議事録は、オンライン商談や会議、議論の内容を書き留め、文書化したものです。会議で話された内容、取り決め事項、意思決定、行動計画、責任者など重要な情報を記録し、後日確認するため、また情報を共有するために使用されます。本記事では議事録の定義から書き方、取り方、まとめ方までを解説します。議事録作成に関する課題を克服し、効果的にビジネスに活用していきましょう。

議事録とは？

議事録は、会議や議論の過程と結果を文書化したものです。特に昨今のビジネスシーンではオンライン商談が多くなり、より一層、議事録は重要な役割を果たします。議事録は参加者が何を話し、どのような意思決定がなされ、ネクストアクションを明確に記録し、それらを共有するための基本的なツールなのです。

議事録にはさまざまな形式が存在します。全ての発言を詳細に記録する「詳細記録型」、重要なポイントだけを列挙する「アクションアイテム型」、決定事項とその理由をまとめる「決定事項型」など、その会議の目的や状況により最適な形式が選ばれます。

議事録を適切に作成し活用することで、情報の透明性が保たれ、会議の生産性が向上します。それでは、次のセクションで議事録の具体的な作成手順について解説していきましょう。

議事録の種類①議事録

議事録は、会議や討論の内容を文字に起こした記録です。具体的な議論の流れ、出されたアイデア、決定事項、それらに至るまでの理由や経緯などを詳細を記録します。これにより、会議の内容を後から見返すことができ、重要な情報が失われないようにします。

また、欠席者や新たにプロジェクトに参加したメンバーが会議の内容を把握するための資料ともなります。

議事録の種類②商談データ

商談データは、主に営業活動やクライアントとの商談やミーティングの内容を記録したものです。顧客の要望、商品やサービスへの反応、営業担当者と顧客とのコミュニケーションの詳細など、商談に関する重要な情報がまとめられます。この情報は、顧客理解の深化や、今後の商談戦略の策定に役立ちます。

また、部下の商談をさらにブラッシュアップしたい上司や、先輩の商談がなぜうまくいっているのかを学びたい新入社員にとって、商談データがあることは力強い味方となるでしょう。

議事録の目的とは？

議事録は単に商談や会議の内容を記録するだけでなく、その存在自体が重要な目的を果たします。それは組織のコミュニケーションを円滑にし、情報を整理し、進捗を管理する機能があるのです。以下で具体的な目的について詳しく見ていきましょう。

①情報共有

議事録は情報共有のツールとして非常に重要です。会議の参加者はもちろん、欠席者や後から参加したメンバーに対しても重要な議論の詳細や決定事項を伝える手段となります。これにより、全員が同じ認識を持つことができ、誤解や情報の飛躍を防ぎます。

②記録と記憶

議事録は、会議の内容を長期にわたって保持するためのツールとしても機能します。人間の記憶は不完全であり、時間とともに忘れてしまうことがあります。議事録は、そのような状況を防ぐための重要な役割を果たします。

③アクションの追跡と進捗管理

議事録は、具体的なタスクや行動計画を記録し、その進捗を管理するための道具にもなります。どのタスクが誰に割り当てられ、それがいつまでに達成されるべきであるかを記録することで、全体の進捗管理が容易になります。

④商談や会議のブラックボックス化を防ぐ

商談の課題として、工数不足により結果のみが報告され、過程はブラックボックス化しやすい点が挙げられるでしょう。その点は議事録を取ることで防げるでしょう。また、客観的な商談データによりフィードバックもしやすくなります。

議事録作成の基本的な手順

議事録を効果的に作成するためには手順が必要です。手順には事前の準備から会議中の記録、そして会議後の整理まで含まれます。以下で、それぞれの手順について解説します。

議事録作成の基本的な手順①事前準備

議事録作成の手順は、会議が始まる前の事前準備から始まります。ここでは、会議のアジェンダを理解し、議論される予定の主要なトピックやキーポイントについて明確にしておくことが重要です。

また、どのような形式の議事録を作成するかを決定し、必要なツールやテンプレートを用意しておくこともで効率的に作成できるでしょう。

議事録作成の基本的な手順②会議中の記録

会議中は、発言者の名前、議論のポイント、重要な決定、アクションアイテムとその担当者、期限などを記録します。なるべくリアルタイムで詳細に記録し、後で情報が失われるのを防ぐようにしましょう。

ただし、全てを発言どおりに記録する必要はありません。重要なポイントとその文脈を捉えることが最も重要です。

議事録作成の基本的な手順③会議後の整理

会議が終わったらすぐに議事録を整理しましょう。ここでは、記録された情報を整理し、理解しやすい形にまとめます。

また、ネクストアクションがわかるようにし、それぞれのタスクについて担当者と期限を明確にします。整理が終わったら、議事録を参加者や関連する人々と共有し、全員が同じ理解を持てるようにしましょう。

議事録の書き方・基本ルールとフォーマット

議事録を効果的に作成するには、基本的なルールとフォーマットを理解することが重要です。これにより、議事録が一貫性を持ち、読みやすく、情報が迅速に把握できるようになります。以下で、標準的なフォーマットについて見ていきましょう。

標準的なフォーマット

議事録の標準的なフォーマットは以下の要素を含みます。

• 会議の日時と場所
• 出席者のリスト
• 会議のアジェンダ
• それぞれの議題に対する議論の要約
• 重要な決定
• ネクストアクションとその担当者
• 次回の会議の日時と場所

この情報を明確にし、整理された形で記録することが求められます。

議事録の作成における課題と解決策

議事録作成は非常に重要なプロセスですが、さまざまな課題があります。以下では、課題とそれぞれの解決策について掘り下げていきます。

議事録の課題①情報の欠落

会議中にすべての情報をキャッチアップするのは難しいでしょう。特に、議論が速く進行したり、同時に複数の会話が行われたりすると、記録者が取りこぼす可能性があります。

解決策

リアルタイムで音声を認識してくれるソフトウェアを利用することで、会議中のすべての会話をテキストに変換することが可能になります。これにより、記録者自身も議論に集中でき、詳細な情報は後で確認できるでしょう。

議事録の課題②時間と労力の消費

議事録の作成と整理は時間と労力を要します。特に、長時間の会議や複雑な議論の場合、この作業は非常に時間がかかるでしょう。

解決策

効率的な議事録作成ツールを活用することで、時間と労力の消費を大幅に減らすことができます。たとえば、テンプレートを利用したり、ツールの自動生成機能を活用したりすると、作成の負担を減らせるでしょう。

議事録の課題③曖昧な情報

議事録に曖昧な情報が含まれていると、関係者の混乱を招き、誤解を生む可能性があります。

解決策

具体的で明確な言葉を使い、状況や決定、ネクストアクションを記述することが重要です。また、会議後すぐに議事録を整理することで、記憶が鮮明なうちに曖昧な部分をクリアにすることができます。

議事録の課題④関係者への共有

商談や会議後、適切な時間内に議事録をすべての関係者と共有するのは難題となることもあります。

解決策

メールやクラウドストレージ、チームコラボレーションツールなどを利用して、議事録を送付しましょう。このようなツールは議事録を迅速に共有し、更新を容易にするのに役立ちます。

議事録の効率化にはAIツールがおすすめ

議事録の効率的な作成化には、テクノロジーを活用することが重要です。効率化をするためのツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

営業支援AIツール「ACES Meet」なら、商談中の様子を録画して、自動で文字起こしと議事録の作成まで行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

この議事録や商談データを自動で作成することで、営業の負荷が下がって商談の件数を増やせるだけでなく、振り返りやナレッジの蓄積にもなります。その結果、自社独自の「勝ちパターン」を作ることができるでしょう。まずはお気軽に「ACES Meet」にお問い合わせください。

執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。