リモートワークを効率化する方法とは？役立つツール9選を紹介
更新日：2024年03月11日
公開日：2024年02月21日
リモートワークはオフィスワークと環境が異なるため、業務効率が下がってしまう方もいるでしょう。リモートワークを効率化するアイデアや便利なツールを知り、自宅勤務の生産性アップに役立ててみてはいかがでしょうか。
この記事では、リモートワークを効率化する方法や、役立つツールについて解説します。
目次
リモートワークとは？
リモートワークとは、本来勤務すべき職場以外の場所ではない、遠隔地で仕事を行う勤務スタイルのことです。自宅はもちろん、サテライトオフィスやコワーキングスペースでの勤務もリモートワークに含まれます。
リモートワークは、新型コロナウイルスのような感染症の拡大を防止したい企業や、通勤時間を削減して仕事を効率的に行いたい人にメリットの大きい働き方です。今後リモートワークがさらに普及すると、住む場所を規定することなく働け、さらには生産性の向上につながると考えられています。
リモートワークとテレワークの違い
職場以外で働く勤務スタイルを表す言葉に「リモートワーク」と「テレワーク」がありますが、両者に大きな意味の違いはありません。総務省では遠隔で働くことを「テレワーク」との呼称で統一し、意味を以下のように定義しています。
- テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です（※1）。
（※1）参考：総務省「テレワークの推進」
したがって「リモートワーク」と「テレワーク」は、同じ意味合いで用いても問題ないでしょう。
リモートワークの効率化を妨げる要因
リモートワークはオフィスワークと比べ、効率が下がりやすいと感じる人は少なくありません。リモートワークとオフィスワークの環境の違いから、生産性が下がる理由を理解しましょう。
コミュニケーション不足
リモートワークではメンバーとのコミュニケーション不足に陥りやすく、業務効率が下がる傾向にあります。業務で相談すべき事案が発生した場合、オフィスワークなら周囲の人に対してすぐに口頭でコミュニケーションが可能です。しかし、リモートワークのコミュニケーション手段はチャットが主流であるため、伝えたい内容をテキストで表現する必要があります。
テキストメッセージに慣れないと意思疎通に時間がかかるため、生産性が落ちてしまいがちです。
オン・オフの切り替えが難しい
リモートワークではプライベートと仕事の切り替えが必要なため、オフィスワークに比べて業務効率が落ちやすいといわれています。オフィスワークなら、通勤服に着替えて職場まで移動するあいだに気持ちが仕事モードに切り替わる人は多いでしょう。しかし、自宅でのリモートワークの場合、仕事モードに切り替えるタイミングがなく、オンとオフの変換が難しいものです。
また、自宅には上司や同僚の「目」がないため、つい怠けてしまうという人も珍しくありません。
リモートワークを効率化する方法
リモートワークの効率化のために、個人や職場で実践できる方法があれば知りたいところ。その方法の一つが、できるだけオフィスワークの環境に近づけることでしょう。ここからはその方法を紹介します。
業務を効率化できるツールを使う
まずは業務を効率化できるオンラインツールを使用し、リモートワークを活性化するという方法が効果的です。たとえばメールの使用を脱して、ビジネスチャットやWeb会議システムなど、よりリアルタイムで意思疎通ができるツールを利用してみましょう。以下は、企業が導入可能なツールの例です。
- Web会議システム
- 議事録作成サービス
- チャットツール
- プロジェクト管理ツール
連絡におけるハードルが下がるとコミュニケーションが活発化し、今よりも生産性が上がる可能性があります。
仕事場の環境を整える
業務を行う環境を見直し、仕事に集中できるように整えるのも効率化におけるアイデアの一つです。とくに、自宅でリモートワークを行う場合、気持ちの切り替えを行うためにも生活環境と仕事場との区別は重要となります。以下のアイデアは、働く環境の見直しに有効です。
- 専用の作業スペースを設ける：パーテーションなどを使い生活空間と区切る
- 適切な家具を設置する：疲れにくいイスや高さの合うデスクを用意する
- ノイズを取り除く：スマホのプライベートの通知を切りチャットやメールだけに対応する、インターホンに出なくていいよう宅配ボックスを設置する
上記のように、自宅であっても仕事に集中できる環境を整えてみましょう。
1つの業務に集中して取り組む
リモートワークであっても、勤務時間中は仕事だけに集中できるような工夫が必要です。とくに、自宅での勤務は他者の視線を気にしなくていいため、ついだらだらとスマホを見てしまうという人は少なくないでしょう。
仕事と休憩のメリハリをつけるには、ポモドーロ・テクニックがオススメです。ポモドーロ・テクニックでは、25分間集中して作業を行い、5分間休憩するというサイクルを繰り返します。短期間の集中と休憩をリピートすることで、疲労を回復しながら仕事の効率を高められるでしょう。
スケジュールを管理する
1日のスケジュール管理も、リモートワークの効率化において重要なポイントです。始業時刻と終業時刻があいまいになりがちなリモートワークは、その日にやることを決めておかないと残業が増え、非効率の原因となります。
もっともシンプルなスケジュール管理として、始業開始とともにその日のToDoリストを作るのがオススメです。今すべきことやそうでないことの視覚的理解がはかどり、限りある勤務時間を有効に活用できるようになるでしょう。
コミュニケーションをとる
リモートワークであってもコミュニケーション体制を整え、円滑に仕事ができるよう心がけましょう。リモートワークはオフィスワークと異なりその場での会話ができないため、報告や相談をつい後回しにしてしまいがちです。しかし、コミュニケーションが足りないと、業務の遅れやミスの増加につながります。
チームで協働する場合は、メンバーと相談して1日に数回会話できるタイミングを作るのがオススメです。進捗状況や不明点のチェックをその都度行うと、お互いが気持ちよく働けるようになります。
リモートワークの効率化に役立つツール9選
リモートワークの効率化を行うには、便利なツールの利用を検討するのも方法の一つです。ここでは、遠隔での仕事をスムーズに行うために役立つツール9選を紹介します。
ACES Meet｜AIが議事録を自動作成、商談に集中でき成果を最大化！
こんな企業にオススメ！
- 文字起こしの精度にこだわりたい
- オンライン・オフラインのどちらでも使いたい
- 営業のスキルアップにつなげたい
- セキュリティ面にもこだわりたい
- さまざまなツールと連携したい
ACES Meetは、株式会社ACESが提供する高度なAI技術を搭載した議事録自動作成ツールです。東大・松尾研発ベンチャーのハイクオリティなAI技術により、会議の文字起こしから議事録作成までをスムーズに行えます。
日本語音声認識において従来のアルゴリズムを超える精度を実現。その結果、AIまとめ機能や解析、高度な絞り込み機能により、商談内容をすぐに振り返ることができます。
議事録作成だけでなく相手の表情や話した内容の分析が可能なので、重要な商談での活躍も可能です。また、ログイン時の二要素認証や資料を外部へシェアする際のパスワード管理機能がついているため、セキュリティ面も安心して利用できます。
問い合わせは30秒で完結するので、ぜひHPにアクセスしてみましょう。
参考：ACES Meet
Web会議ツール「Zoom」
こんな企業にオススメ！
- Web会議ツールを顧客への営業活動に利用したい
- 基本的な機能がそろっていると安心
Zoomは、アメリカのZoom社が提供する無料のWeb会議ツールです。画面共有、チャット機能、録画機能という基本的な機能がすべて備わっており、ビジネスシーンですぐに活用できます。
Zoomは独自の技術により、比較的少ない通信量で安定した映像と音声を送受信できるツールです。通信切断や音声途切れなどによるストレスを最小限にとどめられるため、顧客への営業活動を行いたい企業にも向いています。
参考：Zoom（ズーム）とは？機能や始め方・参加する・終了する方法を解説
Web会議ツール「Google Meet」
こんな企業にオススメ！
- 進捗状況の報告などの短い会議をしたい
- ブラウザを使って会議を行いたい
Google Meetは、アメリカのGoogle社が提供する無料のWeb会議ツールです。Googleアカウントがあれば誰でもすぐに利用可能なため、必要時にすぐ導入できます。
ブラウザを使用してミーティングを行えるため、わざわざアプリをインストールする手間がかかりません。始業や終業のタイミングで、メンバーとコミュニケーションをとりたいチームにオススメです。
参考：Google Meet（グーグルミート）とは？機能や始め方、参加する方法を解説
ビジネスチャットツール「Slack」
こんな企業にオススメ！
- 外国企業とのやりとりがある
- チャットコミュニケーションを頻繁に行う
Slackは、アメリカのSalesforce社が提供するビジネスチャットツールです。対応言語が日本語以外に8カ国語あるため、外国企業とのやりとりもスムーズに行えます。
Slackにはスレッド機能が搭載されており、特定のメッセージに対して個別の返信が可能です。チャットコミュニケーションが活発で、メッセージが流れてしまいやすいと感じる企業に向いています。
ビジネスチャットツール「Chatwork」
こんな企業にオススメ！
- 意思決定スピードを上げたい中小企業
- セキュリティにも配慮したい
Chatworkは、日本のChatwork株式会社が提供する無料のビジネスチャットツールです。国内利用数No.1を誇るツールであり、業種や職種を問わず多くの企業で採用されています。
文字やファイルをチャット形式で送受信できるため、リモートワークであっても意思決定の効率化が可能です。なお、やりとりした内容はデータセンターにて厳重に保管されるため、機密情報の取り扱いに配慮したい企業にも向いています。
プロジェクト管理ツール「Backlog」
こんな企業にオススメ！
- 進捗確認方法を検討している
- チームメンバーが増えてきた
Backlogは、日本の株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。シンプルな操作性や親しみやすい見た目から、プロジェクトにおいて誰がいつ何を行うのかが一目でわかります。
なお、Backlogはスペース課金であるため、利用ユーザーによって料金が変わることはありません。従業員が増える予定のある企業や、社外メンバーを追加したいチームにもオススメです。
プロジェクト管理ツール「Asana」
こんな企業にオススメ！
- タスクの割り振りをスムーズ化したい
- 操作がわかりやすいツールがいい
Asanaは、アメリカのAsana社が提供するプロジェクト管理ツールです。操作画面がわかりやすく、画面上に付箋を貼り付けるかのようにタスクの整理ができます。
また、ルールの設定を行えば、メンバーやプロジェクトに対して自動的にタスクを送信することも可能です。業務フローが複雑化し始め、タスクの割り振りを円滑に行いたいチームに向いているでしょう。
勤怠管理ツール「KING OF TIME」
こんな企業にオススメ！
- 働き方に合わせて打刻方法を選びたい
- 国外からも利用したい
KING OF TIMEは、日本の株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理ツールです。多様な打刻方法が用意されており、企業は自社の勤務スタイルに合わせて方法を選べます。
また、国外でもリアルタイムで勤怠管理を行えるほか、複数の言語に対応可能です。国外に拠点を構えている企業や、従業員の出張が多い企業でも活躍するでしょう。
勤怠管理ツール「ジョブカン」
こんな企業にオススメ！
- 勤怠管理をフルリモート化したい
- 管理者の使いやすさにもこだわりたい
ジョブカンは、日本の株式会社DONUTSが提供する勤怠管理ツールです。打刻だけでなく休暇申請や承認フローまでを遠隔で行えるため、勤怠管理全般をフルリモート化できます。
管理画面はカスタマイズ性が高く、自社に必要な機能だけを表示することも可能です。画面をより使いやすく設定できるため、勤怠管理を行う担当者にも親切なツールといえます。
リモートワークの最適化を
リモートワークを効率化する便利なツールやアイデアが豊富です。自分に合うアイデアを見つけるには、リモートワークの効率を下げている原因を探ることが一番の近道です。
自分のリモートワーク環境を振り返り、対応策をメンバーとともに考えていきましょう。
リモートワークの効率化にはAIツールがオススメ
オンラインでもオフラインでもAIが議事録を自動作成してくれる営業支援AIツール「ACES Meet」。
商談中の様子を録画して、自動でBANTCの判定や文字起こし、議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか、重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。
この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずは情報収集として、お気軽に資料をダウンロードしてみてください。
