや襟、ネクタイ、髪型、髭などの身だしなみを確認してみましょう。
ツールの名刺交換機能で名刺交換をする
オンライン商談における名刺交換は、ツールに搭載されている名刺交換機能を利用する形で行われます。
ツールを使った名刺の交換方法としては、QRコードから相手の名刺を表示する・URLを交換して自分の名刺へアクセスしてもらうなどの方法が主流です。ツールによっては、あらかじめ背景に自分の名刺を設定しておく機能もあります。
対面商談と同様、オンライン商談でも名刺交換は非常に大切なビジネスマナーとなります。
キーボード音が相手に伝わらないようにする
商談中、パソコンに打ち込む形でメモを取る場合には、キーボードの音が相手に伝わらないようマイクをミュート状態にします。キーボードの音に限らず、周りの同僚の声などが相手に聞こえないよう、自分が話している時以外はミュート機能を使いましょう。
なお、単一指向性のマイクは集音範囲を狭くできるため、キーボード音を含めた雑音対策に有効です。
ややリアクションを大きめにする
オンライン商談中のPC画面では、資料が主役として大きく表示され、商談中の本人たちは小さく表示されることが一般的です。
そのため、相手の話に対する自分の反応（うなずき、あいづち、身ぶり、手ぶりなど）が、相手に伝わりにくくなります。
相手が話していることに何らかのリアクションをする場合には、ややオーバーなくらいの反応を心がければ、相手にはちょうど良い程度に伝わります。
商談の節目で相手の理解度を確認する
オンライン商談では、自分の反応が相手に伝わりにくくなるだけではなく、相手の反応も自分に伝わりにくくなります。そのため、ともすると相手が理解してないにもかかわらず話を進めてしまうリスクもあるでしょう。
自分が話をする際には、相手がどの程度まで自分の話を理解しているかを逐一確認することが重要です。
例えば、テーマの節目ごとに「ここまでの内容で不明点はありますか？」「以上の点について質問はありませんか？」など、相手の理解を確認する一言を添えてみてください。
相手は話の流れから置き去りにされていないという安心感を抱くことでしょう。
長くても45分程度で商談を終える
オンライン商談に要する時間の目安は30～40分程度です。
パソコンの画面を見ながらの商談では集中力が続きにくくなるため、時間が長すぎる場合、かえって相手の印象に残りづらいケースもあります。長くても45分までには商談を終わらせるようにしましょう。
自己紹介や雑談の時間も含め、あらかじめ時間配分を決めておくことをオススメします。
相手が退室してから自分も退室する
オンライン商談が終了し、お互いに「ありがとうございました」と挨拶したら、相手がツールから退室したことを確認した後に自分も退室します。
電話での商談においても、相手が電話を切ってから自分も電話を切ることがビジネスマナーですが、オンライン商談のビジネスマナーも同様と考えておきましょう。
オンライン商談後におけるビジネスマナー
対面商談の場合、時間を割いてもらった相手企業に対して誠意あるフォローを入れますが、このマナーはオンライン商談でも同様です。
商談後のビジネスマナーのポイントを押さえておきましょう。
商談の記憶がホットなうちにお礼のメールを入れる
オンライン商談が終了したら、なるべく商談の記憶がホットなうちに、相手へお礼を伝えるフォローメールを入れるようにしましょう。ビジネスマナーとしては、リマインドメールと同じ程度、もしくはそれ以上にフォローメールが重要です。
フォローメールの本文に記載する主な事項は、「商談の概要」「決定した事項」「今後の商談設定に関する打診」などです。
もし2回目の商談設定の可能性が濃厚であれば、自分から日時の提案をするのではなく、「近いうちに30分ほどお時間をいただけることは可能でしょうか？」という具合に、相手のスケジュールへ配慮した形で提案します。
オンライン商談後のフォローメールをしっかりと行い、以後も密に連絡を入れることで、徐々にお互いの距離が縮まっていくことでしょう。
フォローメールに商談で使用した資料を添付する
相手企業がオンライン商談の内容を会議にかける場合、商談で使用した資料が手元にあれば、担当者はスムーズに社内会議で説明できます。
なるべく社内会議での手間を相手に負わせないよう、フォローメールには「本日使用した資料」と題して、全資料を添付しておくと親切でしょう。
オンライン商談で使用した資料が相手企業の会議で閲覧されることを想定し、見やすくて理解しやすい好印象の資料を作成しておくことも大切です。
早急に議事録を作成して社内で共有する
相手企業へのビジネスマナーとは異なりますが、自社内でのビジネスマナーとして、オンライン商談後には早急（遅くとも24時間以内）に議事録を作成し、必要な部署で共有することが必要です。
なお、一般的に商談の議事録は、時間的な余裕のない中でまとめる形となります。
社内での情報共有に遅れが生じないよう、事前に議事録のフォーマットを統一しておくなど、何らかの工夫や対策をしておいたほうが良いでしょう。
なるべく情報が新鮮なうちに議事録をまとめ、議事録作成のための時間として確保しておくようオススメします。
対面商談におけるビジネスマナーをしっかりと習得することが大事
資料のスムーズな提示、名刺交換、商談後のフォローなど、オンライン商談におけるビジネスマナーは、基本的に対面商談におけるビジネスマナーと同じです。
オンラインという性質上、その方法論が異なるに過ぎません。
相手に不快感を与えず、終始安心感を与えながら商談を進めましょう。
対面商談と同様、この点をしっかりと意識して商談を進めていけば、違和感なく商談を終えられます。
オンライン商談のポイントは効率化
セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。
営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、商談中の様子を録画して自動で文字起こしをし、議事録の作成まで自動で行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
営業ノウハウが属人化してしまってお悩みでしたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。
