商談や会議の情報を共有するための資料として、議事録は欠かせません。しかしながら、議事録の作成は担当者にとって負荷の大きい作業。議事録作成に追われて本来の業務を手薄にすることはできないので、大きなストレスとプレッシャーも重なります。

ここでは、議事録の作成負担にお悩みの方に向け、議事録作成が大変な理由と議事録作成を楽にする方法についてご紹介しています。

議事録作成はなぜ大変なのか？

議事録作成が大変と言われる主な理由には、主に次の4点があります。

事前準備が大変だから

議事録を作成するためには、事前に様々な準備が必要です。

商談や会議のテーマを把握しておくことはもちろんのこと、進行の流れや参加者の氏名・肩書も明確にしておかなければなりません。また、商談・会議の流れを正確に追うため、事前に資料の内容もしっかりと理解しておく必要があります。

議事録作成に先立つこれらの準備は、作成担当者の大きな負担となっています。

会議中にメモを取るのが大変だから

商談・会議が始まると、話の流れに置いていかれないよう集中してメモを取る必要があります。理解できない言葉やテーマが登場することもあるので、臨機応変にメモを取り続けなければなりません。

ただし、議事録の作成担当者もまた商談・会議の当事者である以上、本来業務はメモを取ることではありません。商談・会議に積極的に参加しながらメモを取らなければならないため、ある種、職人的なスキルが求められます。

作成作業が大変だから

商談・会議が終わると、メモを参考に議事録を作成します。

メモだけでは正確に議事録を作成できない場合、ボイスレコーダーや録画ビデオを振り返り、議論の内容を振り返る必要もあるでしょう。

また、議事録は多くの関係者が共有する資料なので、内容だけではなく、用語や数字の使い方などの形式面にも気を使わなければなりません。担当者にとって、物理的にも精神的にも疲れる作業です。

議事録の管理が大変だから

作成した議事録は、関係者との間でしっかりと共有しなければ意味がありません。

共有する方法は、一般的にメールやチャットでの添付。送信する手間がかかる上、送信される側も膨大な情報の中から該当の議事録を探し、自身の端末に保存する作業を求められます。

双方とも、手間のかかる作業ではありませんが、連日のように押し寄せるこの小さな作業に負担を感じることもあるでしょう。

議事録作成を楽にする方法とは？

上記でご紹介した通り、多くのビジネスマンにとって議事録作成は「大変」と感じられる作業。同時に、「もっと楽にしたい」と感じている作業でもあります。

しかしながら、議事録は会議や商談の内容を社内で共有するための大事な資料なので、いい加減に作成することはできません。

正確かつ迅速に、また自分の工数を減らして議事録を作成したいと考えている担当者は非常に多いことでしょう。そんなお悩みの1つの解決法として、議事録作成ツールの導入をおすすめします。

議事録作成ツールとは

議事録作成ツールとは、商談や会議の議事録をAIが自動的に作成するツールのこと。主にオンライン商談・会議で活用されているツールですが、ツールを搭載した端末さえあれば対面商談・会議でも活用が可能です。

すでに多くの開発会社から議事録作成ツールがリリースされていますが、その主な機能は商談・会議の録画・録音、文字起こし、重要ポイントの抽出、議事録の自動作成など。ツールにより機能や特徴、得意分野が異なるため、導入にあたっては自社の目的にマッチした過不足ないツールをセレクトする必要があります。

以下、参考までに東大松尾研発ベンチャーのAI技術を活用した「ACES Meet」を簡単にご紹介します。

ACES Meetの特徴

ACES Meetは、東大松尾研発ベンチャーのAI技術を活用した議事録作成ツール。商談や会議の内容を高度なIA技術で解析し、正確かつ迅速に議事録を作成する強力な営業支援ツールです。

搭載している機能は、話者を特定しながらの商談内容の文字起こし、トピックごとの比率表示（アイスブレイクも含む）、重要なトークの抽出と強調表示、議事録の自動作成など。

また、話者の表情や声のトーン、リアクションなどから、そのテーマに対する話者の関心度合いをAIが判定し、可視化することもできます。

記録された商談・会議の内容や議事録は、瞬時に関係部署で共有することが可能。これまで営業担当者が担ってきた多くの作業をAIが代行します。

議事録作成ツールで業務をもっと楽に

新型コロナをきっかけに、昨今ではオンライン会議やオンライン商談の件数が大幅に増加しています。オンラインを活用した会議・商談は、現場に多くのメリットをもたらしていますが、会議・商談の件数が増えるほどに議事録作成の件数も増える現実も直視しなければなりません。

議事録作成は非常に負荷の大きい業務。働き方改革が叫ばれて久しい昨今、残業時間を増やす主要な理由の1つとなっています。早急に議事録作成ツールを現場へ導入し、本来業務の効率化を目指すようおすすめします。

議事録の自動作成なら「ACES Meet」

セールスイネーブルメント・営業活動の効率化のためには、テクノロジーを活用することが重要です。ツール選びでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

営業支援AIツール「ACES Meet」をご利用いただくと、商談中の様子を録画して自動で文字起こしをし、議事録の作成まで自動で行えます。また、話しているスピードや内容などをAIが解析し、どんなトピックにどれくらい時間を使ったのか・重要な箇所はどこなのかを分かりやすく表示します。

営業ノウハウが属人化してしまってお悩みでしたら、ぜひ「ACES Meet」の導入をご検討ください。導入サポートとして、1ヶ月の定例MTG・初期設定の確認・セールスフォースとの連携などにも対応いたします。

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執筆者

ACES Meet 編集部

ACES Meetは、AI がオンライン商談の録画・書き起こしを行い、商談の内容や温度感を共有・解析できる営業支援AIツールです。ブログをとおして、主に商談にまつわるナレッジをお届けいたします。