オンライン商談用の営業資料｜使り方やポイントを解説
更新日：2023年07月13日
公開日：2023年03月09日
対面商談もオンライン商談も同じ「商談」ですが、実際に相手と会うのと通信環境を通じて行うのとでは、相手の心に響く効果的な資料の作り方・見せ方などが大きく違います。プレゼンする際の相手への気遣い方も、対面商談とオンライン商談とでは違います。
ここでは、オンライン商談で扱う資料のポイントについて詳しく解説しています。
目次
オンライン商談で使用する営業資料のデザインのポイント
目の前に資料を置いて行う対面商談と、パソコンの画面上を通じて行うオンライン商談とでは、資料をまとめる際のデザインの仕方に違いがあります。
相手がオンライン商談で見やすいと感じられるデザインを意識し、資料をまとめることが大切です。
オンライン商談で使用する資料のデザインのポイントを確認しておきましょう。
対面商談の営業資料よりもフォントサイズを大きめにする
オンライン商談で使用する資料では、フォントサイズを小さくしすぎないことが大切です。
対面商談で使用する紙ベースの資料と同じフォントサイズを使用した場合、相手のパソコンの画面上では文字が非常に小さい印象となります。
また、相手がパソコンではなく、より画面サイズの小さいタブレット端末を使用してオンライン商談に臨む可能性もあります。相手の閲覧環境を考慮し、意識的にフォントサイズの大きな資料を作成しましょう。
大きさの目安は18pt以上。試しに18ptのフォントサイズで文字入力してみれば分かりますが、普段使用しているフォントサイズに比べますと、かなり大きな文字となります。
その大きさに驚くかもしれませんが、オンライン商談では、それが一般的なフォントサイズになります。
視認性の高いフォントを使う
フォントには非常に多くの種類がありますが、オンライン商談の資料作成にあたっては、フォントの「カッコよさ」ではなく「見やすさ」を重視することが大切です。
例えば、プライベートのワード文書などで多用されている明朝体は、オンライン商談の資料用として線が細すぎます。相手には「見にくい」フォントとなるため、明朝体は避けるべきでしょう。
ゴシック系の各種フォントについては、見やすいことに間違いないものの、やや無機質な印象を与えることがあります。商談用の資料ですので無機質でも問題ありませんが、より適切なフォントがあれば、そちらを使用したほうが良いかもしれません。
近年、自然で見やすいとの理由からネット上や商談資料で多用されているフォントが「メイリオ」です。
クセがなくて識別しやすいフォントですので、商材のテイストに対して違和感がなければ、メイリオも候補に入れておくと良いでしょう。
一部の専門家が書いた文章の中には、アルファベットのみ「Segoe」や「UI」などのフォントを用いたり、日本語にもかかわらず読点や句点を「、」「。」ではなく「,」「.」にしたりする例もあります。ですが、「見やすさ」の視点から見れば、これらのイレギュラーな使用法はオススメできません。
同じフォントを使い、かつ一般的に使われている日本語のルールを守ることが、相手にストレスを与えない資料の基本となります。
文字だらけの資料にしない
文字だらけの資料を提示してプレゼンを行っても、それは単に資料を朗読しているに過ぎません。当然、プレゼンの内容は相手の印象に残りにくくなります。
文字が不要というわけではありませんが、極力、文字よりも視覚へ訴える資料にまとめることが大切です。
仮に、文字だらけの資料を朗読するようなプレゼンを行っている際、途中でオリジナルの説明を加えたとしても、その説明は相手の耳に届きません。むしろ、相手は「資料のどこへ飛んだんだろう？」と思い混乱してしまいます。
商談は、相手の疑問やニーズを引き出す場でもあります。自社商材の説明に終始する商談とならないよう、また、双方のコミュニケーションや議論が活発になるよう、資料の文字を最小限に抑えることが大切です。
図解と説明文を近づける
一般的にオンライン商談用の資料には、多くの図解が登場します。この図解に対し、ポイントをまとめた短めの説明文を添えることも一般的です。
資料の中には、図解の中に（※1）（※2）などを付け、図解の下にまとめて説明文を並べている形式も見られますが、このような形式は相手にとって見やすいとは言えません。図解と説明文との間で、視線を行ったり来たりしなければならないからです。
例えば表の中の数字に関して簡単な説明を付ける場合には、その数字の真横に説明文を配置することが理想です。更に、その数字と説明文を同じフォントサイズや色使いにすれば、相手は一層ストレスなく資料を理解できます。
相手の目線の動きにあわせたレイアウトにする
資料に目を通す時の人の目の動きは、一般的に「左から右へ」、また、「上から下へ」という流れで移動すると言われています。そのため、オンライン商談の資料を作成する時には、人の目の流れを意識して「左から右へ」「上から下へ」という順でストーリーを組み立てていくことが大切です。
ストーリーをスムーズに相手の頭の中へイメージさせるためには、各スライドの形式・パターンを統一させることも大事です。
例えば図や文章の書き出し位置を統一したり、上下左右の余白の幅を統一したりなどです。
パワーポイントで資料を作成する際には、ガイド・グリット線・揃え・整列などの機能を上手に使い、各スライドを統一感ある体裁に整えましょう。
オンライン商談で営業資料を画面共有するときのポイント
相手にとって見やすい資料を作成したら、次に、資料の画面共有の仕方を工夫してみましょう。ストレスなく資料の内容を理解してもらうためには、相手に気遣いのある共有方法が大切です。
資料の中のどこを説明しているのかを明確にする
対面商談の場合には、資料の中の該当箇所を指さしながら説明できますが、オンライン商談の場合、該当箇所を指さしても相手には伝わりません。
いかに上手な説明であっても、資料の該当箇所を特定しないまま説明を続ければ、相手の頭が混乱しかねません。
オンライン商談で資料を共有しながら説明する際には、ツールのポインター機能やスポットライト機能などを使い、該当箇所を差しながら話を進めるようにしましょう。
また、ポインターやスポットライトなどの機能を使う以前の段階として、スライドを変えたら「タイトル」と「キーメッセージ」を文章通りに読み上げることも大切です。
タイトルは、そのスライドのテーマを一言で表したものであり、キーメッセージは、そのスライドの主張や結論をまとめたもの。それぞれを読み上げることで、相手はこれから展開されるプレゼンの概要をイメージできるため、プレゼン内容そのものの理解も深まります。
相手の集中力を散らしてしまうような背景を設定しない
オンライン商談における背景は、なるべくシンプルにすることが基本です。背景に多くの視覚情報がある場合、相手の集中力を散らしてしまう可能性があるからです。
理想的な背景は「白い壁」。「白い壁」では味気ないと感じる場合には、簡単な観葉植物や生花を配置しても良いでしょう。
なお、オンライン商談ツールの中には、バーチャル背景機能を搭載したタイプもあります。自分の名刺や大事な情報などを、背景へ置きっぱなしにできる機能です。
状況によってはバーチャル背景機能も有効な機能として働きますが、無理に設定する必要がなければ、使用しないほうが無難でしょう。
オンライン商談用の営業資料を作成する時の基本
以上の説明内容は、「必ずこうしてください」というものではありません。相手の立場に立ち「こうしたほうが良いですよ」という意味でのポイントになります。
そのため、オンライン商談の内容によっては、上記の説明とは異なる部分を重視したほうが良い場合もあるでしょう。
ただし、以下で説明する3つのポイントは、オンライン商談の資料づくりに共通する大前提です。必ず押さえておくべき基本ですので、特にはじめてオンライン商談用の資料を作成する方は、しっかりと覚えておきましょう。
「1スライド1メッセージ」でまとめる
1枚のスライドの中には、1つのメッセージ（テーマ）をまとめる形にします。余白が生じたとの理由で、中途半端に次のメッセージを挿入した場合、相手の理解が混乱します。
必ず「1スライド1メッセージ」を守りましょう。
スライドのトップには、大きな文字で端的な「大見出し」を入れます。また、下の説明部分では、適宜「小見出し」を入れた上で図や文章を挿入します。
「大見出し」と「小見出し」に目を通しただけでスライドの概要が分かる、という資料が理想的です。言葉の選定や句読点の打ち方も熟考し、コピーライターになったつもりで各見出しを検討していきましょう。
フォントや配色を統一する
先にも説明していますが、フォントや配色を統一させることも、オンライン商談用の資料づくりには大変重要なポイントです。
「1種類のフォントのみ使用する」「フォントの大きさを18pi以上で統一する（強調部分以外）」「フォントの色を統一する」「資料の配色イメージを統一する」など一定のルールを決めた上で、厳格にルール通りの資料をまとめましょう。
特定の文字を強調したい場合には、強調の仕方に関する統一ルールも決めておくようにします（太字+赤字+24pt、など）。
文字色は黒かグレーとし、全体で使用する色は2～3色にとどめる
紙ベースの資料とは異なり、印刷コストを考慮せずに多彩な色を使えることがデジタル資料のメリットの1つです。
ただし、いかに多彩な色を使えるとは言え、多くの色を使いすぎることは禁物です。どこを強調したいのかが分かりにくくなり、全体的にまとまりのない印象の資料となるからです。
一般的に、背景は白のままで文字は黒または濃いグレーとします。強調色を使う場合には、背景の白を除いて最大2色が基本です。
強調色の2色のうち、1色をメインカラーと言い、もう1色をアクセントカラーと言います。
メインカラーには自社または相手企業のコーポレートカラー、アクセントカラーにはその補色を用いると自然です。
ちなみに補色とは、色相環で反対に位置する色のことです。例えば、赤の補色は青緑、緑の補色は青紫、黄緑の補色は紫です。一般的に、オレンジや赤、ピンクなどの暖色は目立ちやすく印象に残りやすい色とされています。
メインカラーとアクセントカラーを決めた後は、配色のルール設定をすることも忘れないようにしましょう。強調したい「文章」には〇色、強調したい「単語」には△色、などのルールです。
資料全体に対する配色の割合は、メインカラーが25%程度で、アクセントカラーが5%程度。アクセントカラーを多用しすぎないことがコツです。
閲覧環境にあわせて縦横比を意識する
例えばスマートフォンで撮影した写真を閲覧する際、撮影設定の違いにより、画面の上下や左右の一部に空白が生じます。撮影設定の縦横比と画面の縦横比が異なるためです。
オンライン商談でも同様で、資料の縦横比と資料が映し出されるパソコン画面の縦横比が異なっている場合、画面や上下に空白が生じます。
相手に対してよりストレスの少ない資料を提示するためには、相手のパソコン画面にあわせた縦横比で資料をまとめることが大切です。
一般的に商談用の資料の縦横比は、4：3か16：9のどちらかを採用する形となります。
縦横比4：3の資料の場合
対面商談や対面会議の場面では、この縦横比4：3の資料を用いることが一般的です。
なぜなら、対面形式の場合には紙ベースでの資料を配ることが多いため。A4サイズは4：3と16：9の中間のバランスのため、4：3で資料を作成すると、印刷した際に収まりが良いのです。
また、資料づくりにはパワーポイントが多く用いられますが、2010までのパワーポイントのデフォルトが縦横比4：3に設定されていたことも、その理由のひとつです。
それらの資料がプロジェクターで投影されることも多いため、プロジェクターの縦横比も4：3と設定されていることが一般的です。
なお、昨今のパソコン画面の縦横比は16：9が一般的ですので、縦横比4：3の資料をパソコンに表示すると、左右に空白が生じます。空白をなくす設定にすると、文字や資料が横長になり不自然な印象となります。
縦横比16：9の資料の場合
上述の通り、昨今のパソコン画面の縦横比は16：9が一般的です。そのため、資料を表示する場がパソコン上のみでしたら、縦横比16：9で資料を作成したほうが良いでしょう。
オンライン商談用の資料も縦横比16：9が望ましいということになります。
ただし、相手が使用している端末がパソコンではなくタブレットの場合、縦横比16：9で作成した資料は画面の形に合わず、上下に空白が生じてしまいます。 タブレットの縦横比は一般的に4：3です。オンライン商談に際しては、相手がどのような端末を使う予定なのか、あらかじめ確認した上で資料作成へ取り掛かりましょう。
オンライン商談は効率化がポイント
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