商談や会議をすること自体に抵抗はないものの、商談後の議事録作成を苦手とする営業パーソンがいます。
ここでは、議事録作成が苦手な理由と、苦手を克服するためのポイントをご紹介しています。

なぜ議事録作成が苦手？主な3つの理由

議事録作成を苦手とする主な3つの理由を見てみましょう。

理由①：商談・会議の内容を十分に理解できない

議事録を作成する以前の問題として、商談・会議の内容を十分に理解できていない点が挙げられます。理解できていない内容についてまとめるよう上司から指示されても、部下はまとめようがありません。

実際に商談・会議の内容を理解できないというよりも、場数が少ない等の理由から、ポイントを押さえて話の流れを聞くことに慣れていないのかもしれません。

理由②：議事録の作成方法が分からない

商談・会議の内容やポイントは押さえているものの、議事録の具体的な作成方法が分からないという方もいます。

予め社内で所定のフォーマットを用意していれば良いのですが、作成形式を各人に任せていたり、フォーマットを用意しても定着せず形骸化したりしている企業も少なくないようです。

理由③：商談・会議中のメモが追いつかない

商談・会議の進行にメモが追いつかない、という声も多く聞かれます。

メモの漏れがないよう、現場にボイスレコーダーを持ち込む方もいるようですが、会議後に改めてボイスレコーダーを聞き直しながら議事録作成することは、とても非効率です。

議事録を上手にまとめるポイントとは

上でご紹介した議事録作成が苦手な理由を踏まえ、それらの課題を克服する具体的な方法を3点確認しましょう。

ポイント①：議事録の構成に沿って商談・会議を理解する

予め議事録の構成を用意し、その構成に沿って商談・会議に耳を傾けると内容をすっきり理解できることがあります。例えば次のような構成です。

• キーパーソンの発言内容
• 保留となった内容
• 補足しておくべき事項
• 会議後に必要なタスクと、その期限
• 次回の商談・会議予定
• 理解できなかった点

キーパーソンの発言については、結論と結論に至った理由の理解に集中します。発言内容の全体をフラットに理解しようとするのではなく、発言内容に強弱をつけながら理解していくイメージです。

メモ用のフォーマットに、予め「結論」「理由」という欄を複数設けておくと良いかもしれません。

ポイント②：PREP法に従って議事録をまとめる

議事録の所定フォーマットがなく、かつ作成方法やまとめ方が分からないという方は、PREP法に従って議事録をまとめてみましょう。

PREP法とは、「結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）」という順番で議事録をまとめる方式のこと。

商談・会議に参加していなかった同僚が見ても、大変明快で分かりやすい議事録となります。

ポイント③：議事録作成ツールを活用する

議事録作成の苦手意識を一発で解決させる方法として、議事録作成ツールの活用が挙げられます。

議事録作成ツールとは、商談・会議の録音・録画や文字起こし、ポイントの抽出、議事録作成などをすべて自動化できるAIツールのこと。

オンライン商談・会議での導入例が多く見られますが、対面商談・会議でも活用が可能です。

人がやることは、AIが作成した議事録の見直し程度。誤変換の修正や必要に応じたポイントの削除・加筆などです。

すでに多くのIT開発企業から議事録作成ツールがリリースされていますが、以下、参考までに東大松尾研発ベンチャーのAI技術を活用した「ACES Meet」を簡単にご紹介しましょう。

ACES Meetとは

ACES Meetとは、商談や会議、社内での情報共有などを効率化する営業支援AIツール。商談・会議の内容をAIが認識し、話者を特定しながら議事録を自動作成します。

商談・会議の内容やトピックごとの比率、ポイント等についてはAIが自動分析するので、人が改めて商談・会議内容を聞き直す必要はなし。

話者の表情やリアクション等もAIが分析し、トピックに対する話者の関心の強弱も判定のうえ可視化します。

議事録も含めAIがまとめた情報は社内全体で瞬時に共有が可能。普段使用しているZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどとの連携も可能です。

議事録作成ツールを導入して本来業務に集中できる環境づくりを

近年、オンライン商談やオンライン会議の件数が増えています。移動せず商談や会議ができる点では業務効率化に繋がっています。一方で、オンライン商談やオンライン会議の件数が増えれば増えるほど、議事録作成の手間・時間もかかることを忘れてはいけません。

議事録は大事な書類ですが、その作成に追われて本来業務が手薄になることは避けるべき事態。議事録作成ツールを積極的に活用し、本来の業務に集中できる環境づくりを目指していきましょう。

議事録の自動作成なら「ACES Meet」

セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、商談中の様子を録画して自動で文字起こしをし、議事録の作成まで自動で行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

営業ノウハウが属人化してしまってお悩みでしたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。

＼　3　分　で　理　解　／

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。