会議や商談の後、必ず必要となる作業が議事録の作成です。関係者が共有すべき情報をまとめる大事な作業ですが、その作業の手間に負担を感じている方も多いのではないでしょうか？
会議や商談のメモを取り、議事録作成までを行ってくれる書記スタッフがいれば楽なのですが、人材不足と予算不足の中、別途で書記スタッフを用意できる企業は少数派です。

このような現状の課題を大きく解決に導くのが、AIを搭載した書記ツール。書記スタッフと同様の働きをし、現場の負担を大幅に軽減させてくれる利便性の高いツールです。
ここでは、AIを搭載した書記ツールの機能性やメリット、導入する際のポイントなどについてご紹介しています。

※当記事では便宜上「AI書記」という表現を使っていますが、「AI書記」は特定のサービス名を指すものではありません。

AI書記の主な分類

2023年時点で、多くのメーカーからAI書記機能を持つサービスがリリースされていますが、それぞれのサービスは大きく分けて以下の3つのタイプに分類されます。

「自動録画＋録画後の文字起こし」タイプ

オンラインMTGの内容を自動的に録画し、録画したデータを解析して文字起こしをするタイプです。録画終了後にAI書記として働きます。

「録画データアップロード＋文字起こし」タイプ

録画されたオンラインMTGの内容をツールにアップロードし、アップロードされた録画データを解析して文字起こしをするタイプです。録画データをアップロードする際、やや手間がかかります。

「自動録画＋リアルタイム文字起こし＋自動保存」タイプ

オンラインMTG中、リアルタイムで自動録画と文字起こしを行うタイプです。文字と録画データは、所定の場所へ自動保存されます。

AI書記にできること

リリースされているサービスの種類によりAI書記の機能は異なりますが、一般的なAI書記を想定した場合、主に次の2つの作業をAIが代行します。

音声を文字起こしする

録画後に解析するタイプやアップロードされた録画データを解析するタイプ、MTG中にリアルタイムで解析するタイプなど、AI書記のタイプにはいくつかありますが、いずれのタイプでも音声を文字起こしする機能が搭載されています。この機能を活用すれば、MTG中にメモを取る必要はありません。

議事録を自動作成する

多くのAI書記ツールには、フォーマットにしたがって議事録を自動作成する機能が搭載されています。文字起こしされた内容を要約し、所定のフォーマットへ自動的に記載する機能です。

AI書記を導入するメリット

AI書記を導入することで、現場には主に次の3つのメリットがもたらされます。

議事録作成の負担が減る

AI書記を導入することで、会議中にメモを取ることも、会議後に議事録を作成することも不要です。議事録担当者が行うことは、AI書記が作成した議事録を最終チェック（内容の微調整を含む）のみとなるため、議事録作成の負担が大きく軽減します。

議事録作成のミスが減る

メモの取り忘れや重要部分の見逃しなどを防げるため、議事録作成のミスが減少します。

情報共有が容易になる

クラウド型のAI書記を導入すれば、関係者はリアルタイムで議事録を共有できるため、議事録をメール添付などで共有する必要がありません。議事録の検索もやり易くなることから、過去の議事録を参照する手間も削減され、ひいては業務全体の効率化へとつながります。

AI書記ツールを選ぶ際のポイント

多くのメーカーから類似のサービスがリリースされていますが、長く使い続けるツールである以上、それぞれのサービスの特徴をよく吟味し、自社に適したサービスを選ぶ必要があります。

AI書記ツールを選ぶ時のポイントを見てみましょう。

音声認識レベルの高さ

基本的に、どのAI書記ツールを選んでも、音声を拾って文字起こしをする機能は搭載されています。ただし、音声認識のレベルはツールによってまちまちです。導入前に試用して音声認識のレベルを確認してみるようおすすめします。

シンプルな操作性

いかに高度な機能を搭載したAI書記ツールであっても、操作性がシンプルでなければ、やがてツールは使用されなくなっていく可能性があります。誰もが簡単に操作できるAI書記を選ぶようにしましょう。

連携機能

Web会議ツール（Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど）と連携できるかどうかを確認しておきましょう。

セキュリティの高さ

議事録は社外秘の資料となるため、セキュリティの高いツールを選ぶ必要があります。暗号化やアクセス権限などのセキュリティ仕様を確認しておきましょう。

AI書記ツールで負担を軽減

AI書記ツールは、会議や商談の議事録作成を効率化し、現場の負担を大幅に軽減する便利なツールです。音声の文字起こしをして、議事録を自動作成する機能が搭載されており、ミスが減り、情報共有も容易になります。

導入する際は、音声認識レベルの高さ、シンプルな操作性、連携機能、セキュリティの高さを考慮して選ぶ必要があります。オンライン会議が今後も増えることを見越し、AI書記ツールの導入を検討して、議事録作成の工数を削減し、本来の業務に集中できる時間を確保しましょう。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。